Arbeitssicherheit wird zwar viel propagiert, findet aber im Alltag oft nicht die notwendige Berücksichtigung. Erst bei einem Schadensfall werden die Lücken im Ablauf und in der Sicherung sichtbar. Am wichtigsten erscheinen mir vorbeugende Maßnahmen sowie Notfallpläne.
Büroorganisation
Prozessoptimierung, Zeitmanagement, Einsatz sinnvoller IT-Werkzeuge, Strukturierung von Arbeitsabläufen, Neuorganisation im Büro, Bürogestaltung
Das papierlose Büro – die Vor- und Nachteile der digitalen Archivierung
Die Idee des papierlosen Büros stammt bereits aus den 80-er-Jahren. Damals nahm der Papierverbrauch in den Büros durch die Einführung von Computern und Druckern im Büroalltag extrem zu.
Doch obwohl inzwischen durch Dokumentenverwaltungssysteme und elektronischen Kommunikationsmitteln die technischen Voraussetzungen für ein papierloses Büro geschaffen sind, steigt der Papierverbrauch weiter an. Die digitale Archivierung könnte eine Alternative sein.
Aufbewahrungsfristen – Archivierung
Über das Jahr sammeln Unternehmen viel Dokumente in der Verwaltung an, die Grundlage für Vorgänge und Geschäftsbeziehungen sind. Dazu kommen Abläufe, die Bestandteil der Firmengeschichte sind und ebenso aufbewahrt werden müssen. Aufbewahrungsfristen helfen das Archiv zu lehren.
Digitalisierung von Dokumenten – ein heißes Eisen
Bisher war ich immer davon ausgegangen, dass sich Mitarbeiter sträuben, wenn es darum geht, möglichst alle Dokumente zu digitalisieren. Die Umstellung auf ein neues Ordnungssystem, eventuell wegfallende Arbeitsplätze waren teilweise die Befürchtungen.
Nun habe ich feststellen müssen, dass es durchaus die Geschäftsleitung, die Verwaltung oder gar der Gemeinderat sein können, die sich dagegen stemmen.
Digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen
Auf der CeBit 2014 wurden Systeme zur Archivierung vorgestellt, die Prozesse effizient verwalten und „revisionssicher“ aufbewahren. Programme für digitale Archivierung gibt es in vielen Variationen wie eine Suche über Google schnell aufzeigt.