Bei der Organisation und Planung mit dem Schwerpunkt Arbeitseinsatz stehen Projekte im Vordergrund. Das gilt insbesondere für Aktivitäten, die maßgeblich zum Umsatz des Unternehmens beitragen. Hier bilden Projekte eine wichtige Einheit. Ein Projekt lässt sich besonders dann effizient abwickeln, wenn ein systematischer Ansatz vorliegt. Dieser Ansatz ist die Grundlage dafür, wie der gesamte Prozess im Unternehmen organisiert wird. Damit kann das Team die effizient nutzbaren Mittel entsprechend einsetzen. Das wiederum sichert den Unternehmenserfolg.

Organisation und Planung –
Grundlage der systematischen Organisation

Grundsätze einer systematisch aufgebauten Organisationsform beinhalten Kommunikation und Führung. Beides ist Voraussetzung für die Interaktion.

Diese Leitsätze werden im Führungsgremium eines Unternehmens als die systematische Organisationsberatung genutzt. Sie beruht auf dem Ansatz einer Systematik, bei der ein wesentlicher Bestandteil in einer effektiven Kommunikation liegt.

Der Schwerpunkt der Führung liegt hierbei in der Förderung der Interaktion zwischen allen Beteiligten. Voraussetzung ist die Zusammenarbeit des entsprechenden Projektteams. Alle Beteiligten lernen sich effektiv und effizient miteinander auszutauschen. Neben den Führungskräften, die mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, geht es auch um alle anderen Projektbeteiligten. Hierbei handelt sich um die Kontakte zu weiteren Kollegen, die von dem Projekt betroffen sind. Ferner kommen später die entsprechenden Kunden und letztendlich auch Lieferanten hinzu, die entsprechend in den Prozessablauf eingegliedert werden. Die Möglichkeit, diesen Ansatz wählen zu können, schafft effizient arbeitende Strukturen.

Strukturen der Organisation und Planung in der Kommunikation

Diese Strukturen rechnen sich auf Dauer und können sich als entsprechend Nachhaltigkeit erweisen. Da auch Dritte in den Kommunikationsprozess eingegliedert sind, sind Abgrenzungen notwendig. Der Grund liegt darin, dass natürlich nicht alle Details eines Projektes für alle Beteiligten von Interesse sind. Zudem unterliegen bestimmte Abläufe der Geheimhaltung. Andererseits muss der Projektleiter alle anderen Teilnehmer zeitnah Zwischenergebnisse oder relevante Details an bestimmte Gruppen innerhalb des Projekts weiterleiten. Andere Abläufe müssen unmittelbar mit den Gesprächspartnern geklärt werden.

Für den Informationsfluss nutzen die am Projekt Beteiligten alle digitalen Hilfsmittel. Dabei kommt dem Smartphone eine eher untergeordnete Rolle zu. Die meisten Unternehmen verfügen inzwischen über umfassende Lösungen wie Videokonferenzen. Mit den passenden Softwarelösungen, die die Mitarbeiter innerhalb des Betriebes oder im Homeoffice anwenden, sind die Projektbeteiligten auf dem neuesten Stand der Projektfortschritte. Diese Strukturen erarbeiten Führung und Projektteam in einem ersten Schritt. Dabei geht es um Projektbeteiligte, Informationsfluss zwischen den Beteiligten und die notwendigen technischen Voraussetzung inklusive aktualisierter Software.

Anschließend legt das Projektteam Kommunikationsstrukturen sowie die Rechteverteilung fest. Vielfach ist auch ein gezieltes Intervenieren in den Prozess notwendig, um die Strukturen effektiv zu gestalten. Viele Faktoren sind abhängig von Kompetenzebenen und werden in einem späteren Prozess einbezogen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Stabsstellen handeln, die eine reine Beratungsfunktion innehaben. Systematisches Management orientiert sich an einer de facto auch selbstorganisierten Einheit. Diese Einheiten bestehen wiederum aus Unterebenen. Die bereits zitierte Stabsstelle bildet dafür ein sehr gutes Beispiel.
Je besser das Team aufgestellt ist, umso erfolgreicher ist das Projekt.

Gefahren des systematischen Managements

Worauf ist bei der Implementierung einer systematischen Organisationsstruktur zu achten? Hier besteht die Gefahr einer Übersteuerung. Zu eng gefasste Strukturen, zu lange Kommunikationswege oder ein falsch dirigierter Informationsfluss verhindern einen zügigen und problemfreien Projektverlauf. Wenn Abteilungen Informationen bekommen, die nicht für sie bestimmt sind, können daraus auch Gefahren entstehen. Dies gilt es jedenfalls zu verhindern. Verhindern lässt sich dieses Problem aber nur durch eine optimale Planung der Organisationsstruktur.

Wenn die Grundstruktur einmal steht, darf der Status Quo aber nicht zur selbstzufriedenen Lösung verkommen. Zur Organisation und Planung gehört ebenso, dass das Team den Verlauf der Prozesse evaluiert und bei Bedarf die Struktur anpasst. Diese Struktur muss deshalb offen sein, dass die Teilnehmer bei Bedarf nachjustieren können.

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