Prozessoptimierung, Zeitmanagement, Einsatz sinnvoller IT-Werkzeuge, Strukturierung von Arbeitsabläufen, Neuorganisation im Büro, Bürogestaltung
Als ich in einem Artikel las, es wird zu viel Zeit am PC vertrödelt, dachte ich an Zeit in sozialen Netzwerken oder einfach „daddeln“. Aber gemeint war die Zeit, die man untätig vor dem PC sitzt. Schlimmer noch, es wird von „Vernichtung von Arbeitszeit gesprochen“.
Ist es wirklich vertrödelte Zeit oder sind die Kurzpausen einfach notwendig
Noch bestehen in den meisten Büros, aber auch im Haushalt Schriftstücke aus Papier. Zudem müssen viele Dokumente über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Ein weiteres Kriterium einer gut strukturierten Ablage ist eine schnelle Auffindbarkeit von Vorgängen. Die Verwaltung und Ablage dieser Schriftstücke macht aber den wenigsten Spaß.
Eine E-Mail, eine Anfrage nach Rechnungen bzw. Lieferscheinen und die Suche geht los, um entsprechend reagieren zu können. Untersuchungen haben gezeigt, dass jeden Tag pro Mitarbeiter bis zu einer Stunde mit Optimierte Büroorganisation verhindert unnötige Hektik oder Stress. Suchen nach Informationen ver(sch)wendet Zeit, die in anderen wichtigen Arbeitsbereichen verloren geht.
Jede Tätigkeit, die Arbeitsgänge koordinieren muss, wird heute zum „Projekt“ hochstilisiert. Doch nicht alles was einen Endtermin hat, fällt unter Projekt, gehört es manchmal sogar zur täglichen Routine.
Da echte Projekte im Allgemeinen einmalig sind, die Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum erledigen müssen, eigenen sich oft freie Mitarbeiter, die Erfahrung im Projektmanagement haben dazu.
Sie kennen es, Ihr Kollege steht etwas verzweifelt vor dem Kopierer und schaut sich hilfesuchend um. Oft sind es nur Kleinigkeiten, die den Kopierer scheinbar streiken lassen. Für manche Mitarbeiter ist es einfacher sich jemanden zu suchen, der die Ursache findet, statt selbst aktiv zu werden. Für den Helfenden kann das auf Dauer zur Belastung werden. Die Frage ist, ob es sich um Hilflosigkeit oder Faulheit handelt. Beidem gilt es freundlich aber bestimmt gegenzusteuern.