Prozessoptimierung, Zeitmanagement, Einsatz sinnvoller IT-Werkzeuge, Strukturierung von Arbeitsabläufen, Neuorganisation im Büro, Bürogestaltung
Bisher war ich immer davon ausgegangen, dass sich Mitarbeiter sträuben, wenn es darum geht, möglichst alle Dokumente zu digitalisieren. Die Umstellung auf ein neues Ordnungssystem, eventuell wegfallende Arbeitsplätze waren teilweise die Befürchtungen.
Nun habe ich feststellen müssen, dass es durchaus die Geschäftsleitung, die Verwaltung oder gar der Gemeinderat sein können, die sich dagegen stemmen.
Auf der CeBit 2014 wurden Systeme zur Archivierung vorgestellt, die Prozesse effizient verwalten und „revisionssicher“ aufbewahren. Programme für digitale Archivierung gibt es in vielen Variationen wie eine Suche über Google schnell aufzeigt.
Als ich in einem Artikel las, es wird zu viel Zeit am PC vertrödelt, dachte ich an Zeit in sozialen Netzwerken oder einfach „daddeln“. Aber gemeint war die Zeit, die man untätig vor dem PC sitzt. Schlimmer noch, es wird von „Vernichtung von Arbeitszeit gesprochen“.
Ist es wirklich vertrödelte Zeit oder sind die Kurzpausen einfach notwendig
Noch bestehen in den meisten Büros, aber auch im Haushalt Schriftstücke aus Papier. Zudem müssen viele Dokumente über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Ein weiteres Kriterium einer gut strukturierten Ablage ist eine schnelle Auffindbarkeit von Vorgängen. Die Verwaltung und Ablage dieser Schriftstücke macht aber den wenigsten Spaß.
Eine E-Mail, eine Anfrage nach Rechnungen bzw. Lieferscheinen und die Suche geht los, um entsprechend reagieren zu können. Untersuchungen haben gezeigt, dass jeden Tag pro Mitarbeiter bis zu einer Stunde mit Optimierte Büroorganisation verhindert unnötige Hektik oder Stress. Suchen nach Informationen ver(sch)wendet Zeit, die in anderen wichtigen Arbeitsbereichen verloren geht.