Das Blog rund ums Büro

Bürodienstleister schreiben für Dienstleister und Unternehmen

Digitalisierung bringt Fortschritte im Büro21

Heute existieren vielerorts digitale Büroeinrichtungen, wobei man immer noch auf das traditionelle Papier angewiesen ist. Insbesondere bei kleinen Detailabläufen ist die Notwendigkeit dafür sehr klar zu erkennen. Das papierlose Büro existiert daher nur in der Theorie, denn ansonsten würde auch der Drucker ein Auslaufmodell darstellen. Dennoch kann das Büro21 durch das digitale und papierlose Büro viele Abläufe beschleunigen.

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Euro Boxen für das Archiv nutzen

In vielen Bereichen des Büros bieten sich digitale Belegarchive an – dabei werden Rechnungen, Belege, Quittungen, Briefe und Ähnliches eingescannt und für einen dauerhaften Zugriff auf der Festplatte oder in der Cloud hinterlegt. Das erleichtert zwar die Arbeit, doch nicht alle Belege können digitalisiert und danach vernichtet werden. Denn es sind auch noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

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Das papierlose Büro – die Vor- und Nachteile der digitalen Archivierung

In Papier ertrinken

Die Idee des papierlosen Büros stammt bereits aus den 80-er-Jahren. Damals nahm der Papierverbrauch in den Büros durch die Einführung von Computern und Druckern im Büroalltag extrem zu.
Doch obwohl inzwischen durch Dokumentenverwaltungssysteme und elektronischen Kommunikationsmitteln die technischen Voraussetzungen für ein papierloses Büro geschaffen sind, steigt der Papierverbrauch weiter an. Die digitale Archivierung könnte eine Alternative sein.

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Digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen

Auf der CeBit 2014 wurden Systeme zur Archivierung vorgestellt, die Prozesse effizient verwalten und „revisionssicher“ aufbewahren. Diese Archivierungsprogramme gibt es in vielen Variationen wie eine Suche über Google schnell aufzeigt.

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Optimierte Büroorganisation mit Dokumenten-Management-System

Eine E-Mail, eine Anfrage nach Rechnungen bzw. Lieferscheinen und die Suche geht los, um entsprechend reagieren zu können. Hektik und Stress sind die Folge.

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