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Schriftgutverwaltung und Ablage

Noch bestehen in den meisten Büros, aber auch im Haushalt Schriftstücke aus Papier. Zudem müssen viele Dokumente über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Ein weiteres Kriterium einer gut strukturierten Ablage ist eine schnelle Auffindbarkeit von Vorgängen. Die Verwaltung und Ablage dieser Schriftstücke macht aber den wenigsten Spaß.

Ich nenne deshalb Dokumente oder Schriftstücke gerne „Schriftgut“, etwas, was einem wertvoll ist und man deshalb achtsam damit umgehen möchte. Damit entwickelt sich gleich ein anderer Umgang mit dem „Papier“.

Ordnung ist die Tochter der Überlegung (Christoph Lichtenberg)

Sicher ist es möglich, Schriftgut auf Datenträger zu speichern. Nur was in Papierform vorliegt, wird selten noch eingescannt, um es ausschließlich auf Datenträgern zu archivieren. Das würde zwar viel Platz sparen, aber auch die Auffindbarkeit eines einzelnen Dokumentes könnte sich ohne ein entsprechend gut strukturiertes System schwierig gestalten.

Zudem wechseln die Speichermedien schneller als manche Aufbewahrungsfrist. Das bedeutet, dass alle Dateien von Zeit zu Zeit auf neue Speichermedien übertragen werden müssten.

Ordnungssysteme

Um sein Schriftgut aufzubewahren

  • Hänger und Ordner
  • PC / Laptop
  • Schränke / Regale
  • elektronische Aufbewahrung
  • Archiv

 
Die Ablage in den Ordnern/Hängern sollte immer eine Entsprechung in einer Verzeichnisstruktur auf dem PC haben.

Sinnvoll ist es sich bestimmte Kategorien für das Ablagesystem zu überlegen, die sich auch mit Aufbewahrungsfristen decken. Damit Sie schnell auf gewünschte Dokumente zugreifen können, müssen sie nach aussagefähigen Schlagworten bzw. einer Kategorie gefunden werden.
Kategorie_Ablage

Die Ablage ist das Gedächtnis des Unternehmens

Natürlich haben sie immer wieder gleichartige Schriftstücke, die Sie aufbewahren möchten oder aufbewahren müssen. Dazu gehören u. a.

  • Angebote
  • Rechnungen
  • Verträge
  • Zeitschriften
  • Belege (Buchhaltung)

 
Es gilt zwar die Regel mal sollte ein Schriftstück nicht mehr als einmal in die Hand nehmen, aber ich habe bisher wenige getroffen, die das durchgehalten haben. Schriftstücke, die Sie tatsächlich häufiger benötigen, sind in Hängern leichter zugänglich. Das gilt z. B. für Unterlagen zu einem laufenden Projekt. Deshalb sollten Hänger schnell zugänglich in Schreibtischnähe erreichbar sein.
Machen Sie Ordner nie zu voll. 80% der Füllkapazität reichen, damit das Blättern erleichtert wird und die Mechanik bei häufiger Nutzung nicht überstrapaziert wird und kaputt geht.

Farben, Register nach Umfang sowie Zahlen oder Alphabeth spielen bereits bei der Vorüberlegung zur Ordnerstruktur eine Rolle. Die Ordnerbeschriftung ist über ausdruckbare Ordnerrücken möglich. Hier kann die Schrift so gewählt werden, dass sie bereits aus größerer Entfernung leicht lesbar ist.

Elektronische Aufbewahrung

Viele Schriftstücke müssen heute nicht mehr ausgedruckt werden, sondern können gleich in den entsprechenden Verzeichnissen abgelegt werden. Das gilt insbesondere für E-Mails. Auf Ausdrucke sollte soweit es möglich ist, verzichtet werden.

Die Speichermedien werden immer kleiner, die Beschriftung immer schwieriger. Hier werden zusätzliche Ordnungssysteme notwendig. Ein USB-Stick lässt sich vielleicht noch beschriften bei einem Chip ist das unmöglich.
Zudem ist die Kapazität dieser Medien sehr hoch. Sinnvoll kann es sein, diese Sticks mit fortlaufenden Zahlen zu versehen und in einer Box aufzubewahren. Zu jedem Stick muss ein Inhaltsverzeichnis verfügbar sein, die der Struktur der üblichen Verwaltung von Schriftgut entspricht.

Vielfach wird davon gesprochen Unterlagen in der Cloud schnell abrufbar zur Verfügung zu haben. Dabei sollten aber die Nachteile dieses Datenzugriffs nicht außer Acht gelassen werden. Vor allem die Datensicherheit ist nicht zu 100% gewährleistet.

Ein gut durchdachtes Ablagesystem in Papierform sowie elektronisch sparen Zeit, Kosten und vermeiden Stress.

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