Kassensysteme werden überall benötigt, wo Zahlungen bzw. Dienstleistungen gekoppelt mit Warenverkehr stattfinden. Dabei können Handel oder Gastronomie auf sehr unterschiedliche Systeme zugreifen – von analog bis online. Was für Sie sinnvoll ist, können Sie im Folgenden für sich entscheiden.
Welche Kassensysteme gibt es?
Kassensysteme gibt es von der sogenannten offenen Ladenkasse bis zum i-Pad.
- Offene Ladenkassen oder auch Schubladenkasse finden Sie vor allem auf Wochenmärkten, aber auch in kleinen Bäckereien oder bei kleineren Friseuren.
- Elektronische Registrierkassen führen vor allem bei hektischem Betrieb immer wieder zu fehlerhaften Eingaben. Man kann sie deshalb nur für Zahlungseingänge nutzen. Das führt zu vermehrten Kontrollen durch die Finanzämter.
- PC-Kassen nutzen eine Kassensoftware, die zum Betriebssystem des PC passt. Produkte und Preise sind im Programm hinterlegt. Allerdings sind sie stationär und auf Tastatur und Maus angewiesen.
- POS-Kassensysteme können branchenspezifisch genutzt werden. Da sie mobil bis hin zum Smartphone einsetzbar sind, sind sie für den Anwender flexibel nutzbar.
- iPad-Kassensysteme nutzen Tabletts, die der Anwender überall nutzen kann. Aufgrund der technischen Möglichkeiten sind sie besonders flexibel nutzbar. Zudem verbinden sie Onlinegeschäft und stationären Handel.
Offene Ladenkassen und Registrierkassen gehören im Grunde nicht zu Kassensystemen. Die Handhabung ist nicht rechtssicher, zudem erweist sich die Buchhaltung als zeitaufwändig. Die Gefahr, dass Sie bei einer Kassennachschau nur geschätzt werden, ist groß.
Echte Kassensysteme erleichtern die Arbeit mit dem Steuerberater
Bei allen Kassensystemen gibt es die Kassennachschau. In dieser prüft der Fiskus die Kassenbücher, die bei Laden- und Registrierkassen vorliegen müssen. In der Nachschau muss der Händler seine gesamten Ein- und Ausgaben belegen. Sind diese Einträge nicht nachvollziehbar, schätzt das Finanzamt die Einkünfte.
iPad Kassensysteme erleichtern für alle Beteiligten alle Bezahlvorgänge enorm. Durch die entsprechende Software ist es mit diesen Systemen möglich ohne Buchungskenntnisse den Kassenbestand im Auge zu behalten. Das Programm protokolliert jede Eingabe automatisch. Zudem speichert es alle Ein- sowie Ausgaben inklusive der Privatentnahmen. Außerdem vergibt es selbstständig eine laufende Buchungsnummer für jeden Vorgang. Jede Änderung wird genau erfasst. Tätigkeiten, die jeder Händler und Dienstleister bisher täglich schriftlich aufzeichnen musste – Fehler inbegriffen.
Die Kassennachschau wird damit vereinfacht, denn diese elektronischen Kassensysteme entsprechen der “ordnungsgemäßen Buchführung”, der GoBD. Besonders für Gründer ist es wichtig zu wissen, was ein Kassensystem leisten muss.
Kein Buchhalter oder Steuerberater freut sich über “Zettelwirtschaft”. Wenn Sie über Belege online verfügen, spart das sehr viel Zeit. Und dass Zeit beim Steuerberater Geld bedeutet, ist jedem klar. Der Karton hat ausgedient, in dem viele bisher ihre Belege zu Zahlungsvorgängen gesammelt haben. Den Steuerreport können Sie einfach per Klick an den Steuerberater exportiert werden. Alle Systeme wie DATEV, BMD oder RLZ sind berücksichtigt.
Organisation, Service, Marketing
Ein elektronisches Kassensystem auf Basis eines iPads mit entsprechender Software bietet neben einer akribischen Aufzeichnung aller Zahlungsvorgänge viele Vorteile. Vor allem in der Gastronomie oder beim Friseur erleichtert das System die Organisation. So können Sie damit Termine verwalten sowie Platzreservierungen vornehmen. Natürlich ist es immer eine Frage des Preises, ob sich so eine Anschaffung auch wirklich lohnt. Je nach Software geht das elektronische Kassensystem über die Erfassung von Buchungsvorgängen hinaus. Vor allem Branchen wie Gastronomie, Friseure oder Veranstalter benötigen eine Software, die deren vielfältigen Aufgaben abdeckt. ready2order zeigt branchenspezifische Lösungen auf.
So hilft ein elektronisches System, die Organisation im Warenverkehr zu vereinfachen. Es ermöglicht effizientes Arbeiten bei der Inventur, da alle Waren bereits elektronisch erfasst sind. Deshalb können Sie auch entsprechend schnell reagieren, wenn Sie neue Waren benötigen. Außerdem müssen Sie wegen Inventur das Geschäft nicht mehr schließen.
Diese Systeme gehen sogar noch einen Schritt weiter und verbessern das Verhältnis zum Kunden durch einen entsprechenden Service. Das reicht von der Terminverwaltung bis zur Ausstellung von Gutscheinen. Vor allem Gastwirte und Friseure können damit besser auf Kundenwünsche eingehen.
Was Sie beachten sollten
Vor allem die offene Ladenkasse ist sehr arbeitsaufwändig und fehleranfällig. Das Gleiche gilt für die Registrierkasse. Beide sind zwar noch erlaubt, aber bis spätestens 2024 sollen alle Kassensystem auf digitale Systeme umgestellt sein. Noch gibt es keine Pflicht für elektronische Kassensysteme. Dennoch können sich nur noch ganz kleine Händler wie auf Wochenmärkten von dieser zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) befreien lassen.
Bei den elektronischen Varianten sind Sie natürlich abhängig von einem entsprechenden Netz und vom Strom. Vielleicht sollten Sie sich für den Ausfall von beidem eine offene Ladenkasse bereithalten. 🙂 Da gibt es sogar optisch ansprechende Exemplare, die zur Dekoration noch im Laden stehen können.
Wichtiger ist allerdings die Sicherheit der elektronischen Systeme. Dazu gehört nicht nur ein optimaler Virenschutz, sondern auch eine tägliche Sicherung der Daten. Und letztendlich sollten Sie die verwendeten Tabletts in einem möglichst feuersicheren Safe aufbewahren.
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Guter Überblick – danke für den Beitrag!