Das Einsparungspotential durch Digitalisierung wirkt sich auf viele Bereiche aus. Deshalb digitalisiert die Verwaltung des Mittelstandes immer mehr Dokumente. Diese Digitalisierung bietet somit die Chance, erfasste Daten leichter, oft sogar automatisiert weiterzuverarbeiten. Wichtige Voraussetzung hierzu sind entsprechende Programme und hochwertige Scanner.

Einsparung durch Digitalisierung – nachhaltiges Wirtschaften

Die Digitalisierung bringt eine Reihe von Einsparungsmöglichkeiten mit sich. Die Einsparungsmöglichkeiten wirken sich nachhaltig auf die Umwelt aus. Geringerer Ressourcenverbrauch und weniger Schadstoffe entlasten die Umwelt.

• Vor allem der Verbrauch Papier nimmt drastisch ab.
  
• Der Drucker läuft nicht pausenlos, was neben Energie auch Patronen spart
• Weniger Papier benötigt weniger Akten und damit Schränke und sorgt für zusätzlichen Platz
• Die Mitarbeitenden benötigen weniger Arbeitszeit mit Suchen von Unterlagen. Zudem entfällt das Aufräumen der benötigten Unterlagen oder das Weitertragen von Unterlagen an Kollegen.

Allerdings nimmt mit der Digitalisierung der Energieverbrauch immens zu. Jedoch kann aufgrund der eingesparten Personalkosten eine Verwaltung das Verhältnis Nutzen/Kosten im Allgemeinen ausgleichen. Damit überwiegt das Einsparungspotenzial durch Digitalisierung letztendlich.

Einsparungspotential durch Digitalisierung – Scannen alter Dokumente

Mitarbeitende können viele Dokumente bereits nach Eingang scannen und in entsprechende Ordner ablegen. Aber auch bereits vorhandene Dokumente können sie so in die digitalen Prozesse einbinden.

Eine gute Texterkennung ist bei den Scannern inzwischen Standard. Das ist wichtig, denn die Zahlungsinformationen z. B. IBAN, Rechnungsnummer, Geschäftspartnername können damit automatisch in andere Programme zur Weiterverarbeitung eingespielt werden. Neben den digitalisierten Rechnungen können nun die Mitarbeitenden alle Papierbelege einscannen und entsprechend zuordnen. Diese Möglichkeit ist wichtig, da heute noch eine ganze Reihe von Rechnungen in Papierform vorliegen. Auf diese Weise können einwandfreie sowie durchgängige Prozesse im Rechnungswesen nachgewiesen werden. Diese Daten müssen vor allem Betriebsprüfungen standhalten und deshalb revisionssicher sein.

Das vereinfacht nicht nur die Arbeit in der Buchhaltung, sondern spart Platz, weil immer weniger Papierdokumente anfallen. Zudem fällt die Zeit für eine aufwändige Ablage weg. Damit entfällt ein Kostenfaktor in der Verwaltung bzw. kann maßgeblich reduziert werden.

Gescannte Papierdokumente dokumentieren

Natürlich können Sie die Dokumente nicht einfach scannen und anschließend wegwerfen. Deshalb müssen Sie den Scann Prozess dokumentieren, denn die Aufbewahrung muss gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie Sie diese Dokumentationsanforderungen leisten müssen, weiß Ihr Steuerberater. Zudem stellt DATEV Arbeitshilfen bereit, wie dieses Video:

Programme zur Belegverwaltung, die digitale Dokumentenablage sowie ein Dokumentenmanagement können eingescannte Daten weiter verarbeiten.

• Hinweis:
  Das Belegbild muss den gleichen Belegwert haben wie das Papieroriginal.

Einsparung in der Digitalisierung – Speichermedien und Datenzugriff

Selbst, wenn Sie Cloud-Lösungen bevorzugen – was bei sensiblen Daten wie Zahlen und Zahlungsverkehr häufig der Fall ist – müssen Sie diese Daten speichern und entsprechend sicher aufbewahren. Dabei müssen Sie darauf achten, wie sich die Systeme zur Speicherung ändern und mit ihnen Speicherorte. Eine Sicherung außerhalb der Cloud sollten Sie dabei nicht außer Acht lassen.

Ältere Datenbestände müssen Sie entsprechend anpassen, ohne dabei Inhalte und Zeitabläufe der Daten zu verändern. Eine neue oder ergänzende Software muss kompatibel sein.

Bei aller Euphorie dürfen Sie nicht vergessen, dass mit der Digitalisierung die Abhängigkeit von der Technik wächst. Neben Stromausfall kann durchaus auch das Internet ausfallen und nicht nur über Minuten, sondern im schlechteren Fall über Stunden. Nicht immer ist der Schaden durch Bauarbeiten in unmittelbarer Nähe verursacht, auch Netzausfälle durch Natureinflüsse können Geschäftsvorfälle, die ausschließlich im Netz stattfinden, über Wochen beeinträchtigen. Für diese Fälle muss Vorsorge getroffen werden durch netzunabhängige Programme und Rechner.

Ressourcenverbrauch

Das Digitalisieren von Geschäftsvorgängen hat noch eine ganz andere Seite. Vor allem kann die Verwaltung den Papierverbrauch drastisch einschränken. Dennoch greifen viele Menschen gern zum Stift für Notizen oder drucken sich etwas aus, um den Text einfacher bearbeiten zu können. Aber das dürfte ein Minimum zu dem derzeitigen Papierverbrauch sein. Denn immerhin nahm Deutschland auch 2021 immer noch Platz vier beim Papierverbrauch ein, knapp hinter China.

Der Wunsch, der zu Beginn des PCs stand, dass der Papierverbrauch stark abnimmt, könnte sich damit endlich erfüllen. Noch ist der Papierverbrauch in Büros, einschließlich des Homeoffices immens. Durch die Digitalisierung können Berechtigte jederzeit auf gewünschte Daten zugreifen. Diese Informationen müssen deshalb nicht mehr x-mal ausgedruckt werden, damit sie immer zur Verfügung stehen.

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