Ein Dokumentenmanagementsystem digitalisiert Dokumente und schafft Platz. Wenn Sie Ihr Büro effektiver gestalten, können Sie damit auch Produktivität erhöhen. Dazu müssen Sie zunächst einiges umkrempeln, um ein strukturiertes und professionelles Umfeld zu schaffen.
Wie kann das genau aussehen?
Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt für ein effektives Büro
Als Erstes sollten Sie Ihr Büro aufräumen. Entfernen Sie alle überflüssigen Bestandteile. Schaffen Sie sich ein Dokumentenmanagementsystem an und entfernen Sie nach und nach die vielen Akten und Regale. Auf diese Weise sparen Sie Geld und schaffen mehr Platz im Büro.
Ein Dokumentenmanagementsystem übernimmt die digitale Verwaltung von Dokumenten. Gabler Wirtschaftslexikon erklärt das wie folgt:
Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten.
Ein Dokumentenmanagementsystem hat für Sie den Vorteil, dass Sie alle Dokumente digital führen und aufbewahren können. Sie sparen eine Menge Geld und Zeit. Alle Dokumente können Sie in Sekundenschnelle finden und mit anderen Mitarbeitern teilen. Auf diese Weise können Sie schnell wichtige Kundeninformationen herausfinden und Ihre Kunden werde spüren, dass Sie besser organisiert sind und professioneller vorgehen. Mithilfe eines solchen Systems können Sie die Kundenzufriedenheit signifikant erhöhen.
Das Büro gründlich reinigen
Klar, wenn einige Regale und Schränke überflüssig werden, braucht ihr Büro eine gründliche Reinigung. Mit einem guten Dokumentenmanagementsystem fällt viel Papier weg und schafft Platz, wo vorher viel stand.
Deshalb sollten Sie nach dem Aufräumen und entrümpeln im Büro auch gleich neue Hygienestandards schaffen. Machen Sie ein Meeting mit Ihren Mitarbeitern und sagen Sie ihnen, dass sie ihren Arbeitsplatz regelmäßig sauber machen sollen. Dies kann in einfachen Schritten erfolgen. Wenn jeder Mitarbeiter sich Putzzeug unter den Arbeitstisch stellt, kann die regelmäßige Reinigung wunderbar in den Arbeitsalltag integriert werden. Ein Lappen mit Reinigungsmittel reicht aus, um für die gewünschten Wirkungen zu sorgen. Dabei müssen diese Menschen nicht nur den Schreibtisch putzen, sondern können auch ihren Computer reinigen.
Und machen Sie Ihre Mitarbeiter gleich mit der neuen Organisation ihrer Unterlagen vertraut.
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Büro neu dekorieren
Der nächste Schritt besteht darin, Ihr Büro zu dekorieren. Vielleicht sollten Sie die Tapeten durch neue ersetzen oder Ihre Wände neu anmalen. Mit hellen Farben schaffen Sie mehr Energie und Kreativität.
Was viele Mitarbeiter auch gut finden ist das Büro grüner zu gestalten. Wenn mit dem Dokumentenmanagementsystem Platz geschaffen ist, gibt es auch mehr Platz für Pflanzen. Geben Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit Pflanzen und Blumen auf ihre Arbeitstische zu stellen. Sie können Gärtner buchen, welche einmal die Woche kommen, um sich um Ihr Grün zu kümmern. Auf diese Weise schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, wenn Sie sich um Ihr Wohlbefinden kümmern.
Prozesse für das Dokumentenmanagementsystem optimieren
Wenn Sie die oberen Schritte gemacht haben, sollten Sie zum Kern kommen. Gut zu wissen ist, dass viele Unternehmen ihre klassischen Abteilungen abgeschafft haben und stattdessen in Teams arbeiten. Auf diese Weise können Kosten eingespart werden und die Angestellten agiler auftreten. Dies kann sich zum Beispiel bemerkbar machen, indem Ihr Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren kann. Oder Ihre Angestellten können auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen.
Teamarbeit stärken
Damit das Dokumentenmanagementsystem angenommen wird, brauchen Sie ein Team, das gerne und kommunikativ miteinander arbeitet.
Stärken Sie die Teamarbeit und erhöhen Sie die Produktivität Ihrer Teams. Sie können Teamevents veranstalten. Laden Sie Ihre Mitarbeiter zum Essen ein oder gehen Sie auf sogenannte “Teambuilding” Events. So bringen Sie Ihre Angestellten zum Lachen und stärken die Kommunikation unter den Menschen. Für den einen oder anderen Mitarbeiter ist es bestimmt förderlich, wenn er neue Beziehungen mit anderen Personen im Unternehmen knüpft.
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