Das Blog rund um Büro und Büroservice

Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Optimierte Büroorganisation mit Dokumenten-Management-System

16. Februar 2014 verfasst von Astrid Radtke

Eine E-Mail, eine Anfrage nach Rechnungen bzw. Lieferscheinen und die Suche geht los, um entsprechend reagieren zu können. Hektik und Stress sind die Folge.

Untersuchungen haben gezeigt, dass jeden Tag pro Mitarbeiter bis zu einer Stunde mit Suchen nach Informationen ver(sch)wendet wird. Zeit, die in anderen wichtigen Arbeitsbereichen verloren geht. Untersuchungen in diesem Bereich treffen auf Zeitverschwendung durch Informationssuche zu. Neben verlorener Leistung entstehen ebenso Kosten pro Mitarbeiter, die umgerechnet zu einem entsprechenden Stundensatz jährlich nicht unerheblich zu Buche schlagen.

Die Sucherei ist aber nicht nur teuer, auch der Stress-Pegel steigt, während verzweifelt Schreibtische, Festplatten oder Aktenschränke durchgekramt werden. Daneben verursacht die Sucherei oft zusätzliche Unordnung, die nun wieder mit weiterem Zeitaufwand beseitigt werden muss. Und nicht zuletzt können fehlende Informationen bisweilen zu Fehlentscheidungen führen, mit oft unabsehbaren Folgen.

Dokumenten-Management-System – eine datenbankgestützte Verwaltung

Ein Dokumenten-Management-System ermöglicht es Unternehmen eine zentrale Stelle einzurichten, bei der auf alle Dokumente zugegriffen werden kann. Ein Dokumenten-Management-System verwaltet datenbankgestützt Dokumente unabhängig davon, ob es sich um Dateien, Texte, Links, Kontakte etc. handelt Das beginnt bereits beim Schriftguteingang, der gescannt, sortiert und anschließend über das Programm an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt wird.

Die Vorteile liegen auf der Hand

  • einsparen von Papier sowie Archiv- bzw. Personalkosten
  • verbessern der Prozesse im Unternehmen – dokumentengestützt
  • optimieren des Kundenservice aufgrund schnellerer Zugriffszeiten
  • erhöhen der Kundenzufriedenheit
  • entlasten der Mitarbeiter
  • verkürzen von Durchlaufzeiten
  • vereinfachen des Workflow zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Ein weiterer Vorteil ist eine revisionssichere Archivierung (rechtskonform nach GDPdU- sowie AO-Richtlinien)

DMS ermöglicht das Wissen

  • WO wichtige Informationen abgelegt sind – Baumstruktur
    Volltextindexierung ermöglicht die Suche aller Textarten wie z. B. Adobe PDF, MS Word, MS Excel, HTML
  • WAS Daten beinhalten – Meta-Daten
    durch direkte Vorschau bzw. direktes Öffnen von Daten unabhängig von der verwendeten Software
  • WER Zugriff auf bestimmte Informationen hat – Zugriffskontrolle
    Wichtig bei der Verwaltung von kritischen Geschäftsdaten
  • WAS mit diesen Informationen passiert bzw. WER sie bearbeitet – Protokollierung

DMS – für viele Unternehmen unattraktiv

Die Lösung: ein zeit- sowie geldsparendes gewissermaßen „idiotensicheres“ Ordnungssystem für alle Informationen, die im Büroalltag in einem Unternehmen auch unregelmäßig eine Rolle spielen. Ruhe und Sicherheit erleichtern kundenorientierten Service, da die Dokumente zu jeder Zeit abrufbar sind. Mehr oder weniger panische Suche oder langes Überlegen entfallen.

Die äußere Ordnung begünstigt also die innere Ruhe und sorgt für entsprechend fehlerfreies Arbeiten. Eine Anschaffung ist durchaus sinnvoll.

Dennoch scheitert mehr als die Hälfte aller Projekte im Bereich von DMS in mittleren und größeren Unternehmen. Sie verlaufen häufig im Sande, weil sie keine oder nicht die erwarteten Verbesserungen erbringen.

Die beste Software erfüllt ihren Zweck nicht, wenn sie kaum jemand richtig bedienen kann. Verstehen Mitarbeiter den Sinn der neuen Arbeitserleichterung nicht, werden sie sich den Möglichkeiten widersetzen. Deshalb kann die Software nur bei entsprechend geschulten Personen die Prozesse wie gewünscht vereinfachen und in Folge beschleunigen.

Transparenz in die Ablaufstrukturen der Verwaltung bringen

Damit ein DM-System erfolgreich abgeschlossen wird, müssen bereits vor Implementierung der Software wichtige Fragen im beauftragenden Unternehmen geklärt werden

  • Analyse der bestehenden Praxis im Umgang mit Dokumenten – Ist-Situation
  • Optimieren von Prozessen innerhalb der Organisationsstrukturen – Sollkonzept
  • Berücksichtigung spezieller Verfahrensweisen der Branche / Firma – Grobkonzept
  • Individuelles Anpassen der Software auf die Strukturen des Unternehmens – Feinkonzept
  • Implementierung der Software und Schulung aller Mitarbeiter einschließlich der Führungskräfte – Umsetzung

In die Kosten für die Software, die sich oft im überschaubaren Rahmen hält, müssen also eine ganze Reihe weiterer Aufwendungen eingerechnet werden. Neben einer fundierten Beratung und der anschließenden Umsetzung auf firmenspezifische Arbeitsabläufe, erfolgt nach Implementierung zwingend eine Mitarbeiterschulung.

Dokumentenmanagement-Systeme – die Entscheidung fällt schwer

Möglicherweise können sich auch Firmen zur Umstrukturierung zu einer datenbankgestützten Verwaltung nicht entschließen, weil die Zahl der Anbieter immens ist. Google gibt hier bereitwillig Auskunft 😉

Eine Entscheidung, ein passendes Werkzeug zu installieren, wird vereinfacht, wenn die Organisation der Verwaltung bereits erkennbare Strukturen besitzt. Zudem gibt es eine ganze Reihe von Firmen, die sich auf bestimmte Branchen z. B. Handwerk, Rechtsanwälte etc. spezialisiert haben.

Das Wichtigste an der Einführung ist aber, dass die Mitarbeiter von Anfang an in den Umstellungsprozess einbezogen und dementsprechend geschult werden. Angst mit dem neuen System seinen eigenen Arbeitsplatz abzubauen, ist dabei die denkbar schlechteste Voraussetzung. Die Vorteile des Systems müssen also von Anfang fachgerecht kommuniziert werden. Die Büroorganisation kann effizienter ablaufen. Das papierlose Büro rückt etwas näher.

Das könnte Sie auch interessieren

 

 

Tags: , , , , , ,

Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

10 Kommentare zu “Optimierte Büroorganisation mit Dokumenten-Management-System”

  1. […] DMS – Optimierte Büroorganisation mit Dokumenten-Management-System […]

  2. […] Optimierte Büroorganisation mit Dokumenten-Management-Systemen […]

  3. […] Optimierte Büroorganisation durch Dokumentenmanagement-Systeme […]

  4. […] Optimierte Büroorganisation mit Dokumenten-Management-System […]

  5. […] Optimierte Büroorganisation mit Dokumenten-Management-System Astrid Radtke (@BD_in) in Bürodienste in:: Eine E-Mail, eine Anfrage nach Rechnungen bzw. […]

Schreibe einen Kommentar


„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

Neueste Beiträge

Aktuelle Umfrage

Sind Newsletter noch aktuell? - Zwei Antworten möglich

View Results

Loading ... Loading ...

Nachrichten zum Home-Office

Spiegel Online - Karriere
Ein gebrochenes Bein im Home-Office ist kein Arbeitsunfall

Passwörtern nicht ständig ändern

Seit der Dampfmaschine haben neue Technologien Arbeitsplätze vernichtet und neue sind entstanden

Begrüßung wird in vielen Kulturen unterschiedliche gehandhabt. Der Handschlag ist nicht die Norm.


 
follow us in feedly
 

Anzeige

Hier kann Ihre Anzeige stehen zu
  • Büromaterial
  • Büromöbel
  • Software
  • Seminaren / Workshops
  • u. v. m.

Anzeige

Unwetterwarnungen

Aktuelle Unwetterwarnungen für Deutschland
Bürodienstleister in Bayern Bürodienstleister in Baden-Württemberg Bürodienstleister in Rheinland-Pfalz
Share with your friends









Submit