Externe Dienstleister übernehmen bestimmte Aufgabenbereiche einer Firma und entlasten Unternehmen. War es zu Beginn überwiegend die IT-Branche, die Aufgabenbereiche auslagerte, übernehmen immer mehr externe Dienstleister allgemeine Tätigkeiten in Büro und Verwaltung sowie Projekte. Outsourcing ist grundsätzlich für jede Funktion im Unternehmen denkbar.
Ausgangslage für das Outsourcen ist das sog. “schlanke Unternehmen”. Aufgaben werden dezentral erledigt, wobei neben der Kostensenkung die Kundenorientierung im Vordergrund steht – Siehe Gabler: Lean Management.
Bürodienstleistungen outsourcen
Bürodienstleistungen sind zum Beispiel Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Dies führt zu einem schlanken Unternehmen, das sich ausschließlich auf das Wesentliche konzentriert, das heißt auf das, was es am besten kann. Verwaltung vor allem Buchhaltung aber auch Terminierung oder Kundenverwaltung können ausgelagert werden.
Deshalb denken inzwischen auch immer mehr kleinere Unternehmen darüber nach, dass viele Tätigkeiten im Büroalltag zeit- und kostenintensiv sind, ohne dass sie zum Kerngeschäft des Unternehmens wesentlich beitragen. Andererseits sind aber gerade diese Tätigkeiten die Basis für einen geordneten Geschäftsablauf. Hier spielt es auch eine Rolle, ob die Tätigkeit einen vollen Arbeitsplatz ausfüllt oder die Tätigkeit in wenigen Stunden in der Woche zu erledigen ist.
Aufgaben delegieren, Zeit gewinnen
Aufgaben werden entsprechend delegiert bei klar definierten Leistungen und Verantwortlichkeiten. Aud dem Grund Outsourcing sollte eine ausgewogene Balance interner und externer Ressourcen sein. Wichtiger Bestandteil in der Verwaltung ist dabei die Büroorganisation.
Eine gut strukturierte Büroorganisation definiert Routinetätigkeiten bzw. strukturiert und optimiert Arbeitsabläufe. Viele Bürodienstleister haben sich inzwischen in dieser Richtung spezialisiert. Die entstehende Transparenz von Arbeitsabläufen erleichtert es, Aufgaben sinnvoll zu delegieren.
Überbetriebliche Arbeitsteilung durch Outsourcing
Die Auslagerung von Tätigkeiten beinhaltet die Übertragung von Funktionen, die zuvor innerbetrieblich ausgeübt wurden. Diese übernehmen nun wirtschaftlich unabhängige Unternehmen. Ist ein Tätigkeitsbereich wie Kundenverwaltung innerhalb des Betriebes nicht voll ausgelastet, kann diesen Bereich ein externer Dienstleister übernehmen.
Erfahrene selbstständige Fachkräfte ermöglichen durch Outsourcing höhere Flexibilität in personeller und finanzieller Hinsicht.
Dies ermöglicht
- eine Minderung der Gemeinkosten
- wirkungsvollere Führungsprozesse
- eine mögliche Vereinfachung der Geschäftskomplexität
Das beinhaltet eine Reihe von positiven Aspekten:
Ausgaben werden reduziert bei gleichzeitiger Beibehaltung des Outputs durch
- Reduzierung der laufenden Kosten z. B. für Weiterbildung, Sozialabgaben etc.
- Investitionsersparnisse z. B. einrichten und erhalten eines Arbeitsplatzes mit dem gesamten Equipment und dessen Wartung
- Ablösung der bestehenden Individualstruktur zugunsten eines Standardsystems
- Kosten nur bei in Anspruch genommener Dienstleistung
Vermeiden von Personalproblemen
- Überwindung von Kapazitätsengpässen
- flexibel einsetzbare Mitarbeiter zur Ergänzung der eigenen Personalressourcen
- Einsatz praxiserfahrener externer Fachkräfte
- Verfügbarkeit von Expertenwissen bei einer reibungslosen Verknüpfung unterschiedlicher Aufgaben
Planungssicherheit
- Transparenz eines definierten Anforderungsprofils
- straffere Organisation
- Vermeidung von Personalproblemen durch entstehende Kosten oder mangelnde Qualifikation
- schnellere Realisierbarkeit neuer Projekte
- Vertrauen und Diskretion aufgrund von langfristiger Kundenbindung
- praxiserfahrene Mitarbeiter bei geringer Fluktuation
- lösungsorientierte Angebote
Das Verlagern von Aktivitäten auf Subunternehmen und Partner führt zu einem „vernetzten Unternehmen“. Diese Partner müssen ähnlich zusammenarbeiten, als wären sie Mitarbeiter der Firma ihres Auftraggebers. Dennoch dürfen diese Subunternehmer für weitere Firmen ihre Dienstleistung anbieten.
Voraussetzungen von Partnerunternehmen
- technologisch auf dem neuesten Stand
- Spezialisierung auf eine bestimmte Branche
- aktueller Wissensstand in der angebotenen Branche
- überprüfbare Qualifikation
- spezialisiertes, kleineres Unternehmen – Solounternehmer
- eigentümergeführtes Unternehmen
- Niederlassung in der Nähe des eigenen Unternehmens
Schon einzelne Faktoren dieser Auflistung erleichtern die Konzentration auf das Kerngeschäft.
Sicherung des Firmenwissens
Bei einer Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sollte ein Unternehmen darauf achten, dass es für die Wissenssicherung innerhalb des Unternehmens sorgt. Dokumentationen müssen deshalb zu allen Vorgängen der Zusammenarbeit angelegt werden. Langfristige Partnerschaften verhindern zusätzlich, dass Firmenwissen verloren geht.
Oft hilft ein Blick von außen zu erkennen, inwieweit Outsourcing bestimmter Dienstleistungen zu den oben angeführten Vorteilen führt.