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E-Mails im Geschäftsverkehr – formale und rechtliche Vorgaben

Der schriftliche Austausch zwischen Geschäftspartnern findet heute in fortschreitendem Maße über das E-Mail statt. Zu den rechtlichen Vorgaben gehört auch die Signatur beim E-Mail.
Denn auch für E-Mails findet die DIN 5008 Anwendung und dass Sie entsprechend die Rechtsvorschriften bei der Signatur einhalten müssen.

E-Mails sind eine adäquate Form für Briefe

Dies sollte sich aber auch jeder klar machen, der mal „schnell“ eine Nachricht an einen Geschäftspartner oder Kunden verfassen möchte. Diese Nachrichten sind wie jeder Brief ein Bestandteil der geführten Geschäftskorrespondenz. Sie werden dementsprechend verwaltet und dienen in Zweifelsfragen der Beweisführung
(s. a. Aufbewahrungsfristen).

Das sollte sich jeder klar machen, der so einen elektronischen Brief verfasst. Die Unsitte bestimmte Abkürzungen oder Symbole zu verwenden oder auch ein lockeres Verhältnis zu Grammatik und Rechtschreibung vorzuweisen, schaden einer Geschäftsbeziehung nachhaltig.
Ist es doch ein Zeichen von mangelndem Respekt, dem Angeschriebenen zu signalisieren, dass man keine Zeit oder keine Lust hat, sich auf sein Gegenüber einzulassen.

Auch Missverständnissen ist mit einem laxen Schreibstil Tür und Tor geöffnet. Sie können nicht davon ausgehen, dass jeder die „Internetsprache“ richtig zu deuten weiß oder auch gewillt ist, solche kryptischen Texte zu lesen.

Insbesondere im Geschäftsverkehr muss sich der E-Mail-Schreiber an die formalen Regeln der DIN 5008 halten:

  • Die Betreffzeile informiert über den Inhalt Ihrer E-Mail. Dieser Betreff ist auch wichtig für die Bearbeitung und Verwaltung von E-Mails
  • Eine korrekte Anrede beginnt ganz oben und wird wie beim Brief durch eine Leerzeile vom übrigen Text abgesetzt.
  • Der Text wird wie beim Brief mit einfachem Zeilenabstand und als sog. Fließtext verfasst. Ebenso steht zwischen Absätzen immer eine Leerzeile.
  • Am Ende eines E-Mail steht mit einer Zeile Abstand der Gruß-Text sowie darunter die sog. Signatur mit den Kommunikations- und Firmenangaben, die vor allem die rechtlichen Vorgaben berücksichtigen

Die Signatur beim E-Mail

Die Signatur am Ende des E-Mails lässt sich einfach z. B. mit Outlook erstellen.

Angaben zu einer Firma müssen in Geschäftsbriefen jedweder Form auftauchen, also auch in E-Mails. Sie müssen deutlich auf dem Geschäftsbrief lesbar sein und sind im E-Mail Bestandteil der Signatur. Die sog. V-Card ist hier nicht ausreichend, da sie z. B. bei einem Ausdruck nicht gedruckt werden kann.
Siehe dazu die entsprechenden Paragraphen:

  • 37a im Handelsgesetzbuch
  • § 80 Abs. 1, S. 1 Aktiengesetz
  • § 35a Abs. 1, S. 1 GmbH-Gesetz

 

Signatur beim E-Mail und Geschäftsbrief gehört zum kaufmännischen Schriftverkehr

In einem Geschäftsbrief und damit nun auch in einem E-Mail (als sog. Signatur) im kaufmännischen Schriftverkehr muss demzufolge enthalten sein:

  • Firma wie im Handelsregister eingetragen
  • Ort des Firmensitzes / der Niederlassung oder Sitz der Gesellschaft mit korrekter Postanschrift
  • Registergericht sowie die Nummer der Eintragung im Handelsregister
  • Bei allen Geschäftsformen wie GmbH, Co KG, Aktiengesellschaft alle Angaben, die im normalen Brief auch erforderlich sind

 
Im Grunde werden die gleichen Angaben verlangt, wie sie im einem korrekt erstellten Briefpapier oder Impressum erforderlich sind.

Nicht zwingend, aber sinnvoll sind Telefon- und Faxnummer, Unternehmenslogo, Abteilung, Website und E-Mail-Adresse, zumal damit eine schnelle Kontaktaufnahme erleichtert wird.

Obwohl es diese Vorschrift bereits seit Mai 2007 gibt, finden sich immer noch in einer Vielzahl von E-Mails Fehler, insbesondere in der Signatur.

Auch wenn nicht für alle Unternehmen diese strengen Regeln in der Signatur gelten, z. B. für Einzelunternehmen vor allem im Dienstleistungsbereich, rundet eine korrekte Verfahrensweise insbesondere bei Bürodienstleistern das Bild der Professionalität ab. Sinnvoll ist es auch, E-Mails eindeutig als Geschäftsbrief, Angebote, Rechnung, Lieferschein, Kündigung usw. zu kennzeichnen.

Beachten Sie die Richtlinien des UWG auch bei der Signatur des E-Mails
Und letztendlich sollten Sie gerade beim E-Mail-Verkehr im Bereich Akquise auf die Richtlinien des UWG achten.

Ganz zum Schluss müssen auch die technischen Möglichkeiten – so fern bekannt – berücksichtigt werden.

  • Nachrichtenformat
  • eine lesebare Schrift
  • Verschlüsselung bzw. Codierung
  • Anhänge

 
Mehr zum Umgang mit E-Mails im Alltag unter „Zeitfresser E-Mails“ .

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3 Gedanken zu “E-Mails im Geschäftsverkehr – formale und rechtliche Vorgaben”

  1. Gerne wird die Signatur mit dem Disclaimer verwechselt.

    In etlichen Firmen wird am Ende der Ausgangs-Mails automatisch ein Zusatz eingefügt, der so oder ähnlich klingt: “Dies ist eine vertrauliche Nachricht und nur für den Empfänger bestimmt. … Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unterlaubte Kopieren und die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet”.

    Rein rechtlich wird dies unter Juristen für unwirksam gehalten. Man sollte sich vielmehr im Klaren darüber sein, dass eine E-Mail praktisch viel eher mit einer Postkarte denn mit einem Brief zu vergleichen ist.Höchst Vertrauliches sollte also vielleicht doch mit der guten alten Schneckenpost oder verschlüsselt übermittelt werden.

    Wenn Sie ein wenig zum Thema schmunzeln möchten: Unter http://www.angstklauseln.de gibt es eine ganze Sammlung von Disclaimern, die mitunter wirklich Spaßfaktor haben.

    Viel Spaß wünscht
    Gabriele Knapp
    http://www.officeservice-knapp.de

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