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Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Transparenz schafft Vertrauen

10. August 2014 verfasst von Astrid Radtke

Transparenz ist überwiegend aus dem politischen Alltag bekannt und wird vom Bürger oft eingefordert, aber eher selten befriedigt. Transparenz bedeutet aber auch in einer Geschäftsbeziehung nichts anderes als die Durchschaubarkeit von Prozessen.

Diese Prozesse laufen im kommunikativen Bereich genauso ab wie in der Produktion. Das gilt für alle Tätigkeiten selbstständiger Bürodienstleister von der Ablage bis zum Webdesign.

Transparenz sorgt für die Glaubwürdigkeit, um mit einem Kunden als externer Dienstleister an Geschäftsprozessen teilnehmen zu können. Mangelnde Transparenz führt zu Unsicherheit beim Kunden bis zu Misstrauen. Bei mangelnder Transparenz scheuen sich Unternehmen externe Dienstleister einzusetzen, weil sie fürchten, an unqualifizierte möglicherweise sogar illoyale Einzelunternehmen Aufträge zu vergeben. Deshalb möchte ein Unternehmen gerne genau wissen, mit wem es in Zukunft zusammenarbeiten wird und welche Leistung genau erbracht wird.

Transparenz – die Bereitschaft Informationen über Auftragsabläufe weiterzugeben

Mit dem Thema „Transparenz“ befasst sich ein Artikel von brandeins„Zahlen bitte“. Wenn schon ein Unternehmen seinen Mitarbeitern eine Transparenz in Firmenabsläufe inkl. Zahlen ermöglicht, dann ist die Transparenz eines Soloselbstständigen gegenüber seinem Kunden die Grundlage einer nachhaltigen Geschäftsbeziehung. Diese Transparenz ermöglicht zudem Entscheidungen zu begründen.

Transparenz gilt ebenso für den Ablauf eines Auftrags und den Wert der dahinter stehenden Leistung. Besonders schwer ist das für kreative Berufe wie Grafik- oder Webdesigner. Dennoch halte ich es für problematisch, wenn sich z. B. Webdesigner indirekt über ihre Kunden oder potentielle Interessenten lustig machen, statt sich darüber Gedanken zu machen, wie falsche Einschätzungen zur erbrachten Dienstleistung zu stande kommen. Die Vorurteile auf Seiten der Kunden scheinen hinlänglich bekannt, damit müsste Tranzparenz in Leistung und Kosten leicht darzustellen sein.

Transparenz in der Darstellung

Eine Website ist für einen Selbstständigen unerlässlich. Das gilt nicht nur für große Firmen, sondern trifft in besonderem Maße auf kleine Unternehmen wie Bürodienstleister, Pensionen oder einen Hofladen zu. Kann sich doch hier ein Interessent einen ersten Eindruck verschaffen und Fragen formulieren.

Eine „Über-mich-Seite“ sorgt recht einfach für den notwendigen Überblick z. B.:

  • Beruflicher Werdegang
  • Aufgabenbereiche
  • Weiterbildung
  • Benennen von Kooperationspartnern mit einer klaren Beschreibung des jeweiligen Aufgabenbereichs

 
Leistungsumfang und Aufwand für Tätigkeiten müssen mit dem Kunden vor Annahme eines Auftrags zusätzlich anschaulich vertieft werden.

Bei einem möglichen Auftrag kann in einem persönlichen Gespräch die Kalkulation für das Honorar offengelegt werden, wenn Tätigkeiten unterschiedlich gewichtet werden z. B.

  • Routinetätigkeiten wie Dateneingabe anders berechnet werden als das selbstständige Schreiben von Briefen nach Stichworten
  • eine Website mit einem vorgegebenen Template weniger Aufwand erfordert als ein neues Design
  • Die Büroorganisation, die einer anschließenden Begleitung der Mitarbeiter in einer Einführungsphase oder Schulung bedarf

 
Um nur ein paar Beispiele aufzuzeigen.

Transparenz manchmal „fachspezifisch“

Bei Aufgaben rund um den PC ist es sinnvoll in einem Pflichtenheft festzulegen, welche Abläufe getätigt werden müssen. Das hilft zum einen bei einer Fehlersuche zum anderen bei der Abrechnung.

Auch eine Website erfordert eine klare und gut nachvollziehbare Aufgabenstellung. Alle Kundenwünsche sollten für den Auftraggeber nochmals nachvollziehbar aufgelistet und entsprechend abgearbeitet werden. Änderungswünsche können so schnell eingefügt werden. Die Arbeitsschritte lassen sich durch den Auftraggeber leicht nachvollziehen.

Das macht andererseits verständlich, dass dies oft nicht gewünscht ist. Der Dienstleister fühlt sich leicht kontrolliert bzw. er fürchtet, dass seine Aufzeichnungen dem Wettbewerb in die Hände fallen könnte.

Transparenz bedeutet nicht „gläsern“

Im Internet jede „Gefühlsregung“ zu verbreiten, auf der „Über-mich-Seite“ jedes Hobby und möglichst das Familienalbum zu veröffentlichen zeigt keine Professionalität. Im Gegenteil es wird hier sogar der Eindruck erweckt, es wird gerne „erzählt“. Insbesondere für einen Bürodienstleister ein großes Manko ist doch Diskretion das wesentliche Merkmal seiner Tätigkeit.

Gerade bei der Kommunikation ist Transparenz gefragt, solange es darum geht, wie Informationen weiter verarbeitet werden bzw. Kommunikationswege vollzogen werden. Alles was darüber hinaus geht, hat mit Kommunikation nicht mehr viel zu tun und kann im schlimmsten Fall zur Indiskretion werden. Ein KO-Kriterium für jeden Bürodienstleister.

Authentizität

Ein wichtiges Merkmal für Transparenz ist die Authentizität im Gesamtbild. Das gilt für die Darstellung im Internet genauso wie beim persönlichen Gespräch. Wer sich offen zeigt und ehrlich auf Fragen antwortet, unterstreicht die äußeren Merkmale seiner Unternehmensdarstellung.

Dass Transparenz auch ein wesentlicher Bestandteil innerhalb von Unternehmen ist, wird in dem Buch „Corporate Transparency – Wie Unternehmen im Glashaus-Zeitalter Wettbewerbsvorteile erzielen“ beschrieben.

Dass Transparenz ein Erfolgsfaktor ist, wird in dem Artikel 10 Jahre Theorie Praxis Erfolgsfaktor Transparenzan vielen Beispielen aufgezeigt.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

2 Kommentare zu “Transparenz schafft Vertrauen”

  1. […] Transparenz schafft Vertrauen Astrid Radtke (@BD_in) in Bürodienste in:: Transparenz ist überwiegend aus dem politischen Alltag […]

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