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Papierloses Büro – immer noch ein Traum

10. Juli 2012 verfasst von Astrid Radtke

Zu Zeiten der Schreibmaschine schien der Papierverbrauch groß. Wurde ein Fehler geschrieben, musste im Allgemeinen der gesamte Text nochmals geschrieben werden. Mit der Erleichterung durch PC und Drucker entstand die Idee vom „papierlosen Büro“.

Elektronische Daten

Der Vorteil des PCs liegt klar auf der Hand: Fehler können leicht behoben werden, Text beliebig oft geändert werden. Dateien können aufbewahrt werden – auch als Mustervorlage.
Eine nachvollziehbare Aufbewahrung der Daten ist nicht nur platzsparend – es erleichtert auch den Zugriff. Lässt sich für Unterlagen, die 5 bis 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, der Weg elektronisch einwandfrei zurückverfolgen, reicht eben auch eine reine Datensicherung.

Vorsicht:
Datenträger verändern sich und sind nicht immer mit einer neueren Technik kompatibel.

Daten können diverse Aufgabenfelder in einem Betrieb umfassen z. B.

  • Post
    damit sind nicht ausschließlich Emails gemeint, sondern auch Briefe, die eingescannt werden
  • Datenbanken
    für Adressverwaltung aller Art
  • Projektunterlagen
    die für ein Team jederzeit auf dem PC eingesehen werden können
  • Urkunden, Verträge, Rechnungen, Belege, Mustervorlagen

etc.
 
Eine wichtige Voraussetzung ist eine gut strukturierte Büroorganisation in Akten und auf dem PC. Hilfreich kann ein gutes DMS (Dokumenten-Management-System) sein.

Es gibt eine ganze Reihe von Profis, die sich auf Büroorganisation für effiziente Aufbewahrung von Unterlagen und entsprechende Büroabläufe spezialisiert haben. Die Investitionen führen auf alle Fälle zu einer nachhaltigen Kosteneinsparung in Material und Arbeitszeit.

Papier wirkt auf die Sinne

Der Mensch ist „haptisch“, d. h. er arbeitet eng mit seinem Tastsinn zusammen. Das fördert die Kreativität. Dies gilt auch für Papier und in der Kombination mit einem Stift mag zwar manche „Kritzelei“ dabei rauskommen, zeigt jedoch ein interessantes Zusammenspiel zwischen Denkleistung und Bewegung der Hand.
Haptisch bedeutet eben auch: verstehen durch „begreifen“ im doppelten Wortsinn. Auch wenn inzwischen viele auf ihr „Tablet“ schwören, kann es nicht alle Möglichkeiten des Papiers ausschöpfen. Ein Tablet lässt sich ganz sicher nicht zerknüllen 🙂 .

Wir sind nun mal mit fünf Sinnen ausgestattet und deshalb wehrt sich das Unterbewusstsein offenbar dagegen, dass der Tastsinn auf das Schreiben auf der Tastatur beschränkt bleibt.

Weniger Papierverbrauch aus Liebe zur Umwelt

Dass mit Einführung des PCs der Papierverbrauch sogar gestiegen sei, stimmt nicht. Er ist laut einer Studie sogar um 40% gesunken. Dennoch lässt sich der Papierverbrauch noch optimieren.

Jede nicht gedruckte Seite spart neben Papier auch Patronen und Energie. Wird viel gedruckt, erhöht sich der Feinstaub in den Büroräumen: Denn dieser rührt nicht, wie lange Zeit angenommen von den Laserdruckern, sondern es handelt sich um feinen Abrieb vom Papier.

Papier sparen

Ressourcen- aber auch Klimaneutralität sind Faktoren, die immer mehr bei Tätigkeiten rund ums Büro eine maßgebliche Rolle spielen. Papier lässt sich vor allen Dingen, dann gut sparen, wenn nicht jeder Eingang von Post – unabhängig, ob elektronisch oder in Papierform – kopiert bei jedem der am Vorgang Beteiligtem landet. Ein sinnvolles Verteilersystem kann z. B. die eingescannte Post genauso wie das empfangene Email an den entsprechenden Personenkreis elektronisch weiterleiten.

Für Entwürfe lassen sich auch gut Rückseiten von bereits verwendetem Papier nutzen. Zudem muss nicht jeder Entwurf anschließend gedruckt werden.
Bildschirme mit einer entsprechenden Größe ermöglichen, dass Texte und Grafiken fast maßstabsgetreu überprüft werden können.

Der Traum vom „Superpapier“ ist entstanden und es wird geforscht, ob ein Material entwickelt werden kann, das die Eigenschaften von Papier besitzt, aber mehrfach verwendet werden kann.

Bis dahin werden wir bei der Verwendung von Papier einen bewussten Umgang praktizieren.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

5 Kommentare zu “Papierloses Büro – immer noch ein Traum”

  1. […] Papierloses Büro – immer noch ein Traum […]

  2. Toller Beitrag, ja es ist schwierig ein Umdenken anzustoßen. Wir haben auch schon über das Thema geschrieben, ich bin mal so frei diese Ressource hier zu verlinken: http://www.docubyte.de/de/digitalisierung/papierloses-buero/

  3. Svenja Klaassen sagt:

    Guter Beitrag! Es wird leider allzu oft gesagt, dass das papierlose Büro ein nicht vollständig erreichbares Ziel darstellt, doch man sollte ja nicht alles nur schwarz und weiß betrachten. Es ist sehr wichtig, dass man zumindest den Weg zur papierlosen Zukunft einschlägt, sei es aufgrund des Umweltschutzes, der Kostenminimierung oder einfach um Platz zu schaffen daheim oder im Büro! Sehr interessant auch der psychologische Effekt des Papiers auf den Menschen, doch Sinne lassen sich ja bekanntlich leicht austricksen! 😀

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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