Büroorganisation scheint ein etwas diffuser Begriff ähnlich wie Büroservice und beinhaltet daher für viele ganz allgemein Büroarbeiten. Büroorganisation ist jedoch spezieller und eine differenzierte Beschreibung der Leistung führt leichter zur gewünschten Zielgruppe.

Die Motivation der Mitarbeiter durch eine angenehme Arbeitsatmosphäre muss zusätzlich berücksichtigt werden.

Wesentliche Bereiche einer Büroorganisation

Büroorganisation hat in erster Linie mit Strukturen zu tun. Kurze Zugriffszeiten, übersichtliche Abläufe sparen Zeit und Kosten. Optimieren von Arbeitsabläufen bis zur Arbeitsplatzbeschreibung helfen eine effiziente Verwaltung aufzubauen, die sinnvoll Kosten einspart, ohne auf das notwendige Personal zu verzichten.

Die vielfältigen Aufgaben und deren effiziente Organisation kann hier nur in Ansätzen beschrieben werden. Dennoch ergeben sich vier grundsätzliche Bereiche.

Organisation von Tätigkeiten innerhalb der Administration

Mit der Organisation des Büros sind alle Abläufe gemeint, die während eines Büroalltags regelmäßig, aber auch nur zeitweise anfallen. Diese Organisation erfolgt in enger Absprache mit allen daran Beteiligten.

Viele Organisationsstrukturen sind bereits vorhanden, aber im Laufe der Zeit verwischt. Sie betreffen die sozialen Systeme (Mensch / Mensch) genauso wie soziotechnische Systeme (Mensch / Maschine).

Hierzu zählen unter anderem:

• Kommunikationsstrukturen – technisch und persönlich
• Ablagesystem – inkl. PC- und Papierverwaltung
• Arbeitsabläufe – allgemein wie firmenspezifisch
• Standardisierung von Routinetätigkeiten, insbesondere in der Datenverwaltung
• Planen / organisieren von Projekten

Manchmal kann es aber auch durchaus sinnvoll sein, ein System weitgehend neu aufzubauen, zum Beispiel wenn neue Software oder ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt werden soll. Gerade hier ist es unumgänglich, dass alle Beteiligten in den Prozess eingebunden werden.

Gestaltung des Arbeitsplatzes

Die Arbeitsplatzgestaltung im Büro beeinflusst den Verlauf von Tätigkeiten in nicht unerheblichen Maß. Nicht umsonst heißt es „Freier Schreibtisch – freier Kopf“. So hat aber nicht nur die Arbeitsorganisation bei einem aufgeräumten Schreibtisch Einfluss auf die Arbeitsweise, sondern wirkt sich auch auf die Gesundheit aus.

Neben den ergonomischen Aspekten sollte zum Beispiel auch an

• funktionelle Arbeitsgeräte
• ausreichend Licht
• freundliche Farben
• Pflanzen

gedacht werden.

Die Motivation der Mitarbeiter wird durch sozio-psychologische Gesichtspunkte weit mehr beeinflusst als rein visuell-ästhetische. Oft steht der Wunsch des Unternehmens, die Identität der Firma, also die Corporate Identity, auch in der Bürogestaltung zu unterstreichen, im Gegensatz zum Bedürfnis des Mitarbeiters nach Individualität. Gemeinschaftsräume oder Ruhezonen spielen ebenso eine Rolle für einen kontinuierlichen Ablauf der Arbeitsprozesse und müssen bei der Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigt werden.

Beispielsweise in Großraumbüros oder Büros mit vielen freien Flächen sollte der Arbeitgeber auch an den einzelnen Mitarbeiter und seine Zufriedenheit denken. Ein gewisses Maß an Privatsphäre und ein ruhiger Arbeitsbereich ist in derlei Arbeitsumgebungen oftmals nicht oder nur schwer möglich.

Die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden kann durch das Gefühl ständiger Beobachtung leiden. Nicht immer ist ein Blick in die freie Natur möglich. Vor allem das Gefühl, beobachtet werden zu können, beeinflusst das Arbeitsverhalten.

Wenn die räumliche Trennung in einem Büro nur durch Glasscheiben erzeugt wird, so ist es demnach eine sinnvolle Idee, die Scheiben mit Glasdekorfolien zu bekleiden, sodass ein Sichtschutz ermöglicht wird. Bei Milchglasfolien dringt das Licht weiterhin durch die Glasscheibe, aber trotzdem wird ein optisch abgetrennter Bereich geschaffen.

Zeitmanagement

Eine sinnvolle Terminplanung muss Raum für unvorhergesehene Ereignisse schaffen – mit entsprechenden Pufferzeiten nach dem Motto: “Man sollte nie seinen ganzen Arbeitstag verplanen, sondern immer nur 50-60 Prozent davon.”

Zusätzlich bedürfen wiederkehrende Zeitabfolgen klare Strukturen wie z. B.

• Zyklus wiederkehrender Aufgaben festlegen
• Vertretungsregelungen definieren
• Ablauf von Außenterminen – Kundengespräche, Geschäftsreisen etc.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Urlaubsplanung

Bürowirtschaftliche Abläufe

Es gibt eine ganze Reihe von Tätigkeiten, die sich auf die Kosten auswirken. Insbesondere betrifft dies Arbeits- und Organisationsmittel, aber auch sicherheitsrelevante Abläufe.

• Belege für die Buchhaltung sichern
• Lieferanten / Ansprechpartner listen
• Versicherungen aktualisieren
• Wartung / Pflege / Reparatur überwachen
• Verträge / Vertragslaufzeiten prüfen

Umsetzung neuer Strukturen durch Beratung und Coaching

Um den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht zu werden, startet eine Organisationsberatung zunächst mit einer Reihe von Fragen. Die Optimierung von Abläufen erfolgt anschließend sensibel, um den Gepflogenheiten eines Betriebes gerecht zu werden. Besonderheiten können entsprechend berücksichtigt werden, während die notwendigen Veränderungen schrittweise vollzogen werden. Diese langsame Umstellung auf die neuen Prozesse erzielt den gewünschten Erfolg. Hier erfolgt auch bei Bedarf eine Beratung zur technischen Seite und Einarbeitung in neue Software sowie Schulung und Coaching zu neuen Methoden.

Anwendung im Alltag

Natürlich ist es möglich aufgrund einer gut strukturierten Büroorganisation allgemeine Büroarbeiten an einen Büroservice auszulagern. Die Aufgaben für das Outsourcing müssen genau festgelegt werden und in die innerbetrieblichen Abläufe integriert werden. Oftmals bieten Dienstleister für Büroorganisation diesen Service selbst an oder verfügen über Kontakte zu entsprechend spezialisierten Kooperationspartnern.

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