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Belegdrucker im Büro – Zeitersparnis bei der Dokumentation

10. Dezember 2018 verfasst von Gastautor

Die Dokumentation spielt im Büro eine besonders wichtige Rolle. Werden im Unternehmen beispielsweise Einnahmen generiert, die in bar eingenommen und dann in den Unterlagen vermerkt werden müssen, ist es wichtig, die Belege fachgerecht zu erstellen und zu verwalten. Belegdrucker sind hier besonders praktischen Helfer.

Was sind Belegdrucker?

Bei einem Belegdrucker handelt es sich um ein meist sehr handliches und praktisches Gerät, das mit einer Thermorolle verwendet wird. Nachdem Sie die Rolle eingelegt haben, können Sie den Drucker sofort nutzen. Sie können ihn beispielsweise an eine Geldzählmaschine anschließen. Die Funktionsweise ist einfach. In die Geldzählmaschine fügen Sie die Einnahmen des Tages ein. Die führt anschließend die Zählung aus. Der Belegdrucker dokumentiert somit den Vorgang. Über die Thermorolle kann der Beleg ausgedruckt werden. Dieser Ausdruck können Sie schließlich Nachweis in den Unterlagen aufbewahren. Allerdings ist zu bedenken, dass Thermopapier nur eine begrenzte Haltbarkeit in Bezug auf die Daten hat, die Sie hier ausdrucken. Dahar ist es in vielen Unternehmen üblich, die Belege zu kopieren. Diese Kopien hebten Sie in den Unterlagen des entsprechenden Vorgangs ab. Diese Dokumentation spielt nicht nur eine Rolle, damit Sie selbst einen Überblick über die Einnahmen haben. Zudem sind sie für die Steuer notwendig.

Wann sich die Investition in einen Belegdrucker lohnt

Belegdrucker können Sie heute schon für relativ geringe Beträge erwerben. Sie bieten eine lange Haltbarkeit. Lediglich die Thermorollen müssen Sie immer wieder ersetzen. Hier besteht jedoch die Option, dass Sie sich für eine größere Menge an Rollen zu entscheiden, wenn Sie Ihren Belegdrucker häufig einsetzen. Damit vermeiden Sie den Aufwand, häufig neue Bestellungen aufgeben zu müssen. Die Investition lohnt sich für Sie vor allem dann, wenn Sie diesen sehr häufig einsetzen bzw. der Aufwand zu groß ist, die Belege immer wieder per Hand durchzuführen. Gerade größere Unternehmen bevorzugen diese schnelle und sauber Art der Beleg-Dokumentation. Um eine sehr detailreiche Dokumentation durchführen zu können, sollten Sie sich für einen Belegdrucker entscheiden, den die einzelnen Nennwerte sowie die Gesamtbeträge auflistet. Hier gibt es inzwischen verschiedene Geräte auf dem Markt, die diese Ansprüche erfüllen.

Thermorollen als wichtiger Faktor

Der Belegdrucker benötigt Thermorollen. Diese Thermorollen werden meist mehr als 100 m auf einer Rolle angeboten. Auch bei einer exzessiven Nutzung der Belegdrucker halten die Thermorollen daher recht lange. Dadurch handelt es sich hierbei um eine ökonomische Lösung. Die Belege sind in einer handlichen Größe gehalten, die Rollen gibt es in verschiedenen Größen. Dies hat den Vorteil, dass sich für jede Form des Belegdruckers die passende Lösung finden lässt.
Tipp: Bei einem Vergleich der Anbieter sollten Sie auch auf die Stärke der Thermorollen achten. Grund dafür ist, dass es unterschiedliche Stärken gibt und diese einen Einfluss auf die Qualität der Ausdrucke haben können, wenn Sie einen Belegdrucker einsetzen.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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