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Existenzgründung rund ums Büro – Grundlagen

20. Januar 2018 verfasst von Astrid Radtke

Es liest sich so schön, sich als virtuelle Assistentin selbstständig zu machen. Der Bedarf wird angepriesen und die Ausbildung, die der/die potentielle Selbstständige genossen hat, ist vielseitig. Die Eignung wird einem schnell von Freunden attestiert.
Inwieweit Sie wirklich geeignet sind, fängt mit der Konzeption Ihrer Website an.
Denn dort müssen Sie Ihr Können und Wissen in Worte fassen. Das ist gar nicht so einfach.

Die Website ist die Eintrittskarte

Mit der Website vermitteln Sie Ihrem Besucher Ihre Einmaligkeit. Da reicht kein originelles Titelbild, sondern da ist die Struktur gefragt, eine Struktur, die gleichzeitig Ihre Professionalität ausdrückt.

Wenn Sie sich als vielseitige virtuelle Assistenz anbieten, sollten Sie die Schwerpunkte Ihrer Arbeit besonders ausführlich darstellen. Ein schneller Themenwechsel vieler Bereiche deutet an, dass Wissen vorhanden sein könnte, aber dass es womöglich an Tiefe fehlt. Ein Tausendsassa wirkt oft unseriös. Nicht ohne Grund sagt der Volksmund: „Wer alles kann, kann letztendlich nichts.“

Um eine Website zu gestalten, sollte der Existenzgründer wirklich Geld und Zeit in einen Webdesigner investieren, der auch von Marketing etwas versteht. Nichts ist so schwer wie sich selbst zu vermarkten.

Sabine Faeht, Gründerin für eine Texterplattform, hat die Erfahrung gemacht: „Wenn du jemanden fragst: Wer bist du, was machst du, was ist dein Schwerpunkt, dann fällt es den Leuten oft unglaublich schwer, darauf zu antworten.“

Hier sind Freunde und Bekannte nicht so hilfreich, weil sie einen nicht vor den Kopf stoßen wollen bzw. selbst nicht so genau wissen, worauf es beim Eigenmarketing ankommt. Deshalb sollte der Schritt zur eigenen Website sorgfältig mit professioneller Hilfe geplant werden.

Den Weg in die Selbstständigkeit sollten Sie auf keinen Fall allein gehen. Ihre Gedanken können Sie nicht mit sich allein ausmachen.

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Zielgruppe deutlich ansprechen

Überlegen Sie sich genau, wen Sie mit Ihrer Website erreichen wollen und wer Ihre potentiellen Kunden sind. Bis diese in einem Menü weiterlesen, dass sie gemeint sein könnten, haben sie Ihre Seite schon längst wieder verlassen.

Das kann unterschiedliche Ursachen haben:
  • Der potentielle Kunde wird geduzt. In der Geschäftswelt herrscht nach wie vor das Sie vor und das ist auch richtig so. Selten wird ein Bürodienstleister nur seine Dienstleistung für Studenten oder IT-Schmieden anbieten, sondern Firmen suchen, die ihm ein angemessenes Honorar zahlen können.
  • Der Seitenbesucher liest gefühlt zum x-ten Mal den gleichen Text, weil diverse andere Dienstleister Ähnliches schreiben.
  • Der Text ist zu lang. Er ist zwar durch Überschriften strukturiert, aber er ergänzt sich inhaltlich nicht. Vor allem: Wiederholen Sie nichts unter den entsprechenden Menüs, was bereits ausführlich im Eingangstext steht. Der Leser möchte weiterführende Informationen, wenn er sich durch das Menü liest, denn damit zeigt er schon Interesse.
  • Rechtschreibung – sind auf der ersten Seite schon Fehler im Text, ist das ein absolutes Ko-Kriterium für einen Interessenten. Wer schon bei seiner eigenen Firma keine Sorgfalt walten lässt, macht sich als Profi im Bereich Büro unglaubwürdig. Das „Depperl-Apostroph“ hat auf einer professionellen Seite gar nichts verloren.

Auf den informativen Inhalt = Content kommt es an

Content gilt als Buzzword und steht für Inhalte einer Website. Es sind Informationen, die einem potentiellen Kunden zeigen, dass er bei Ihnen eine versierte Fachkraft findet und hilft, dass Sie über Suchmaschinen besser gefunden werden. Am besten können Sie Ihre Tätigkeit ausführlich beschreiben, wenn Sie ein oder zwei Spezialisierungen angeben.

Natürlich möchten Sie Ihre Website nicht mit Text überfrachten, vor allem nicht auf der Startseite. Dennoch sollten Sie vermeiden, dass bei bestimmten Stichwörtern beim Leser Assoziationen eine völlig andere Richtung einnehmen. Bei Wort Forderungsmanagement denkt manch einer an ein Inkassobüro, obwohl das bei einem gut organisierten Forderungsmangagement gar nicht notwendig ist.

Katrin Berlin bringt es in ihren „Torten der Wahrheit“ schön auf den Punkt, wie Assoziationen völlig vom Thema ablenken.

Berufe: Die Schere im Kopf ©Katja Berlin - Torten der Wahrheit

Berufe: Die Schere im Kopf
©Katja Berlin – Torten der Wahrheit

Spezialisierung trotz umfangreichen Wissens

Obwohl Sie als Anbieter zu einer virtuellen Assistenz gelesen haben, dass sie vielseitig sein müssen, ist es sinnvoll, sich doch ein bis zwei Schwerpunkte zu setzen. Wer alles kann, kann in letzter Konsequenz eben nichts perfekt. Das werden Sie als erstes zu spüren bekommen, wenn es ums Honorar geht. Hier spielt die Gewichtung der Tätigkeit eine wichtige Rolle. So erfordert alles rund um die Finanzen einer Firma eine fundierte Ausbildung, wohingegen Telefondienst oder Adressverwaltung eine vergleichsweise einfache Tätigkeit ist, was die Ausbildung betrifft.

Wer hingegen ausschließlich Telefonservice übernimmt und für mehrere Firmen arbeitet, übernimmt eine hohe Verantwortung und braucht ein überdurchschnittliches Organisationstalent. Termine müssen koordiniert werden, Ansprechenpartner aller Unternehmen müssen bekannt sein.

Schon bei Forderungsmanagement und Telefonservice gehen Anforderung und Zielsetzung weit auseinander, so dass Sie mit einer Spezialisierung einem potentiellen Kunden Ihre fachliche Qualifikation vermitteln. Das trifft auf alle Bereiche zu, die Sie in Ihrem Portefolio haben. Machen Sie sich bei der Recherche die Arbeit und sehen Sie sich Defintionen zu den einzelnen Tätigkeiten an. Das erleichtt Ihnen wiederum, aufgrund Ihres Wissens und Ihrer Erfahrung Ihr Angebot zu formulieren.

Dieses intensive Auseinandersetzung mit Ihren Tätigkeiten erleichtert Ihnen anschließend Ihrem Gegenüber zu erklären, was Sie genau machen.

Zu guter Letzt möchte der potentielle Kunde etwas über Sie und Ihren Werdegang wissen. Hier vermarkten Sie Ihre Person als Selbstständige. Hier dürfen Sie über sich schreiben.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
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Qualitäten ergänzen einander.”

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