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E-Mails – schwer zu organisieren, aber nicht unmöglich

28. Dezember 2016 verfasst von Astrid Radtke

Vor nicht allzu langer Zeit waren die E-Mails Fluch und Segen zugleich. Segen, weil die Kommunikation schnell und dokumentierbar war; Fluch, weil es immer mehr wurden. Plötzlich gab es einen Abgesang, Nachrichten ließen sich über Messengersysteme noch schneller verbreiten. Und jetzt? Jetzt haben wir beides.

Während viele Kurznachrichten über einen Messenger verschickt werden, bevorzugen die meisten das E-Mail für den Geschäftsverkehr, weil diese dem Geschäftsvorgang gut zugeordnet werden kann.

Wenn das Postfach überquillt

Kaltakquise ist verboten, dennoch schaffen es immer wieder E-Mails durch das Netz der Spamfilter. Zur Zeit werde ich zugemüllt mit Informationen zur Betriebshaftpflicht und zur privaten Krankenversicherung. Vor E-Mails dieser Art warnt auch der Verbraucherschutz.

Der nächste Frust kam, als ich anmahnte, dies zu unterlassen, da ich ansonsten meinen Anwalt informieren werde. Da erhielt ich die Rückmeldung, dass das Mail nicht zugestellt werden kann. Also heißt es löschen, täglich zwei bis drei Mails mindestens.

Nach den Feiertagen quillt bei vielen das Postfach über. Da sind solche unerlaubten Werbemails besonders ärgerlich, denn da kommen an ein paar Tagen doch einige zusammen.

Abwesenheitsnotizen helfen nur bedingt, da der Absender ja nur vertröstet wurde, dass Sie sich später um die Angelegenheit kümmern werden. Nun hat ein Berliner Stadtrat eine Abwesenheitsnotiz geschrieben, in der er mitteilte, alle E-Mails, die während seiner Abwesenheit eingehen, ungeöffnet zu löschen. Das hat ihm viel Ärger eingebracht. Natürlich ist diese Vorgehensweise zweischneidig. Gerade zu Weihnachten und Neujahr kommen viele gute Wünsche zu den Festtagen und für das neue Jahr, einige sollten beantwortet werden. Keiner wird diese Grüße Anfang Januar nochmals versenden.

Andererseits wurde ausgerechnet, dass nach einem dreiwöchigen Urlaub rund 1.500 E-Mails durchgesehen werden müssen.

E-Mails - manchmal einfach zu viel ©Bürodienste in

E-Mails – manchmal einfach zu viel
©Bürodienste in

Darunter befinden sich
  • Spams
  • Mails, die sich inzwischen erledigt haben
  • Mails, bei denen man eher zufällig im Verteiler unter CC war
  • Newsletter
  • Benachrichtigungen ohne Relevanz bzw. eher privater Natur

 
Um alle diese Mails zu überfliegen, gehen bis zu eineinhalb Arbeitstage verloren, um hinterher festzustellen, dass ein paar wenige Mails wirklich für die Arbeit relevant waren. Diese Absender hätten sicher kein Problem, diese Mail zum Datum des Arbeitsbeginns nach dem Urlaub erneut zu senden und nun zügig die gewünschte Reaktion zu erhalten.

Sie können sich die Arbeit mit den E-Mails erleichtern, indem nicht alle Mails nur im Posteingang landen.

E-Mails organisieren

Wer seine E-Mails organisieren möchte, muss zunächst seine Arbeitsweise ändern. Die wichtigste Voraussetzung ist der Umgang mit den E-Mails.

Das heißt:
  • Keine E-Mail sofort beantworten. Das ist das Angenehme an E-Mails, sie reißen einen nicht wie ein Telefonat unmittelbar aus der Arbeit und erfordern damit kein völliges Umdenken. Nach einer Unterbrechung bedarf es zusätzlich Zeit, dass Sie sich wieder in die begonnene Aufgabe eindenken. Das entfällt bei E-Mails ebenso, wenn Sie sie nicht sofort öffnen.
  • Haben Sie ein E-Mail geöffnet, dann sollten Sie es auch umgehend beantworten, um sich den Vorgang des Öffnens und sich damit zu beschäftigen nicht wiederholen müssen, was Zeit kostet.
  • Legen Sie feste Zeiten fest, in denen Sie sich ausschließlich mit E-Mails beschäftigen. Das klappt am besten, wenn Outlook oder ein entsprechendes Programm nicht geöffnet ist.
  • Nutzen Sie die Filterfunktionen, indem Sie E-Mails schon beim Eingang in den entsprechenden Ordner leiten. Mit Ordnern und Unterordnern können Sie die E-Mails teilweise identisch dem Aufbau ihres Ordnersystems zu Ihren Kunden, Lieferanten etc. zuordnen.

 
Damit E-Mails nicht zu Zeitfressern werden, hilft nur ein konsequenter Umgang. Denn die Zahlen der E-Mails sind steigend. Waren es im Jahr 2000 noch 32,2 Milliarden E-Mails in ganz Deutschland, die empfangen wurden, waren es 2016 bereits 584,4 E-Mails. Die Zahlen stiegen seit 2000 kontinuierlich wie Statistica in seiner Übersicht Anzahl der jährlich versendeten E-Mails (ohne Spam) in Deutschland in den Jahren 2000 bis 2015 sowie eine Prognose für 2016 (in Milliarden) zeigt.

Was wichtig ist, dass E-Mail schnell auf den Punkt kommen. Im Grunde müssen fünf Sätze reichen. Das gilt auch für Sie, wenn Sie E-Mails versenden.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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