Auch wenn es nicht allzu leicht ist, eine genaue Zahl zu ermitteln, die aussagt, wie viele Stunden in ganz Deutschland in einem Jahr nur mit der Suche nach Dingen oder Vorgängen vergeudet wird, kann man von hohen Zahlen ausgehen. Selbst wenn man im PC noch Ordnung in seine Dateien und Ordner zu bringen in der Lage ist, spielen sich im realen Umfeld oft seltsame Dinge ab. Ein Büro sagt natürlich auch sehr viel über den oder die Nutzer aus. Es gibt das gepflegte und noch akzeptable Chaos, es gibt das kreative Chaos, und es gibt Büroräume, die einfach unbeschreiblich sind!

Urlaubszeit – das Chaos bricht aus

Da die meisten Menschen zusammen mit anderen arbeiten, ergibt sich ständig die Situation, dass jemand im Urlaub weilt, und Andere seine Tätigkeiten mit übernehmen müssen. Wenn hier nicht für Auffindbarkeit von Dingen gesorgt wird, haben es die armen Kollegen wirklich schwer. Darum empfiehlt sich als Teil einer Übergabe der Hinweis auf das eigene System. Das könnte bedeuten, dass man auf Folgendes hinweist:

• Akten und deren aktueller Platz, wie ein Archiv
• laufende Vorgänge, die Priorität haben (sollten)
• die vollständige Korrespondenz zwischen dem Kollegen und wichtigen Kunden
• eventuelle Sondervereinbarungen

 

Kurz: Es sollten alle Vorgänge und deren Ort ausgewiesen sein. Dies setzt allerdings voraus, dass sich jeder darüber klar ist, wo sich alles befindet – ein Grund, ein wirklich sinnvolles System anzulegen!

Kisten und Kästen

Das Prinzip, alles in Kisten verschwinden zu lassen “zur Wiedervorlage” mag beschwichtigenden Charakter haben, funktionieren wird es nie, da niemand mehr weiß, was in welchen Kisten verschwunden ist. Viel cleverer sind beschriftete Fächer, Container oder Hängeordner. Gut gerade für einen mobilen Einsatz, wenn man selbst abwesend ist, sind die Rollcontainer von bueromoebel-sb.de, die man den Kollegen schnell zur Verfügung stellen kann – gut beschriftet und mit vollständigen Unterlagen natürlich!

Man ist zwar nicht austauschbar, aber…

Nun muss niemand ständig daran denken, wie es in seiner Abwesenheit zugeht, aber wenn man sich die Situation rein hypothetisch vorstellt, dass man einen Unfall hat, ist das einzuhaltende System eigentlich klar: eine selbsterklärende Ordnung. Und die kann man in relativ kurzer Zeit herstellen.

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