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Aufbewahrungsfristen – Archivierung

25. Juli 2014 verfasst von Astrid Radtke

Über das Jahr sammeln sich viel Dokumente in der Verwaltung an, die Grundlage für Vorgänge und Geschäftsbeziehungen sind. Dazu kommen Abläufe, die Bestandteil der Firmengeschichte sind und ebenso aufbewahrt werden müssen.

Seit 1999 sind neben Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen – auch Buchungsbelege und sonstige Buchungs- und Organisationsunterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren.

Für letztere galt zuvor eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist.

Ablauf von Aufbewahrungsfristen ab

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden sind oder sonstige Unterlagen entstanden sind:
Ist z. B. der Jahresabschluss für 2013 im April 2014 erstellt worden, läuft für diesen die Aufbewahrungsfrist ab Schluss des Jahres 2013 bis Ende 2024.

Die Dokumente, die aufbewahrt werden müssen sind zahlreich. Übersicht Aufbewahrungsfristen zur 6- bzw. 10jährigen Aufbewahrung.

Sieh hierzu auch: Wirtschaft Südwest

Aufbewahrung von E-Mails

Immer mehr Geschäftsverkehr wird über E-Mail abgewickelt. Oft wird übersehen, dass diese auch Teil der Betriebsunterlagen sind. Diese müssen ebenso aufbewahrt werden und unterliegen den gleichen Vorschriften wie Papierunterlagen.

Die Verwaltung von E-Mails darf deshalb nicht in die Hände von IT-Leuten gelegt werden. Wenn dienstliche E-Mails gelöscht werden, kann dies sogar zur Kündigung führen.

Übrigens dürfen auch die E-Mails von Mitarbeitern nicht gelöscht werden, die gekündigt wurden. Diese müssen das selbst übernehmen bzw. dürfen private Daten sichern. Hier spielt internationales Recht zusätzlich eine Rolle. Wer Geschäftspartner im Ausland hat, sollte sich entsprechend informieren.

Die Arbeit mit einem Archiv

Neben der Aufbewahrungspflicht werden auch Dokumente aufbewahrt, die Abläufe innerhalb der Firma Vorgänge beschreiben oder zur Dokumentation der Firmengeschichte dienen. Da Archive viel Platz benötigen, geht man immer mehr dazu über diese Dokumente zu digitalisieren.

Dabei müssen zwei Aspekte berücksichtigt werden:

  • Große Archive sind teuer. Aus Kostengründen ist es auf die Dauer sinnvoll Dokumente zu digitalisieren.
  • Originaldokumente bestehen aus bestimmten Materialien, die einen historischen Wert haben können.

 
Was aufgehoben oder nach dem Digitalisieren weggeworfen werden kann, sollte gut überlegt werden.

Was aufbewahrt wird und was endgültig entsorgt wird auch nach den Ablauffristen, muss immer von Fall zu Fall entschieden werden. Die Büroorganisation sollte hier jedoch zukunftsweisend denken. Manchmal kann altes Wissen durchaus nützlich sein.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

5 Kommentare zu “Aufbewahrungsfristen – Archivierung”

  1. […] Dies sollte sich aber auch jeder klar machen, der mal „schnell“ eine Nachricht an einen Geschäftspartner oder Kunden verfassen möchte. Diese Nachrichten sind wie jeder Brief ein Bestandteil der geführten Geschäftskorrespondenz. Sie werden dementsprechend verwaltet und dienen in Zweifelsfragen der Beweisführung (s. a. Aufbewahrungsfristen). […]

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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