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Digitalisierung bringt Fortschritte im Büro21

14. April 2019 verfasst von Gastautor

Heute existieren vielerorts digitale Büroeinrichtungen, wobei man immer noch auf das traditionelle Papier angewiesen ist. Insbesondere bei kleinen Detailabläufen ist die Notwendigkeit dafür sehr klar zu erkennen. Das papierlose Büro existiert daher nur in der Theorie, denn ansonsten würde auch der Drucker ein Auslaufmodell darstellen. Dennoch kann das Büro21 durch das digitale und papierlose Büro viele Abläufe beschleunigen.

Büro21 – zukunftsweisend für das papierlose Büro

Besonders Unternehmen, die global tätig sind, wird man dadurch überzeugen können, weil sie die Kosten damit senken können. Gerade in großen Konzernen ist daher der Begriff des papierlosen Büros im Alltag zu finden, wobei auch die Basis der Mitarbeiter einen immer größer werdenden internationalen Hintergrund aufweisen. Hier lässt sich auch ein Zusammenhang erkennen, denn die digitale Reisekostenabrechnung ist ein klassisches Beispiel der Überschneidungen dieser beiden Bereiche. Hier erfolgen die Abrechnungen online, sodass Mitarbeiter mit Zugangscode Ihre eigene Reiseabrechnung leicht einsehen können. Wenn das Bedürfnis zu Reklamationen besteht, können diese auch sehr leicht durchgeführt werden. Alles passiert praktisch online auf dem PC oder sogar von unterwegs auf dem Handy.

Auch das Büro21 geht nicht ganz ohne Papier

Wenn allerdings die Reise für Behörden dokumentiert werden soll, dann verlässt man sich meist auch auf den Nachweis auf Papier. Aus diesem Grund kommt auch das papierlose Büro nicht ganz ohne Papier aus. Man hat aber auch in Untersuchungen und empirischen Forschungen nachgewiesen, dass durch den Einsatz des papierlosen Büros der Bedarf an Papier stark gesunken ist. In den letzten Jahren hat sich so auch der Papierverbrauch im Büro massiv reduzieren lassen. Dies ist nicht nur auf der Kostenseite ein Vorteil, sondern bietet auch zahlreiche Begünstigungen auf der Umweltseite.

Wenn weniger Papier verarbeitet wird und benötigt wird, dann freut sich auch die Umwelt, da mehr Ressourcen für andere Bereiche übrigbleiben. Der Trend ist also international klar vorgegeben. Man könnte auch ironisch sagen, dass Konzerne durch ihre eigenen Gegebenheiten einen maßvollen Beitrag zu diesem Trend geleistet haben. Immerhin lassen sich die internationalen Vernetzungen gerade bei großen Konzernen sehr klar erkennen. Das Einsparungspotenzial ist hier bei einem papierlosen Büro auch enorm, sodass die Möglichkeiten auf breiter Basis gewaltig sind. Dies führt dazu, dass immer mehr Konzerne den Übergang zu einem papierlosen Büro nachhaltig integrieren wollen. Der Umweltgedanke lässt sich auch zusätzlich vermarkten, denn er kommt bei Kunden und anderen Stakeholdern des Unternehmens sehr gut an.

Die Möglichkeiten der Effizienzseigerung durch das papierlose Büro

In vielen Büros und Unternehmen hat sich das papierlose Büro schon etabliert. Dennoch ist es kein Selbstläufer und mit der Umsetzung eines papierlosen Büros sind auch viele Herausforderungen zu meistern. Denn wenn diese Hausaufgaben nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden, dann scheitern auch die beabsichtigten Methoden zur Steigerung der Effizienz, Organisation und Kosteneinsparung. Es werden also nur jene Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung für sich gewinnbringend nutzen können, wenn man selbst nicht tatenlos dabei zusieht. Die Möglichkeiten dürfen nicht als selbstverständlich angesehen werden. Wenn ein Manager also glaubt, durch die Nutzung und Übermittlung einer Reisekostenabrechnung über das Telefon bereits die vollständige Arbeitsaufteilung maximiert zu haben, dann wird das Projekt mit hoher Wahrscheinlichkeit scheitern. Zudem besteht auch die Gefahr, dass zusätzliche Kosten durch Wiedereinführung alter Modelle entstehen könnten.

Voraussetzung für die Projektumsetzung

Die Unternehmen müssen verstehen, dass so eine Transformation Zeit benötigt. Ein Prozess geht selten über mehrere Tage, sondern benötigt umfangreiche Projektplanung. Wenn allerdings die Ressourcen für die Umsetzung des Projektes zur Digitalisierung und Einführung eines papierlosen Büros nicht vorhanden sind, sollte man gleich Abstand vom Projekt gewinnen. So lassen sich auch Möglichkeiten schaffen, andere Wege zur Effizienzsteigerung umzusetzen. Die digitale Transformation wird daher auch sehr gerne von jungen und motivierten Start-Ups in Angriff genommen. Entweder wollen Sie einen Präzedenzfall etablieren oder sie stellen gleich eigene Produkte her. Sie wollen vom Austausch von Dokumenten bis zum Einstieg in ein neues Personal sofort alle Vorteile im eigenen Betrieb sichtbar darstellen können.

Mit Hilfe der Digitalisierung Papier sparen
Quelle:jobrouter.com

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

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