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Einsparungspotential in der Verwaltung durch Digitalisierung

In der Verwaltung des Mittelstandes werden immer mehr Dokumente digitalisiert. Das bietet die Chance, erfasste Daten leichter oft sogar automatisiert weiterverarbeiten zu können. Wichtige Voraussetzung sind entsprechende Programme und hochwertige Scanner.

Ersetzendes Scannen hilft Kosten sparen

Viele Dokumente können bereits nach Eingang gescannt und in entsprechende Ordner abgelegt werden. Aber auch bereits vorhandene Dokumente werden so in die digitalen Prozesse eingebunden.

Voraussetzung ist eine gute Texterkennung, die Zahlungsinformationen z. B. IBAN, Rechnungsnummer, Geschäftspartnername übernehmen und automatisch in andere Programme zur Weiterverarbeitung einspielen kann. Neben den digitalisierten Rechnungen können alle Papierbelege eingescannt und entsprechend zugeordnet werden. Diese Möglichkeit ist wichtig, da heute noch eine ganze Reihe von Rechnungen in Papierform vorliegen und so einwandfreie sowie durchgängige Prozesse im Rechnungswesen nachgewiesen werden können. Diese Daten müssen Betriebsprüfungen standhalten und deshalb revisionssicher sein.
Das vereinfacht nicht nur die Arbeit in der Buchhaltung, sondern spart Platz, weil immer weniger Papierdokumente aufbewahrt werden müssen. Zudem wird Zeit für eine aufwändige Ablage gespart. Damit fällt ein Kostenfaktor in der Verwaltung weg bzw. kann maßgeblich reduziert werden

Gescannte Papierdokumente dokumentieren

Natürlich können Sie die Dokumente nicht einfach scannen und anschließend wegwerfen. Der Scannprozess muss dokumentiert werden und die Aufbewahrung muss gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie diese Dokumentationsanforderungen geleistet werden müssen, weiß der Steuerberater. Zudem stellt DATEV Arbeitshilfen bereit, die eine individuelle Verfahrensdokumentation ermöglichen. Diese steht unter „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronische Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung von Papierbelegen“ als PDF-Datei zum Download bereit.

Programme zur Belegverwaltung, die digitale Dokumentenablage sowie ein Dokumentenmanagement können diese eingescannten Daten weiter verarbeiten.

  • Hinweis:
    Das Belegbild muss den gleichen Belegwert haben wie das Papieroriginal.

 

Speichermedien und Datenzugriff

Selbst, wenn jemand Cloud-Lösungen bevorzugt – was ich bei sensiblen Daten wie Zahlen und Zahlungsverkehr nicht tun würde – müssen diese Daten gespeichert und sicher aufbewahrt werden. So wie sich die Systeme zur Speicherung ändern, ändern sich auch die Speichermedien- und orte.

Bei meinem ersten Computer hatte die Diskette 5,25 Zoll und fasste maximal 1.200 KB. Für Datenmassen von heute gibt es spezielle Speichermedien. Zu bedenken ist, dass auch diese immer wieder ergänzt oder durch neue ersetzt werden. Ältere Datenbestände müssen also entsprechend angepasst werden, ohne die Inhalte und Zeitabläufe der Daten zu verändern. Neu oder ergänzende Software muss kompatibel sein.

Bei aller Euphorie darf nicht vergessen werden, dass mit der Digitalisierung die Abhängigkeit von der Technik wächst. Neben Stromausfall kann durchaus auch das Internet ausfallen und nicht nur über Minuten, sondern im schlechteren Fall über Stunden. Nicht immer ist der Schaden durch Bauarbeiten in unmittelbarer Nähe verursacht, auch Netzausfälle durch Natureinflüsse können Geschäftsvorfälle, die ausschließlich im Netz stattfinden, über Wochen beeinträchtigen. Für diese Fälle muss Vorsorge getroffen werden durch netzunabhängige Programme und Rechner.

Ressourcenverbrauch

Das Digitalisieren von Geschäftsvorgängen hat noch eine ganz andere Seite. Der Verbrauch an Papier kann drastisch eingeschränkt werden. Das papierlose Büro wird ein Traum bleiben und ist meines Erachtens gar nicht notwendig.

Allerdings wäre es schön, wenn der Wunsch, der zu Beginn des PCs stand, dass damit weniger Papier verbraucht würde, sich endlich erfüllen würde. Wir wissen alle, dass das Gegenteil eingetreten ist. Mit der Digitalisierung können Berechtigte jederzeit auf gewünschte Daten zugreifen. Diese Informationen müssen deshalb nicht mehr x-mal ausgedruckt werden, damit sie immer zur Verfügung stehen.

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