Das Kalenderjahr geht zu Ende und für die meisten kleinen Unternehmen auch das Geschäftsjahr. Höchste Zeit, sich ein paar Gedanken über die Organisation im neuen Jahr zu machen.

Bestandsaufnahme

• Was lief im Alten Jahr gut und kann so beibehalten werden?
• Was könnte besser sein und sollte im neuen Jahr anders laufen?
• Ist die Organisation noch o.k. – passt sie noch zu der Firma oder platzt die Ablage aus allen Nähten?
• Haben Sie einen Wust von Dateien angesammelt, die Sie nie wieder brauchen?
• Gibt es etwa Dinge, die im alten Jahr unbedingt noch erledigt werden müssen?
• Gibt es Abläufe, die Sie ständig nerven, die vereinfacht werden könnten?
• Suchen Sie Manches immer wieder aufwändig, das anders organisiert besser auffindbar wäre?
• Wollen Sie Aufgaben abgeben, etwa die Buchhaltung auslagern? Dann ist jetzt der beste Zeitpunkt dafür.

Nutzen Sie Ihren Elan nach den Feiertagen

Gleich zu Jahresbeginn in Angriff genommen ist die Umsetzung oft viel leichter als im laufenden Jahr.

Nehmen Sie sich etwas Zeit und überdenken Sie Ihre Abläufe, Ihre Organisation und Ihre Planung. Räumen Sie Ihr Büro oder Ihren Schreibtisch auf und entsorgen Sie unnötige und defekte Dinge die sich im Laufe des Jahres angesammelt haben. Legen Sie Ihre Ordner (Papier und EDV) für das neue Jahr an, beschriften Sie sie so, damit sie alles mit einem Griff zur Hand haben. Nutzen Sie für die Papier-Ablage Bilder, Piktogramme oder Farben, wenn Sie dies bisher nicht getan haben. Sortieren Sie Ihre Datenablage mit Nummern oder Buchstaben, versehen Sie Dateien mit Datum. Und misten Sie dabei gründlich aus.

Alle Unterlagen, die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, finden Sie bei der Handelskammer Hamburg (hier Kurz-URL): oder auch bei den IHK’s. Bitte beachten Sie dass für diverse Unterlagen längere Fristen gelten. Die Aufbewahrungsfristen für Verträge etwa beginnen erst nach Ablauf des Vertrags und etwaiger Zusatzvereinbarungen oder Ergänzungen. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.

Haben Sie eine vernünftige Finanzplanung oder fehlt es am nötigen Überblick? In der meist etwas ruhigeren Zeit zum Jahreswechsel ist der optimale Zeitpunkt, auch hier die Organisation zu verbessern und sich für das nächste Jahr einen optimalen Überblick zu verschaffen. Für allein arbeitende Einzelunternehmer oder Freiberufler reicht meist eine einzige Tabellenkalkulations-Mappe für eine gute Übersicht.

Haben Sie Ihre Marketingaktivitäten im Griff oder mussten Sie feststellen, dass Sie planlos zu viel Geld für wenig Wirkung ausgegeben haben? Oder haben Sie zu wenig für Ihre Eigenwerbung getan? Haben Sie die richtigen Zielgruppen erreicht oder tausende Besucher auf Ihrer Homepage, aber keinen Rücklauf oder nur unpassende Anfragen? Müssen oder wollen Sie Ihr Angebot ausbauen, ändern, ausweiten? Auch hier lohnt es sich, sich ein paar Stunden hinzusetzen und einen groben Plan zu erarbeiten. Eventuell müssen Sie investieren? Dann muss der Posten in die Finanzplanung mit aufgenommen werden.

Den “Motor” von Spezialisten am Laufen halten

Bürodienstleister können bei all diesen Dingen unterstützen, schulen und Arbeit abnehmen. Einmalige Unterstützung bei der Re-Organisation eines Büros, beim Aufstellen von Planungen und individuellen Tabellenkalkulationen, beim Erstellen von Vorlagen für Geschäftspapiere und vieles mehr. Dauerhafte Unterstützung leisten sie bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts, bei der Buchführung und in der allgemeinen Administration und Organisation.

Bürodienstleister Spezialisten in vielen Bereichen

Daneben gibt es Spezialisten in vielen Bereichen wie zum Beispiel IT, Webdesign, Marketing, Akquise, Text und Lektorat, etc. die alle bei Bedarf in Anspruch genommen werden können um das neue Jahr frei nach Henry Ford zu einem rund laufenden Motor werden zu lassen.

Das könnte Sie auch interessieren

• Bürodienstleister viele Berufe unter einem Dach
• Die Zielgruppe nicht aus dem Auge verlieren
• Bei der Akquise Rechtsvorschriften beachten
• Die Homepage eine Dauerwerbung im Netz

Informieren Sie Ihre Xing-Kontakte
Tweet

Die Sucherei ist aber nicht nur teuer, auch der Stress-Pegel steigt, während verzweifelt Schreibtische, Festplatten oder Aktenschränke durchgekramt werden. Daneben verursacht die Sucherei oft zusätzliche Unordnung, die nun wieder mit weiterem Zeitaufwand beseitigt werden muss. Und nicht zuletzt können fehlende Informationen bisweilen zu Fehlentscheidungen führen, mit oft unabsehbaren Folgen.

Dokumenten-Management-System – eine datenbankgestützte Verwaltung

Ein Dokumenten-Management-System ermöglicht es Unternehmen eine zentrale Stelle einzurichten, bei der auf alle Dokumente zugegriffen werden kann. Ein Dokumenten-Management-System verwaltet datenbankgestützt Dokumente unabhängig davon, ob es sich um Dateien, Texte, Links, Kontakte etc. handelt Das beginnt bereits beim Schriftguteingang, der gescannt, sortiert und anschließend über das Programm an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt wird.

Die Vorteile liegen auf der Hand

• einsparen von Papier sowie Archiv- bzw. Personalkosten
• verbessern der Prozesse im Unternehmen – dokumentengestützt
• optimieren des Kundenservice aufgrund schnellerer Zugriffszeiten
• erhöhen der Kundenzufriedenheit
• entlasten der Mitarbeiter
• verkürzen von Durchlaufzeiten
• vereinfachen des Workflow zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Ein weiterer Vorteil ist eine revisionssichere Archivierung (rechtskonform nach GDPdU- sowie AO-Richtlinien)

DMS ermöglicht das Wissen

• WO wichtige Informationen abgelegt sind – Baumstruktur
  Volltextindexierung ermöglicht die Suche aller Textarten wie z. B. Adobe PDF, MS Word, MS Excel, HTML
• WAS Daten beinhalten – Meta-Daten
  durch direkte Vorschau bzw. direktes Öffnen von Daten unabhängig von der verwendeten Software
• WER Zugriff auf bestimmte Informationen hat – Zugriffskontrolle
  Wichtig bei der Verwaltung von kritischen Geschäftsdaten
• WAS mit diesen Informationen passiert bzw. WER sie bearbeitet – Protokollierung

DMS – für viele Unternehmen unattraktiv

Die Lösung: ein zeit- sowie geldsparendes gewissermaßen “idiotensicheres” Ordnungssystem für alle Informationen, die im Büroalltag in einem Unternehmen auch unregelmäßig eine Rolle spielen. Ruhe und Sicherheit erleichtern kundenorientierten Service, da die Dokumente zu jeder Zeit abrufbar sind. Mehr oder weniger panische Suche oder langes Überlegen entfallen.

Die äußere Ordnung begünstigt also die innere Ruhe und sorgt für entsprechend fehlerfreies Arbeiten. Eine Anschaffung ist durchaus sinnvoll.

Dennoch scheitert mehr als die Hälfte aller Projekte im Bereich von DMS in mittleren und größeren Unternehmen. Sie verlaufen häufig im Sande, weil sie keine oder nicht die erwarteten Verbesserungen erbringen.

Die beste Software erfüllt ihren Zweck nicht, wenn sie kaum jemand richtig bedienen kann. Verstehen Mitarbeiter den Sinn der neuen Arbeitserleichterung nicht, werden sie sich den Möglichkeiten widersetzen. Deshalb kann die Software nur bei entsprechend geschulten Personen die Prozesse wie gewünscht vereinfachen und in Folge beschleunigen.

Transparenz in die Ablaufstrukturen der Verwaltung bringen

Damit ein DM-System erfolgreich abgeschlossen wird, müssen bereits vor Implementierung der Software wichtige Fragen im beauftragenden Unternehmen geklärt werden

• Analyse der bestehenden Praxis im Umgang mit Dokumenten – Ist-Situation
• Optimieren von Prozessen innerhalb der Organisationsstrukturen – Sollkonzept
• Berücksichtigung spezieller Verfahrensweisen der Branche / Firma – Grobkonzept
• Individuelles Anpassen der Software auf die Strukturen des Unternehmens – Feinkonzept
• Implementierung der Software und Schulung aller Mitarbeiter einschließlich der Führungskräfte – Umsetzung

In die Kosten für die Software, die sich oft im überschaubaren Rahmen hält, müssen also eine ganze Reihe weiterer Aufwendungen eingerechnet werden. Neben einer fundierten Beratung und der anschließenden Umsetzung auf firmenspezifische Arbeitsabläufe, erfolgt nach Implementierung zwingend eine Mitarbeiterschulung.

Dokumentenmanagement-Systeme – die Entscheidung fällt schwer

Möglicherweise können sich auch Firmen zur Umstrukturierung zu einer datenbankgestützten Verwaltung nicht entschließen, weil die Zahl der Anbieter immens ist. Google gibt hier bereitwillig Auskunft ;-)

Eine Entscheidung, ein passendes Werkzeug zu installieren, wird vereinfacht, wenn die Organisation der Verwaltung bereits erkennbare Strukturen besitzt. Zudem gibt es eine ganze Reihe von Firmen, die sich auf bestimmte Branchen z. B. Handwerk, Rechtsanwälte etc. spezialisiert haben.

Das Wichtigste an der Einführung ist aber, dass die Mitarbeiter von Anfang an in den Umstellungsprozess einbezogen und dementsprechend geschult werden. Angst mit dem neuen System seinen eigenen Arbeitsplatz abzubauen, ist dabei die denkbar schlechteste Voraussetzung. Die Vorteile des Systems müssen also von Anfang fachgerecht kommuniziert werden. Die Büroorganisation kann effizienter ablaufen. Das papierlose Büro rückt etwas näher.

Das könnte Sie auch interessieren

• DMS – auch für kleine Firmen
• Training on the job
• Büroorganisation mehr als ein Kostenfaktor
• Im Büro sinnvolle Pausen einlegen

 
Tweet

Informieren Sie Ihre Xing-Kontakte

Ingenieure benötigen Zeit für Forschung

30% der Arbeitszeit eines Maschinenbauingenieurs geht für fachfremde Arbeit verloren, stellt die Professorin für Innovation und kreative Entwicklung Sabine Pfeiffer fest.

Diese fachfremden Aufgaben entwickeln sich somit auch zu einer Kostenfrage für das Unternehmen. Es darf nicht sein, dass z. B. aufgrund verwaltungstechnischer und organisatorischer Aufgaben wertvolle Zeit für die eigentliche Forschungsaufgabe verloren geht. Ferner kann es nicht zum Betätigungsfeld von Ingenieuren gehören, dass sie die Ergebnisse ihrer Arbeit selbst vermarkten müssen.

Doch scheint diese Problematik laut „Sonntag Aktuell“ noch nicht bei vielen Unternehmen angekommen zu sein. Denn zum einen, schreibt „Sonntag Aktuell“ hängt das Wirtschaftswachstum zu 7/8 von Innovationen ab, andererseits erscheint manchem Controller das Verhältnis 100% Kreativität zu einem halben Prozent Erfolg nicht wirtschaftlich. Karl-Heinz Brodbeck, Kreativitätsforscher, macht immer wieder darauf aufmerksam, dass nur ein Bruchteil von Ideen letztendlich zu einem erfolgreichen Produkt führen, denn auch Fehler sind ein Prozess zur Entwicklung eines neuen Produkts. Hält man sich nochmals vor Augen, dass die Ideen die Grundlage für notwendige Innovationen sind, sollte der Kreativität also die notwendige Zeit und entsprechend Freiraum eingeräumt werden.

Forschung in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Aber Forschung findet nicht nur in den Universitäten oder Großunternehmen statt. Deutschland wird getragen von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Nicht jede große Erfindung wird in großen Firmen gemacht. Es sind gerade die kleinen und mittelständischen Unternehmen, die der Wirtschaft in Deutschland auch das Fundament in Krisenzeiten erhalten. Arbeiten rund ums Büro in Verwaltung aber auch im Internet ergeben in diesen Unternehmen oft keine Vollzeitarbeitplätze. Oft fallen bestimmte Arbeiten sogar nur in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen an. Lösungen bieten hier selbstständige Bürodienstleister.

Hilfe durch Outsourcing

Viele Tätigkeiten, die früher durch Assistenten oder ein gut geführtes Sekretariat ausgeübt wurden, wurden Ende des letzten Jahrhunderts zunehmend durch eine eigenständige Arbeit am PC von den Ingenieuren selbst übernommen. Alltagstätigkeiten wie Reisen buchen, Termine verwalten, aber auch Abrechnungen erstellen, wurde für die Ingenieure zur Selbstverständlichkeit – eine zeitraubende Selbstverständlichkeit, wie sich inzwischen immer mehr herausstellt. Arbeitsbedingungen sind einer kontinuierlichen Änderung unterworfen, deshalb muss heute trotz der Technik für die Forschung Situationen geschaffen werden, die kreative Prozesse fördern. Abrechnungen gehören da nicht dazu.

Aufgaben, die nicht unmittelbar mit dem Kerngeschäft zu tun haben, müssen klar definiert werden. Entsprechend lassen sich diese anschließend an qualifizierte Bürodienstleister outsourcen. Oft bringen diese unternehmergeführten Einzelunternehmen auch schon Branchenkenntnis mit. Aufgrund ihres Status als Einzelunternehmen können sie einerseits günstige Honorare anbieten, verfügen aber auch über Berufserfahrung als Angestellte und Selbstständige.

Qualität in Leistung und Wissen sowie Flexibilität in Arbeitszeit und Service sind die besonderen Kennzeichen von selbstständigen Bürodienstleistern.

Qualifizierte Bürodienstleister finden

Immer ist noch schwierig für Unternehmen auf wirklich qualifizierte Bürodienstleister zurückzugreifen. Zu wenige Dienstleister schließen sich zusammen und präsentieren sich gemeinsam nach außen. Bürodienste in: hat mit den drei Plattformen in Süddeutschland die Möglichkeit geschaffen, dass sich qualifizierte Bürodienstleister präsentieren können und bei Bedarf auch in Kooperationen oder Projekten auch unternehmensnah zur Verfügung stehen.

Forschung als Bestandteil der Zukunftsfähigkeit Deutschlands sichern

Wissenschaft und Forschung sind deshalb notwendig, um mit Innovationen auch den Wirtschaftsstandort Deutschland zu sichern und Arbeitsplätze zu schaffen. Vielleicht hilft die Diskussion in den letzten Tagen dazu, die gesamte Situation der Forschung und deren Wertigkeit in Deutschland wieder neu zu bewerten.

Deshalb ist es wichtig Lösungen zu finden, die die Kreativität von Forschern und Ingenieuren nicht beeinträchtigen, aber wichtige organisatorische Aufgaben dennoch nicht auf der Strecke bleiben.

Was Sie noch interessieren könnte:

• Kreativität – unermesslich
• Co-Working Büros – Gemeinschaftsbüros auf Zeit

Empfehlen Sie diesen Artikel Ihren Followern

Tweet

Informieren Sie Ihre Xing-Kontakte

Das papierlose Büro

Der Traum vom papierlosen Büro bleibt und bekommt vor allem wegen der Archivierung immer wieder greifbare Gestalt. Der Gedanke, dem Finanzamt alle Ordner vor die Türe zu stellen, blitzt kurz auf. Der jährliche Fluch über ein viel zu kompliziertes Steuersystem müsste gerade zu Jahresbeginn manch einem Finanzbeamten in den Ohren klingen.

Es ist eine Binsenweisheit, dass mit der Einführung des Computers die Papierflut im Büroalltag angewachsen ist. Dazu kommt, dass ständig Vorschriften verändert werden, die die Verwaltung zusätzlich aufblähen. Neben der Papierflut ist jede Festplatte schnell zu klein, die Ordner und Verzeichnisse mit ihren Dateien auf dem PC verleiten immer wieder zur Suche nach einem bestimmten Dokument. Letztendlich müssen Dateien auf dem PC und Papier in Einklang gebracht werden.

Spezialisierung der DMS-Systeme

Dabei gibt es viele unterschiedlich Möglichkeiten Dokumente, Daten und Ordner zu archivieren. Interessant sind dabei die Datenmanagementsysteme kurz DMS. Viele können Unterlagen sofort dem richtigen Ordner auf PC und dem entsprechenden Mitarbeiter zuordnen. Einige kleinere Anbieter können sogar ihre Software Ihren speziellen Wünschen anpassen. Zudem gibt es bedarfsangepasste Module. Die Investition liegt eher ihm Bereich Schulung. Aber das ist bei größeren Unternehmen sicher auch der Fall. Dort mag vielleicht die Schulung kostenlos sein, dafür ist die Software oft teuer. Kleine DMS-Anbieter haben es leichter mit einer individuellen Anpassung.

Da die Organisation der Verwaltung oft branchenspezifisch ist, haben sich vor allem kleinere Anbieter mit DMS-Systemen für bestimmte Branchen spezialisiert. So braucht ein Makler für Immobilien ein anderes System als ein Handwerker mit einem Malerbetrieb. Darauf haben sich die Entwickler von DMS eingestellt.

Ein Lastenheft mit der Auflistung relevanter Bereiche erleichtert die Auswahl des passenden Systems für die Büroorganisation.

Wichtige Elemente eines DMS sind

• Schlagwort- und Volltextsuche
• Mail-Verwaltung und -Archivierung
• digitale Signatur
• vereinfachte Scanmöglichkeiten (z.B. von Post) mit anschließender Projekt-/Mitarbeiterzuordnung
• Ablage und Speicherung der Daten und Dokumente in leicht verwendbaren Formaten (öffnen von Archiven)
• Dokumente, die im gesamten Unternehmen benötigt werden, in einem System ablegen
• Sicherheitsvorgaben, die einheitlich und verbindlich geregelt sind
• Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen wie den gängigen Office-Programmen
• Vorgangsbearbeitung (Workflow-Management)
• zentrale Kunden- und Projektakten
• Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen
• komfortable , leicht bedienbare Oberfläche bzw. Anwenderfreundlichkeit
  

Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, gibt aber einen Überblick über die vielfältigen Möglichkeiten individueller und firmenspezifischer Anwendung.

Effiziente Verwaltung

Die Verwaltung unabhängig von der Betriebsgröße bindet oft viel Zeit, weil Dokumente gesucht werden oder Informationen unzureichend weitergegeben werden.

Das Prinzip des DMS und die Problematik der Dokumentenverwaltung sowie des Informationsaustausch unter Mitarbeitern wird hier in einem kleinen Film von einem Interessenverband von Dokumenten-Management-Systemen zum kurzweilig dargestellt

Gerade wegen der unterschiedlichen Arbeitsweise ist es aber wichtig, mit den Mitarbeitern die Organisationsstrukturen für ein gemeinsam zu erarbeiten und es anschließend entsprechend schulen zu lassen. Sonst weicht die Freude über die vereinfachte Verwaltung schnell dem Frust aufgrund einer nicht vorhandenen Alltagstauglichkeit. Wenn Unternehmen Schulungen anbieten, sollten diese nach Möglichkeit in Anspruch genommen werden.

Einige Unternehmen bieten auch kostenlose Testversionen an wie z. B. die Kanzleisoftware WinMACS der Rummel AG

Und hier ein paar Anmerkungen zu den rechtlichen Mythen.

Das könnte Sie auch interessieren

• Ordnung macht glücklich
• Bürodienstleister viele Berufe unter einem Dach

Empfehlen Sie diesen Artikel Ihren Followern
Tweet

Seit 1999 sind neben Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen –
auch Buchungsbelege und sonstige Buchungs- und Organisationsunterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren.
Für letztere galt zuvor eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist.

Wann laufen Aufbewahrungsfristen ab

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden sind oder sonstige Unterlagen entstanden sind:
Ist z. B. der Jahresabschluss für 2009 im April 2010 erstellt worden, läuft für diesen die Aufbewahrungsfrist ab Schluss des Jahres 2010 bis Ende 2020.

Übersicht Aufbewahrungsfristen zur 6- bzw. 10jährigen Aufbewahrung.

Sieh hierzu auch: Wirtschaft Südwest

Das könnte Sie auch interessieren

• Büroorganisation – mehr als ein Kostenfaktor
• Büroorganisation – eine Begriffsbestimmung
• Jahreswechsel – Büroarbeiten (neu) organisieren

Ihren Xing-Kontakten zeigen

Tweet

Das Equipment

Dabei geht auch viel Zeit durch Warten verloren. Der Rechner fährt zunächst immer langsamer hoch, aber auch die Arbeiten am PC scheinen eine Ewigkeit in Anspruch zu nehmen. Der Mann von dem PC-Service, kann nichts Konkretes finden und hat schnell einen Grund: der PC ist zu alt.

Nun, es ist er gerade mal drei Jahre. Deshalb heißt es: Festplatte putzen und anschließend defragmentieren. Schafft Platz und der PC wird – wahrscheinlich – schneller. Übrigens es gibt hierfür sogar ein sog. Cleaner-Programm.
Natürlich wird der ganze Vorgang mit dem Vorsatz abgeschlossen:
In Zukunft(!) lösche ich überflüssige Dateien früher.

Der Drucker staut das Papier, der Toner ist gerade leer, der Kopierer ist falsch eingestellt, der Scanner ist außer Betrieb – Alltag eben. Aber es nervt und irgendwie geht so viel Zeit „verloren“. Es verfestigt sich der Eindruck: Die Zeit, die durch die elektronischen Mittel gespart wird, wird vermehrt für die Behebung von Fehlern benötigt.

Nicht funktionierendes Equipment beim Auftraggeber ist besonders ärgerlich. Denn die Aufgaben lassen sich nicht in der Zeit bewältigen, die der Kompetenz des Dienstleisters entspricht. Wenn es ganz dumm läuft, wird dies eher der Kompetenz des Dienstleisters als den technischen Problemen angelastet. Hier hilft es möglicherweise, die Probleme sofort zu dokumentieren und ggf. auf zügige Behebung zu bestehen.

Kommunikation

„Kommuniziert“ wird heute fast alles und auf allen möglichen Wegen:

• Treffen bzw. Meetings
  Treffen mit mehren Kollegen benötigen trotz einer klar definierten Agenda häufig mehr Zeit als vorgesehen.
  Die Teilnehmer kommen von Hölzchen auf Stöckchen und sind weit ab vom ursprünglichen Grund des Zusammentreffens, vor allem wenn der Diskussion ein Brainstorming vorausgegangen ist.
  Ein einfaches Mittel solche Treffen schneller zu beenden ist, sie im Stehen abzuhalten. Gegen nicht funktionierende elektronische „Helfer“ sind Papier und Stift oft der rettende Ausweg.
• Plaudern in der Kaffeepause
  Leider findet dabei meist der Austausch nur über Negatives statt. Was nicht klappt, wer nicht gegrüßt hat, negativer – Büro-Klatsch eben.
  So kehren die Gesprächspartner nicht erholt, sondern eher frustriert an ihrem Arbeitsplatz zurück. Die Gedanken sind nicht bei der Arbeit, was natürlich zu Fehlern führen kann, aber auf alle Fälle Zeit kostet.
  Nachdem Ramona Wonneberger erfolgreich in Arbeitsverträge ein Mecker- und Jammerverbot aufgenommen hatte, gibt sie heute Seminare zum Thema: „Was uns Ärger kostet.“
  Wer dennoch seinen Frust los werden möchte, kann dies an der elektronischen Klagemauer für sich allein tun, zumindest hilft die Seite etwas für die Lachmuskeln zu tun. Der schlimmste Ärger kann in einem Forum abgeladen werden.
  Im Gespräch mit den Kollegen können Sie den positiven Austausch pflegen.
• Soziale Netzwerke
  In den sozialen Netzwerken des Internet mit seinen Foren bleibt viel Zeit hängen. Deshalb sollte sich jeder gründlich überlegen, welche Foren er aktiv nutzen möchte und wie vielen dieser Netzwerken beizutreten sinnvoll ist.
  Der Wert sozialer Netzwerke im Internet ist vor allem für Einzelunternehmen unbestritten, die Zeit die sich damit ver(sch)wendet lässt allerdings auch
• Emails das Mittel zur Kommunikation schlechthin und der Zeitfresser überhaupt.
  Aber das ist ein ganz anderes Kapitel.

In der Ruhe liegt die Kraft

Es ist nicht die „die verlorene Zeit“, die uns unter Druck setzt, sondern die Ansprüche, die wir an uns selber stellen. Wenn PC, Internet, Drucker nicht so wollen, kann eine kleine Pause einen größeren Zeitgewinn bringen als die verzweifelte Suche nach einer schnellen Lösung. Wenn Sie Ihrer Technik etwas Zeit lassen, ist sie manchmal auch wieder viel umgänglicher.

Das könnte Sie auch interessieren

• Vom Suchen und finden
• Internet als Marketinginstrument nutzen
• Sinnvolle Pausen einrichten

Ihren Xing-Kontakten zeigen
Tweet

Neuheiten führen immer wieder zu verschiedenen Prognosen und haben mit vielen Prognosen gemein, dass sie sich oft als Luftblasen erweisen.

Mit Einführung des PCs hieß es, dass nun Papier gespart werde. Bekanntlich ist das Gegenteil eingetreten. Der Papierverbrauch im Büroalltag hat sich vervielfacht. Vieles wird nicht nur sofort ausgedruckt und vervielfältigt, sondern auch entsprechend mehrfach abgelegt.

Ähnliche Fehleinschätzungen treffen auch auf die Gestaltung von Räumen und der damit verbunden Arbeitsorganisation zu. Immer wieder werden neue Idee mit Bürogestaltung im Innen und Außenbereich entwickelt, die in der Praxis nicht halten, was man sich davon versprochen hatte.

Gesunder Menschenverstand

Im Grunde müsste der gesunde Menschenverstand Projekte, die Büroorganisation und Raumgestaltung lösen sollen, durch die Tätigkeiten und deren Ausführende bestimmen lassen. Arbeiten im Büro doch Menschen, die bekanntlich sehr individuell sind.

Stattdessen werden immer wieder neue Pläne ohne die Menschen vor Ort umgesetzt mit teilweise unangenehmen Folgen.

Man denke an die Bürogestaltung, die das Großraumbüro hervorbrachte. In der Praxis wurden schnell die Schwachpunkte deutlich. Vor allem die Konzentration wird durch einen erhöhten Lärmpegel stark beeinträchtigt und führt vermehrt zu Stress. Aber auch die Luftverhältnisse und Zugluft erschweren die Arbeit und erhöhen das Krankheitsrisiko. Die „eingesparte“ Raummiete wird durch höhere Ausfallzeiten nicht ausgeglichen. Neue Studien beweisen, dass in Großraumbüros die Arbeitnehmer häufiger krank sind.

Auch Raumteiler und Trennwände lösen nur einige Probleme der Großraumbüros. Manche schaffen auch neue bei der Umgestaltung ;-)

Bisschen Bauchgefühl

Das Büro von morgen gestern entworfen, muss heute schon wieder ganz anderen Erfordernissen und Erkenntnissen gerecht werden. So gehen inzwischen Planungen wieder weg vom Großraumbüro.
Hierzu ein Artikel in der ZEIT vom 31.01.1969. Wichtige Erkenntnis: “Sie waren sich einig: Die Zukunft gehört dem Großraumbüro. Letzte Einwände, meist auf Unkenntnis beruhend, wurden beiseite gewischt.” Auch wurde schon mal ein Blick ins Jahr 2000 geworfen, dort werde u. a. mehr im Grünen und nicht mehr Bürohäusern in der Stadt gearbeitet.

Leider führt das auch wieder zu anderen Extremen. So hat ein Experiment einer amerikanischen Werbeagentur gezeigt, dass die Menschen doch konservativer in ihren Vorstellungen von Raum und Zeit sind, als Handy und Laptop es zulassen würden.

Ist diese Werbeagentur doch davon ausgegangen, dass mit dem Computer weniger Papier notwendig sei, das bewegt, verwaltet und archiviert werden muss. Dadurch ließe sich nicht nur Platz für Archivierung einsparen, sondern insgesamt Bürofläche pro Mitarbeiter. Man ging davon aus, dass in Folge auch weniger Büroraum benötigt würde. Mit Laptop und Handy ist der Mitarbeiter zusätzlich auch nicht ortsgebunden und benötige demzufolge auch keinen eigenen Schreibtisch mehr. Arbeiten könnten in Folge sogar ortsungebunden erledigt werden. Das Experiment der Werbefirma missglückte jedoch gründlich.
Die Mitarbeiter wollten nicht jeden Tag an einem anderen Platz mit einem anderen Handy oder Laptop ihre Büroarbeiten erledigen. Heimlich wurden auf Zettel Notizen gemacht, für die es aber keine Aufbewahrungsmöglichkeiten gab und die deshalb oft verloren gingen. So waren z. B. Ideen unwiederbringlich verloren. Schließlich erschienen einige möglichst früh am Arbeitsplatz, um sich von einer Art Servierwagen mit Handys und Laptops diese für den ganzen Tag zu sichern. Gleichzeitig nahmen Arbeitsleistung aber vor allem Kreativität ab – für eine Werbefirma natürlich ein Übel.

Neu: flexibler Arbeitsplatz

Die Praxis zeigt, die Firmensitze werden größer, der Papierverbrauch steigt, die Menschen fühlen sich in Großraumbüros nicht wohl. Das Beispiel der Werbefirma beweist, eine Arbeitsorganisation ohne eigenes Büro, ohne Tische, Papier und ohne persönliches Equipment verfehlt sein Ziel völlig.

Die Mitarbeiter wünschen sich auch in ihrem Arbeitsumfeld einen eigenen gewissermaßen privaten Raum und kommen so einem Grundbedürfnis nach: nämlich Gewohnheit und damit Sicherheit.

Was ist notwendig?

Da Aktenordner (im Moment noch) nicht wegzudenken sind, muss eine sinnvolle Büroorganisation für einen reibungslosen Zugriff sorgen. Das beinhaltet Verwalten und schnelles Finden von Dokumenten genauso wie eine sinnvolle Archivierung alter Dokumente. Gerade hier können externe Dienstleister für Büroorganisation aufgrund ihrer Erfahrung gemeinsam mit den Mitarbeitern vor Ort einen wichtigen Beitrag leisten.

Die Arbeit muss effizient geleistet werden, Kommunikation durch ein entsprechend freundlich gestaltetes Umfeld erleichtert sowie Mitarbeiter in die Veränderung von Strukturen aktiv einbezogen werden.

Der Papierflut kann mit einem sinnvollen Dokumentenmanagementsystem entgegengewirkt werden.

Ein externer Bürodienstleister kann viele Bereiche durch sein Home-Office abdecken und den Firmen entsprechend zuarbeiten. Das Gespräch mit den Mitarbeitern vor Ort und ein regelmäßiger Kontakt führen zu der notwendigen Routine, um eine qualifizierte Leistung aller Beteiligter zu gewährleisten.

Das könnte Sie auch interessieren

• Pflanzen im Büro
• Co-Working-Büros – Gemeinschaftsbüros auf Zeit
• Mit DMS Büroorganisation effizienter gestalten

Empfehlen Sie diesen Artikel Ihren Followern
Tweet

Informieren Sie Ihre Xing-Kontakte

Den Ängsten der Mitarbeiter gerecht werden

Und dann auch noch ein Fremder, geschickt vom Chef – was weiß der schon von meinem Büroalltag, meinen Tätigkeiten, Fähigkeiten und Kenntnissen?
Ein Dienstleister muss sich auf diese Mitarbeiter vorbereiten und sich darüber im Klaren sein, was es heißt, in einer fremden Firma Menschen „zu unterweisen“, die er nicht kennt. Denn, als Büroorganisator erbringt dieser auch die Dienstleistung, anderen Personen aufzuzeigen, was diese nicht optimal gestalten, was sie nicht im Griff haben und wie sie effektiver arbeiten können. Wissen weiter zu geben birgt die Gefahr, anderen etwas „aufzudrücken“, womit diese nicht zurecht kommen. Es folgen Verweigerung zur Zusammenarbeit, Trotzreaktionen auf sämtliche Veränderungsvorschläge und eine gewisse Beratungsresistenz.

Kommunikation kann nur miteinander stattfinden

Wer als Bürodienstleister mit und nicht gegen Menschen arbeiten möchte, muss sich bei seiner Arbeit immer die Frage stellen, wie er diese Personen auf allen Ebenen der Kommunikation erreicht. Hier hilft oft das allseits bekannte Kommunikationsmodell der „Vier-Ohren“ von Friedemann Schulz von Thun. 

Adaptiert auf die Bürodienstleistungsbranche können wir folgendes Beispiel nehmen:
Der Dienstleister sieht den Schreibtisch des Mitarbeiters, welcher mit Akten und Papier so zugestapelt ist, dass kein freier Platz mehr sichtbar ist. Der Mitarbeiter gibt zu, dass er zum Teil nicht weiß, welche Dokumente sich in den Stapeln befinden. Darauf sagt der Büroorganisator: „Dann werden wir jetzt dieses Chaos gemeinsam aufräumen, uns jedes Papier ansehen und eine neue Ordnung für die Dokumente finden, mit denen Sie zurecht kommen.“ Wie kann diese Aussage vom Mitarbeiter interpretiert werden?

Training-on-the-Job als personenbezogene Hilfestellung

Im günstigsten Fall freut er sich darauf, dass nun – rein sachlich gesehen – endlich „Ordnung geschaffen wird“ und er dadurch besser arbeiten kann.
Im ungünstigsten Fall hat dieser Mitarbeiter gerade ein sehr großes „Beziehungsohr“ und hört nur, dass er unordentlich arbeitet und dieser externe Dienstleister alles besser weiß. Und was mag der Dienstleister wohl persönlich von ihm, dem unordentlichen Chaoten, halten? Wird er zum Chef gehen und sagen, dass er unfähig sei, seine Arbeit zu tun? Die Reaktion des Mitarbeiters kann von Frustration bis hin zur Wut auf diese „Aufräumarbeit“ reichen und die Zusammenarbeit behindern.

Tritt der Bürodienstleister als Trainer oder Coach auf, muss er sich auf diese Problematik der Kommunikation einstellen, um die Ängste und Sorgen der Mitarbeiter einschätzen zu können und um diese Störungen zu klären. Damit beide Seiten zu einem positiven Ergebnis gelangen.

Das könnte Sie auch interessieren

• Mit gemischten Gefühlen – Büroalltag
• Büro von morgen – wie Büroarbeit aussehen kann

Ihren Xing-Kontakten zeigen

Tweet

Rechnungen über E-Mail

Es ist nicht die Technik, die das Versenden von Rechnungen als E-Mail erschwert, sondern der Gesetzgeber macht einen Unterschied zwischen normalen Rechnungen auf Papier ohne Unterschrift oder Rechnungen per E-Mail. Letztere erfordern eine sogenannte elektronische Signatur.

Fehlt diese elektronische Signatur, ist der Vorsteuerabzug bei Geschäftskunden gefährdet, denn diese Vorschrift gilt nur bei Geschäftskunden, aber nicht für Verbraucher.

Wird eine Rechnung ausgedruckt, die über E-Mail zugesandt wurde, verliert sie ihre Gültigkeit. Sie kann somit nicht mehr dem Finanzamt vorgelegt werden. E-Mail-Rechnungen müssen also auch vom Empfänger mit zusätzlichem Aufwand bearbeitet werden. Zunächst muss es dem Empfänger möglich sein, die Signatur auf Gültigkeit zu prüfen. Zusätzlich muss entweder ein lückenloser Nachweis ein- und ausgehender E-Mail-Kommunikation geführt werden oder es muss eine Mail-Archivierung entsprechend gesetzlicher Vorgaben bestehen. Eine Verpflichtung, die es übrigens schon ein paar Jahre gibt. Siehe auch Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails

Ebenso sind Rechnungen per Fax ungültig, wenn sie über einen Fax-Server übermittelt werden.

Sinn und Unsinn der elektronischen Signatur

Natürlich soll mit dieser elektronischen Signatur Betrug entgegengewirkt werden, denn die Inhalte von Rechnungen sind wohl relativ einfach zu manipulieren auch bei schreibgeschützten Dateien.

• Rechnungsbeträge sollen nicht geändert werden können
• Privatrechnungen können nicht zu Rechnungen für den Geschäftsbereich umgewidmet werden

Wer allerdings eine geschützte Datei manipulieren möchte, handelt ja schon mit einer gewissen kriminellen Energie. Indirekt wird hier jedem Rechnungsempfänger der Hang zum Betrug unterstellt, denn

• jede Rechnung kann durch die Überweisung überprüft werden
• eine PDF-Datei kann nur schwer geändert werden

Dass sich für elektronische Signaturen inzwischen ein lukrativer Markt findet, zeigt sich bei einer entsprechenden Internetrecherche.

Das kleinere Büro oder eben auch der selbstständige Bürodienstleister müssen eben wieder ihre Rechnungen „eintüten“, entsprechend frankieren und brav zur Post tragen. Das erhält dann wenigsten ein paar Arbeitsplätze bei der Post.

Dass die elektronische Signatur umstritten ist, zeigt eine EU-Ministerratsrichtlinie, die Papierrechnungen und elektronisch übermittelte Rechnungen gleich stellen möchte: Digitale Rechnungssignatur spaltet die Meinungen

Ab 1. Juli 2011 waren diesbezüglich geplant, sind aber erst zum 23. September 2011 rückwirkend in Kraft getreten starke Vereinfachungen.

Das könnte Sie auch interessieren

• Elektronische Rechnungen ohne Signatur möglich
• Formale und rechtliche Vorgaben für Emails

Empfehlen Sie diesen Artikeln Ihren Followern
Tweet

Der Mensch die Schnittstelle zur Technik

Mit dem Stichwort Dokumentenmanagementsystem waren wir schnell beim Thema Büroorganisation an sich. Dennoch ist bei allen technischen Möglichkeiten letztendlich der Mensch die Schnittstelle, damit die Büroarbeiten in der Verwaltung genauso wie alle Produktionsabschnitte reibungslos ablaufen.

Natürlich müssen die Möglichkeiten der Technik weitestgehend beherrscht werden. Viele Mitarbeiter fürchten gerade jetzt, dass mit jedem technischen Fortschritt auch ihre Arbeitsplätze zur Disposition stehen. Deshalb wehren sie sich oft mit allen ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln Neuerungen zu übernehmen, fürchten jede technische Entwicklung, fühlen sich zu oft überfordert.

Die Sekretärin – die Schnittstelle von Chef zum Personal

Nicht nur in Kriminalromanen rund um Wirtschaftsvergehen wird ein besonderes Augenmerk auf die Sekretärin oder wie man heute sagt auf die Büroassistentin gerichtet. Gehen doch über ihren Schreibtisch alle Vorgänge, Termine und Kundendaten. Nicht zuletzt kennt sie zumindest in kleineren Betrieben auch alle Mitarbeiter. Sie erkennt als Erste Unregelmäßigkeiten und weiß, wann eine Firma keinen Bestand mehr haben wird. Sie weiß, was Kommunikationswege vereinfacht und wie Strukturen funktionieren. Dennoch fürchtet auch sie oft, mit der Einführung neuer Methoden „entmachtet“ zu werden oder gar ihren Arbeitsplatz zu verlieren.

Wer Zusammenhänge versteht, macht entsprechende Aufgaben gerne – wer etwas gerne macht, macht es gut

Damit die Möglichkeiten der Technik voll ausgeschöpft werden können, müssen oft Arbeitsabläufe umorganisiert werden. Leider wird immer noch zu oft „von oben“ ein System aufgesetzt, das von Beratern oder Medien als der Weisheit letzter Schluss empfohlen wird. Bei der Beratung zur Organisation müssen jedoch betriebliche Zusammenhänge beachtet und die Menschen im Beratungs- und Organisationsprozess berücksichtigt werden.

Bei allen Umstrukturierungsmaßnahmen müssen oben beschriebene Ängste berücksichtigt werden. Gute Berater fragen die Mitarbeiter nach den Gründen ihres Vorgehens bei bestimmten Arbeitsschritten. Systeme dürfen den Anwender nicht zwingen, völlig neue Arbeitsschritte auszuführen. Diese Maßnahmen müssen sich weitgehend dem Tempo der Mitarbeiter anpassen können.

Mitarbeiter, die täglich mit Arbeitsabläufen befasst sind, wissen oft am besten, warum bestimmte Reihenfolgen eingehalten werden. Oft wünschen sie sich sogar andere Vorgehensweisen, die aber wiederum eine Reihe von weiteren Änderungen nach sich ziehen würden.

Diese Mitarbeiter sind es aber, die die notwendigen Erklärungen liefern, warum spezifische Abweichungen notwendig sind. Jede Firma hat seine individuellen Strukturen, denen so weit wie möglich Rechnung getragen werden muss. Die Prozesse, die eine nachhaltige Änderung im Betriebsablauf bewirken sollen, arbeiten flexibel und benötigen entsprechend Zeit. Z. B. sollten Fehlerkorrekturen bei den Eingaben auch nach dem Speichern eine Selbstverständlichkeit sein.

Je starrer ein neu eingeführtes System in der Anwendung ist oder an die Mitarbeiter herangetragen wird, um so eher werden die Mitarbeiter dieses System bei allen möglichen Gelegenheiten torpedieren. Spätestens nach einem Jahr sind die auf diese Weise optimierten Arbeitsabläufe wieder genauso wie vor Einführung des neuen Systems. Die Kosten für die Umstellung waren vergeblich.

Der Mitarbeiter das wertvollste Kapital im System

Der Aufwand, der mit der Einbeziehung aller Beteiligten betrieben wird, zahlt sich andererseits in kürzester Zeit aus. Im Gegenteil viele Mitarbeiter werden Ideen einbringen, wie Arbeitsschritte vereinfacht werden können. Die Mitarbeiter sind schließlich das Kapital der Firma. Wenn dies gegenseitig anerkannt wird, wird die Erweiterung der technischen Möglichkeiten viel seltener auf Widerstand stoßen.

Externe Büroorganisation

Die Büroorganisation, die von externen Bürodienstleistern angeboten wird ist vielschichtig. Sie umfasst die Umstrukturierung von Arbeitsabläufen genauso wie eine sinnvolle Schriftgutablage bis hin zu einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem.

Das könnte Sie auch interessieren

• Begriffsbestimmung Büroorganisation
• Büroorganisation – einen Begriffsbestimmung
• Bürodienstleistungen – viele Berufe unter einem Dach

Empfehlen Sie diesen Artikeln Ihren Followern
Tweet