Eine klare Entscheidung

Das eine haben, aber auf das andere nicht verzichten, ist dennoch der Wunsch vieler Selbstständiger. Ein gut verdienender Partner erleichtert die Selbstständigkeit. Um aber die Selbstständigkeit letztendlich nicht zum „Hobby“ werden lassen, muss mit den gleichen Bedingungen gearbeitet werden, als wenn der Selbstständige den Lebensunterhalt finanzieren muss. Schließlich darf auch nicht aus den Augen verloren werden, dass das Einkommen des Partners aus irgendeinem Grunde wegfallen könnte.

Der Starter neigt zu zwei Optionen:

• Sich einem scheinbar großen Umfeld anschließen wie
• eine Agentur, die z. B Aufträge für Schreibservice vergibt
• ein Franchiseunternehmen, das eine Marke oder Marketingaktionen verspricht
  Eine Agentur, aber auch ein Franchiseunternehmen möchte in erster Linie einen guten Umsatz gekoppelt mit einem guten Einkommen erzielen. Jeder, der sich so einer Unternehmung anschließt, sollte sich die Preise für die Kunden ansehen und was er selbst dabei verdient. Da bleibt oft für den Selbstständigen nur noch Akkordarbeit.
• der regelmäßige Blick in Stellenanzeigen, um doch noch eine Festanstellung zu erreichen
  Wer für sich die Chance sieht, auf dem Arbeitsmarkt eine Stelle zu bekommen, der sollte dann auch dafür seine Energie aufwenden.

In Lösungen denken

Dennoch sollte ein Selbstständiger für alles offen sein. Eine Starterin war sogar bereit dreimal wöchentlich 170 km zu fahren. Nachdem sie sich dazu durchgerungen hatte und schon zusagen wollte, bekam sie in unmittelbarer Nähe ein interessantes Angebot.

Was für einen Arbeitslosen inzwischen selbstverständlich ist, dass er flexibel reagieren muss, ist es für einen Selbstständigen umso mehr. Aber ich erlebe auch Starter, die noch vor einem Gespräch mit einem möglichen Auftraggeber eine Rechnung aufmachen, warum ein bestimmter Auftrag für sie nie in Frage käme, selbst wenn das Arbeitsgebiet zu 100% mit den eigenen Möglichkeiten und Wünschen übereinstimmt.

Natürlich muss das Preisleistungsverhältnis stimmen. Aber Zeit, die auf der Strecke bleiben könnte, darf für einen Starter kein Negativargument sein. Probleme können in einem gut vorbereiteten Gespräch meist gelöst werden. Und jedes Gespräch mit einem Auftraggeber ist für einen Starter eine Lehrstunde für neue Verhandlungen, wenn jedes Gespräch entsprechend aufbereitet wird.

Über Finanzen rechtzeitig nachdenken

Insbesondere rund um die Bürodienstleistung wird mit geringen Investitionen gerechnet, so dass ein schneller Start möglich scheint(!). Dabei wird vergessen, dass ein PC und ein Internetanschluss nicht mehr ausreichend sind, eine professionelle Selbstständigkeit zu starten.

Neben einem gewünschten und realistischen Einkommen muss Werbung und Weiterbildung eingeplant werden. Auch im Internetzeitalter muss ein Selbstständiger persönlichen Kontakt aufnehmen, um durch seine Persönlichkeit und sein Auftreten für seine Dienstleistung zu werben. Auch hierfür müssen Investitionen eingerechnet werden, die nicht unbedingt steuerlich absetzbar sind.

Drei bis fünf Jahre Unsicherheit

Die Regel sagt, dass sich ein Unternehmen nach drei Jahren bekannt gemacht hat, nach fünf Jahren Festigkeit gewinnt und nach sieben Jahren auf einigermaßen sicheren Beinen steht.

Das bedeutet, dass die ersten drei Jahre oft kein Einkommen erzielt wird, von dem man wirklich leben kann und dass ein Kundenstamm erst langsam aufgebaut wird. Wohl dem, der tatsächlich noch ein weiteres Einkommen in der Partnerschaft hat.

Aber auch Urlaub und Freizeit werden kleingeschrieben und können mit dem eigenen Einkommen oft einen längeren Zeitraum nicht verwirklicht werden.

Die Begeisterung für die eigene Idee trägt

Letztendlich ist die Begeisterung für die eigene Idee, die der Selbstständigkeit den notwendigen Schwung gibt. Die Überzeugung, den richtigen Weg für sich gefunden zu haben, ist die beste Voraussetzung sein Ziel der gesicherten Selbstständigkeit zu erreichen.

Ein Unternehmer heißt so, weil er etwas unternimmt. Wer sich nicht informiert, wird aber schnell zum „Unterlasser“, weil er nicht alle Möglichkeiten erkennt und entsprechend ausschöpft bzw. reagiert.

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Die Änderungen

• Der bisherige Rechtsanspruch aufgrund eines geprüften Geschäftsplanes entfällt. Eine Bewilligung der Geschäftsidee liegt im sog. „Ermessensspielraum“ des Sachbearbeiters. Nachdem bisher in der Praxis immer wieder auch weniger durchdachte Ideen zur Selbstständigkeit gefördert wurden bzw. Arbeitslose in die Selbstständigkeit gedrängt wurden – auch um die Statistik entsprechend zu schönen. Da inzwischen die Arbeitslosenzahlen sinken, nutzen die Sachbearbeiter diesen “Ermessensspielraum” wie dieses Beispiel zeigt.
• Die Bezuschussung fällt jetzt geringer aus. Wesentlicher Punkt ist aber die kurze Laufzeit. Im Grunde ist es von der finanziellen Seite her betrachtet wohl egal, ob sich jemand mit seinem Arbeitslosengeld innerhalb eines Jahres selbstständig macht oder offiziell diese Selbstständigkeit beantragt. Der offizielle Schritt in die Selbstständigkeit verhindert nur, dass an Maßnahmen der ARGE teilgenommen werden muss
• Die Frist für die Beantragung wurde verändert. War bisher ungefähr ein viertel Jahr (90 Tage) vor Auslaufen des Arbeitslosengeldes den Gründungszuschuss zu beantragen ausreichend, muss jetzt die Entscheidung fast ein halbes Jahr (150 Tage) vorher getroffen werden

Genaue Erläuterungen zu den Änderungen finden Sie unter Förderland.

Vorbereitung und Planung

In dieser Friständerung sehe ich den schwerwiegendsten Nachteil. Eine Gründung muss durchdacht sein, die Marktanalyse kann nicht erst in die Zeit der Gründungsphase fallen. Das persönliche Umfeld muss einbezogen werden und die eigene Unternehmerpersönlichkeit überprüft werden. Wer sich nicht gründlich vorbereitet, scheitert wesentlich häufiger.

Die Problematik ist, dass sich nun noch mehr Hals über Kopf in eine Selbstständigkeit wagen, um der Hartz-IV-Falle zu entgehen. Eine Gründung, die Bestand haben soll, braucht jedoch eine gründliche Vorbereitung auch im Bereich Bürodienstleistung.

Nicht nur Sparzwänge

Zunächst werden die Kürzungen auf die sog. Sparzwänge zurückgeführt.

• Ein weiterer Aspekt – und ich habe diese eben auch im Umfeld von Bürodienstleistungen erlebt – ist der sog. „Mitnahmeeffekt“. Wer sich bisher selbstständig gemacht hat, wurde einerseits nicht mehr den Zwängen der nachvollziehbaren Arbeitssuche unterworfen und konnte über ein Jahr hinaus mit Zuschüssen der ARGE rechnen.
• Und letztendlich werden diese Änderungen durch die rückläufigen Arbeitslosenzahlen begründet. Wie diese Zahlen wirklich zustande kommen, ist jedoch eine statistische Schönfärberei.

Es ist schade, dass das Gros der ehrlichen Gründer benachteiligt wird, weil es immer wieder einige Menschen gibt, die Systeme für sich ausnutzen. Ich frage mich, ob eine Androhung Zuschüsse bei nicht ernst gemeinten Gründungen zurückzahlen zu müssen, diesen bestimmt vorhandenen „Mitnahmeeffekt“ auch verhindern würden. Vielen Neugründungen leiden nun darunter, dass viele Gründer zu diesem Schritt ermutigt worden sind, sei es durch unseriöse Berater oder durch Sachbearbeiter bei der ARGE direkt.

Vielleicht hilft es auch dem einen oder anderen eine Selbstständigkeit als Einzelunternehmen zu überdenken. Wenn ich bei persönlichen Zusammenkünften sehe, welche Dienstleistungen von Einzelunternehmen angeboten werden, bin auch oft verwundert, dass diese Idee gefördert wurden.

Eine Existenzgründung dauert drei Jahre

Auch bisher galt, dass der Gründungszuschuss als Gründungshilfe gedacht war und nicht der Grund, es “auch mal” mit Selbstständigkeit zu probieren.
Die sog. “Reform” ist zwar ärgerlich, dennoch sollte jedem bewusst sein, dass dieser Zuschuss bisher auch nur eine “Anschubfinanzierung” war. Eine falsche Einschätzung bedeutet schon jetzt mit dem Ende der Förderung auch das Ende der Selbstständigkeit.
Bei allem berechtigten Ärger über die Kürzungen. Jeder Existenzgründer auch im Bereich Büroservice muss sich im Klaren drüber sein, dass eine gewisse Stabilität des eigenen Unternehmens erst nach drei Jahren gegeben ist. Nach fünf Jahren lässt sich von einer Beruhigung sprechen und erst im 7. Jahr kann das Unternehmen auf eine gewisse Sicherheit vertrauen.

Der Zuschuss durch ARGE sollte also in erster Linie für Marketingmaßnahmen genutzt werden und nicht als Bestandteil des Lebensunterhalts eingeplant werden.

Häufig wird im Bereich Bürodienstleistung vergessen, dass die Auftragslage auch von starken Schwankungen abhängig ist, die auch immer wieder nach dem Auslaufen des Zuschusses bewältigt werden müssen.

Wer sich bis zum 31. Oktober noch selbstständig machen möchte, kann dies noch zu den alten Bedingungen.

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Der Start scheint problemlos

Der Markt der Bürodienstleister ist aufgrund der einfachen Ausgangslage:

• Home-Office
• PC
• Internetanschluss

entsprechend überlaufen.

Kreativität ist das nächste Zauberwort, das scheinbar ohne Investition auskommt und viele zu Gründungen im Bereich Webdesign oder Texten verführt.

Zusätzlich sind die Hürden der ARGE in diesem Bereich für einen Businessplan oft niedrig. Eine Gründerin meinte in einem Gespräch: „Ich hätte ich auch einen abgerissenen Zettel geben können“.

Nicht zuletzt sprechen auch eine Reihe von Gründen für die Selbstständigkeit:

• Eine Festanstellung ist nicht mehr sicher
• Eine Selbstständigkeit trägt auch zur Selbstverwirklichung bei
• Wissen und Ideen lassen sich endlich für die Wertsteigerung des eigenen Unternehmens nutzen
• Die erbrachte Leistung zahlt sich für einen selbst aus

In die Selbstständigkeit unter zeitlichem Druck

Druck und Eile verführen zu nicht sorgfältig durchdachten Entscheidungen.

Die Motivation die „Hartz-IV-Falle“ zu vermeiden ist sicher kein Fehler, sollte aber dennoch vor Fehleinschätzungen schützen. Wichtig ist, dass der Gründung ausreichend Zeit für die Vorbereitung eingeräumt wird. Die Startphase bedeutet viel ungewohnte Arbeit.

Ein “ich mach mal schnell” ist eher ein Weg, der schnell wieder aus der Selbstständigkeit herausführt.

„Gut Ding will Weile haben“

Diese alte Redensart gilt auch heute noch.

Deshalb muss einer Vorbereitungsphase bei der Existenzgründung unbedingt entsprechend Zeit eingeräumt werden, um:

• eigenes Potential zu erkennen und in der Selbstständigkeit entsprechend zu verankern
• Marktanalyse nicht nur im unmittelbaren Umfeld zu betreiben, sondern auch WAS angeboten wird und WIE es angeboten wird, entsprechend zu werten und zu gewichten
• Website von Mitbewerbern wirken zu lassen
• Gründliche Internetrecherche zu betreiben
  Neben Inspirationen, sich selbst im Internet zu präsentieren, können viele Erkenntnisse gewonnen werden, die sich durch die Selbstständigkeit ergeben. Dabei dürfen rechtliche Aspekte beim Arbeiten im Internet nicht unterschätzt werden. Es gibt nicht wenige, die gerade am Unwissen von Gründern zu verdienen versuchen
• Hilfe zu suchen und Berater zu prüfen, die eigene Schwächen und Mängel ausgleichen helfen

Eine Selbstständigkeit aus der Not nur auf festem Fundament

Die Selbstständigkeit auch aus der Not ist in erster Linie für den erfolgreich, der sich nicht drängen lässt und der sich auch über seine eigenen Fähigkeiten bewusst wird. Denn diese Fähigkeiten sind das Fundament der gewünschten Selbstständigkeit.

Eine Selbstständigkeit ist erst nach fünf bis sieben Jahren gefestigt. Fehler in der Anfangsphase führen aber oft zu einer Geschäftsaufgabe nach bereits zwei Jahren. Neben den finanziellen Folgen dürfen die psychischen Folgen nicht unterschätzt werden.

Hilfsangebote einschätzen lernen

Existenzgründer sind überall gefragt und erhalten ein breites Hilfsangebot in den verschiedensten Bereichen. Für einen Gründer ist es fast unmöglich die Spreu vom Weizen zu trennen. Es gibt ein paar grundsätzliche Möglichkeiten seriöse Berater zu erkennen.

Die beste Voraussetzung sind hierbei Fragen, die sich während der Recherche in der Gründungsphase ergeben.

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In der Online-Ausgabe der Handwerkszeitung wird auf die Problematik ärgerlicher Anrufe sog. Unternehmensberater insbesondere bei Handwerkern hingewiesen. Aber auch andere Branchen werden von sog. Unternehmensberatern umgarnt. Vor allem Existenzgründer sind beliebte Ansprechpartner.

In sieben Punkten wird beschrieben, woran unseriöses Geschäftsgebaren schnell erkannt wird. Allgemein gelten für alle Branchen diese beiden Punkte:

• unerlaubte Anruf der sog. Kaltakquise
• schnelle Terminvereinbarung bzw. ein „ich bin gerade in der Nähe“

die nicht den Gepflogenheiten eines professionellen Beraters entsprechen.

Für alle Angebote ausreichend Zeit zur Prüfung nehmen

Und es gilt auch hier, bevor ein Angebot angenommen wird, muss man mindestens eine Nacht drüber schlafen dürfen. Wer eine schnelle Unterschrift einfordert, scheint seine Leistung eher „verramschen“ zu müssen. Oft wird deshalb der “Schnäppchenjäger” im potentiellen Kunden angesprochen. Komischerweise gibt es immer noch eine ganze Reihe von Menschen, die nicht wissen, dass „billig“ richtig teuer werden kann.
Aber Vorsicht: auch scheinbar hochwertige teure Angebote sollten nicht zur schnellen Unterschrift verleiten. Nicht immer ist alles seinen Preis wert.

Unlautere Anrufe und Terminierungen

Weil auch Unternehmensberater Ihre Dienstleistung dem potentiellen Kunden bekannt machen möchten, stehen sie wie alle Dienstleister vor dem gleichen Problem:

Wie komme ich an Kunden?

Eine Variante ist das Call-Center eines Marketingservice zu beauftragen, die Interessenten für eine Beratungsleistung zu finden bzw. diese bekannt zu machen. Seriöse Call-Center halten sich dabei an die Regeln des UWG.

Da der Vertrieb allerdings im Allgemeinen Einkommen über Provisionen generiert, wird das UWG nicht immer ganz so ernst genommen. So bleiben sie nicht aus, die unseriösen Anrufe. Anrufe oder aufdringliche Terminangebote unterbrechen den Büroalltag und damit Arbeitsrhythmus sowie Konzentration und sind entsprechend ärgerlich. Deshalb sind Kriterien wichtig die unseriösen Angeboten schnell zu identifizieren.

Qualifizierte Adressen eine heiß begehrte Ware

Für den Vertrieb ist deshalb Adressmaterial mit direkten Ansprechpartnern von großem Interesse. Neben Teilnehmern von sozialen Netzwerken, die ein eigenes Kontaktnetz aufgebaut haben wie z. B. in Xing, sind zunächst Branchenbücher aber vor allem gepflegte Adressübersichten interessant. Oft wird bei Telefonaten nach dem Umfeld gefragt, bei denen anschließend mit Verweis auf den angeblichen Tippgeber angerufen wird. Ein Hinweis auf Rücksprache ist hier sicher sinnvoll.

Nutzungsbestimmungen bei offiziellen Seiten beachten

„Bürodienste in:“ weist deshalb in seinen Nutzungsbestimmungen ausdrücklich darauf hin, dass die Teilnehmer nur dann kontaktiert werden dürfen, wenn ein ernsthaftes Interesse an der Dienstleistung besteht und nicht irgendein Verkaufsinteresse einer anderen Dienstleistung / eines Produkts der eigentliche Grund des Kontaktes ist.
Dieser Hinweis steht häufig auf den Kontaktseiten von Websites, die darum bitten, von Anrufen oder sonstiger KOntaktaufnahme, die nichts mit der angebotenen Dienstleistung zu tun haben, zu unterlassen.

Sicher ist es nicht leicht eine Dienstleistung bekannt zu machen. Auch der Markt der Unternehmensberater ist eng. Deshalb wird die Möglichkeit seine Beratungstätigkeit feilzubieten gerne auf Existenzgründermessen genutzt. Viele “Berater” bieten hier dem potentiellen aber doch sehr unerfahrenen Gründer blumig ihre Beratungsleistung an. Vor dem Problem Kunden zu gewinnen, stehen letztendlich alle Selbstständigen vor allem zu Beginn ihrer Selbstständigkeit. Deshalb sollte auch gleiches Recht für alle gelten.

Seriöse Beratung erkennen

In der Ruhe liegt die Kraft. Das ist bestimmt ein Kennzeichen für seriöse Beratung.

ein seriöser Berater wird

• durch Kompetenz auf sich aufmerksam machen
• keinen Erstkontakt über Kaltakquise wählen
• bei einem Anruf sofort an der Rufnummer zu erkennen sein
• Potentielle Kunden keinem Vertrieb überlassen
• durch nachweisbare Empfehlung, Kunden gewinnen
• nie irgendwelche Beratungsleistung als Sonderangebote anpreisen
• eine Förderung nicht als Verkaufsargument nutzen
• seine Leistung klar definieren und auf einer professionellen Website präsentieren
• gemeinsam mit seinem Kunden in einem kostenlosen Erstgespräch Zielvorgaben erarbeiten
• Leistungen ablehnen, die nicht abdeckt werden können und diese ggf. an einen Kooperationspartner weitergeben
• Termine aber auch Unterschriften für Angebote einen angemessenen Zeitrahmen einräumen

Der seriöse Berater wird eher gefunden aufgrund seiner nachvollziehbaren Kompetenz. Die Belange des Kunden stehen im Vordergrund nicht Verkaufsgespräche für eine einzigartige Leistung.

Wer einen möglichen Berater GEFUNDEN hat, sollte dennoch gezielte Fragen stellen:

• Eigene Kriterien für ein telefonisches Erstgespräch aufstellen
• Die Entwicklung des Beraters und seine Qualifikationen erfragen
• Überprüfen, ob angebotene Lösungen tatsächlich der Fragestellung entsprechen oder eher Allgemeinplätze beinhalten

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Für viele Bürodienstleister ist es interessant, die Selbstständigkeit zunächst nebenberuflich auszuüben, um sich einen Kundenstamm aufzubauen. Über die Festanstellung – und sei es nur ein Tag in der Woche – werden die Beiträge zur Sozialversicherung wie die Krankenkasse abgeführt. Die Belastungen für die Krankenkassenbeiträge richten sich nach diesem oft geringen Einkommen und sind für den Arbeitnehmer im Allgemeinen entsprechend überschaubar.

Zunächst sieht es so aus, dass die Krankenkassen klamm sind und deshalb nach neuen Einnahmequellen suchen. Andererseits muss ein “Vollzeit-Selbstständiger” sein Honorar entsprechend den hohen Beiträgen der Krankenversicherung kalkulieren, es findet also auch einen gewissen Wettbewerbsverzerrung statt.

Ein wesentliches Merkmal für die neue Einstufung ist nun, dass neben einer bestimmten Stundenzahl von ca. 20 Stunden über die selbstständige Tätigkeit mehr verdient wird als über die angestellte Tätigkeit.
Ausführliche Informationen finden Sie auf Gründungszuschuss.

Dass viele Selbstständige bisher den Weg der Versicherung über einen Angestelltenvertrag nutzten, liegt sicher auch an der Handhabung willkürlicher Einkommensgrenzen und der daraus resultierenden Beiträge. So kann es bei schlechter Auftragslage passieren, dass ein Großteil des Einkommens für die GKV verwendet werden muss. Eine Rückerstattung ist nicht vorgesehen, obwohl bei guter Auftragslage die GKV stets die Beiträge aus dem Vorjahr vom Selbstständigen nachfordert.
Auch die PKV hat ihre Tücken, denn nach günstigen Einstiegstarifen erhöhen sich über die Jahren die Beiträge erheblich und ein Übergang zur GKV ist nicht mehr möglich.

Wenn die Krankenkassen ihr System an die Situation der Selbstständigen anpassen, sollte das System insgesamt überarbeitet werden und der Gesetzgeber zu einer sinnvollen Lösung für Selbstständige aufgefordert werden, so dass die GKV auch den tatsächlichen Einkommensverhältnissen entspricht.
Dem Selbstständigen, der z. B. in einem schlechten Jahr ein monatliches Durchschnittseinkommen von 1.400,00 Euro erwirtschaftet, muss den Beitrag, der sich an der derzeitigen Bezugsgröße von 1.916,25 Euro ausrichtet, abführen. Diese Einstufung gilt ebenso für alle anderen Stufen. Erwirtschaftet jemand im Durchschnitt 2.002,00 Euro gilt für ihn die Bezugsgröße von 2.555,00 von der er mindestens (ohne Lohn- Gehaltsfortzahlung bei Krankheit) 14,9% zahlen muss.

Auch hier findet eine Wettbewerbsverzerrung statt und zwingt manchen Selbstständigen zur Aufgabe seiner Selbstständigkeit.

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Aus diesem Grund hat es sich das Team von gruenderlexikon.de zur Aufgabe gemacht, grundsätzliche Fragen und Probleme der Existenzgründer zu klären. Das Gründerlexikon erklärt Sachverhalte, Begriffe und Zusammenhänge zur Existenzgründung einfach und verständlich anhand von Beispielen.

Foren und Informationen

Zusätzlich können in einem Forum Fragen und Ideen zur Existenzgründung ausgetauscht oder einfach nur nachgelesen werden. Neben regelmäßigen Nachrichten zur Existenzgründung sind auf der Hauptseite Änderungen rund um die Selbstständigkeit und Geschäftsgründung durch Stichworte über einen Kasten auf der Startseite abrufbar.

Über die neuesten Forenbeiträge können Sie sich per RSS informieren lassen.

Themenvielfalt

Neben den zahlreichen Informationen umfassen die Themen im Wesentlichen:

• Einen von einem Steuerberater, Betriebswirten und Bilanzbuchhalter moderierten Ratgeber
• Ein Magazin mit kostenlosen Infos und Nachrichten zur Existenzgründung
• Kostenlose Muster und Vorlagen
• Kostenlose Onlinerechner zu verschiedenen Themen der Unternehmensgründung
• Und schließlich das Lexikon, dass sich aus mehr als 1.700 Fachbegriffen zur Existenzgründung zusammensetzt

Auf diese Weise kann der Existenzgründer einen ersten Einblick in die Welt der Unternehmer und der selbstständigen Arbeit bekommen. Die ersten eigenen Fragen werden beantwortet sowie Anreize und Ideen für ein Geschäftsmodell gegeben. Diese Ideen können anschließend weiterverfolgt und mit den geeigneten Fachleuten und Experten gezielt erörtert werden. Der Gründer verliert so wenig Zeit aber erspart sich unnötige Wege, schont seine Nerven und spart Kosten.

Weitere Informationen finden Sie hier: Gründerlexikon

Spätestens seit 2003 als die erste Welle der Selbstständigkeit und Ich-AGs über das Land schwappte, war diese Idee eher ein „Notnagel“, um nicht arbeitslos zu sein.
Grundkenntnisse auf einem Gebiet, ein paar autodidaktische Vertiefungen, ein Existenzgründerseminar und los ging’s. In den Zeiten des Booms fiel es auch bei der Marktbetrachtung nicht sofort auf, dass in kleinem Umfeld drum rum die gleichen Gründungen wie Pilze aus dem Boden schossen.

Bürodienstleister – ein breites Spektrum an Dienstleistungen

Nun ist grundsätzlich gegen eine Gründung im Bereich Bürodienstleistung nichts einzuwenden. Die Vielseitigkeit der Bürodienstleistungen lässt sehr unterschiedliche Fachbereiche zu. Das geht von

• Buchhaltung über Liquiditätsprüfung bis zum Controlling
• Beratung in allen möglichen Bereichen in Unternehmen vom Aufbau einer technischen Infrastruktur über Organisationsfragen bis Kommunikation im Unternehmen
• Büroservice mit allen relevanten Sekretariatsaufgaben mehr >>>
• Schreibbüro für alle Arten von Schreibservice, insbesondere als Spezialisierung für Ärzte, Psychologen, Rechtsanwälte oder unterschiedliche Wissenschaftsbereiche mehr >>>
• Büroorganisation mit dem Aufbau sinnvoller Strukturen mehr >>>
• Grafikdesign mit der Aufbereitung der optischen Darstellung mehr >>>
• Webdesign/ Webprogrammierung für eine gelungene Darstellung im Netz verbunden mit einer guten Auffindbarkeit (SEO)
• IT-Dienstleistungen vom Einzelplatz-PC über die Vernetzung aller Beteiligten einschließlich aller Möglichkeiten der Telefonie, betrieblich angepasste Software, Datensicherheit
• Fremdsprachen mit Übersetzung, aber auch Landeskunde
• Projektorganisation von der Implementierung neuer Software bis zur Umstellung der Arbeitsorganisation
• Personalwesen mit allen Tätigkeiten von der Einstellung bis zur Kündigung und allen Aufgaben rund um Personal und Personalverwaltung

Diese vielen verschiedenen Bereiche unterscheiden sich nochmals durch Spezialgebiete und besondere Branchenkenntnisse und sind damit Informationen, die durch eine strukturierte Darstellung vermarktet werden können. Eine klare Zielsetzung und eine gründliche Vorbereitung sind die Basis für einen erfolgreichen Start.

Das große Erwachen

War in dem Gründerboom eine Marktanalyse noch schwierig, da die Mitbewerber fast gleichzeitig ihre Idee umzusetzen versuchten, half in den Folgejahren eine Marktanalyse leider auch nicht unbedingt weiter.

Das hat verschiedene Gründe

• Statistiken in den Handelskammern führen Bürodienstleistungen nicht explizit aus bzw. gestalten sich zu einer schwierigen Suche. Letztendlich werden dort auch nur Firmen geführt, die sich selbst eingetragen haben.
• Branchenbücher geben eine gute Übersicht, weisen aber keinen aktuellen Bestand aus, da Unternehmen, die schließen sich selten aus diesen Auflistungen austragen.
• Websites, auf die auf einmal nicht mehr zugegriffen werden kann oder seit Jahren nur als „Baustelle“ existieren, sprechen schon eine deutlichere Sprache, sagen aber letztendlich auch nichts über einen aktuellen Stand von Anbietern aus.

Dass im Umfeld auch immer wieder Bürodienstleister aufgegeben, bleibt nicht verborgen. Hat man sich doch im Rahmen der Erkundung mit dem einen oder anderen in Verbindung gesetzt und manchen davon nie erreicht oder erfährt über andere Wege von Schließungen.

Keine Orientierungshilfe für Bedarf und Nachfrage aufgrund unterschiedlicher Ursachen wie:

• Umzug
• Krankheit, Alter
• Neues Geschäftsfeld
• Namensänderung – also gar keine Geschäftsaufgabe
• keine Tragfähigkeit aufgrund mangelnden Einkommens

Für die letzte Gruppe kam oft nach ein / zwei Jahren das „große Erwachen“. Die Kunden blieben aus, die Empfehlungen durch Kundenbestand an neue Kunden war eher gering, der Bekanntheitsgrad der angebotenen Bürodienstleistung war eher marginal. Die Möglichkeiten der Werbung und Akquise waren beschränkt, das Ende programmiert.

Selbstständigkeit – eine Überlegung, die reifen muss

Der Volksmund sagt: Gut Ding will Weile haben.
Leider ist in unserer heutigen Zeit viel zu viel auf schnellen Erfolg, schnellen Ertrag usw. ausgerichtet. Dies birgt die Gefahr, dass die Orientierungsphase zu kurz ist, die Marktchancen nicht richtig überprüft werden und die eignen Fähigkeiten in falschen Projekten Energie und Geld fressen.
Der Businessplan muss eben die Substanz haben, die mit der realen Situation vor Ort zu tun hat. Da helfen keine  Beteuerungen, dass eine Sekretärin, jemand für die Website oder den PC immer gebraucht werden. Die Erwartungen müssen realistisch sein, Berater hinterfragt werden und die eigenen Fähigkeiten ehrlich hinterfragt werden.

Nicht zuletzt spielt die Persönlichkeit eine wichtige Rolle.

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Bürodienstleistung ein Kommen und Gehen

Deshalb möchte ich die Frage anders formulieren: lässt sich anhand der Gründungen und Schließungen im Bereich Bürodienstleistung ein Trend feststellen? Meine Erfahrung zeigt, dass viele Bürodienstleister kommen und eben auch viele gehen. Das dürfte sich auch mit den Neugründungen und Geschäftsaufgaben für Kleinunternehmen z. B. aus dem Jahr 2009 decken. Hier kommen auf 220.000 Neugründungen ca. 260.000 Schließungen – statistisches Bundesamt.

Ich beobachte den Markt nun seit fast fünf Jahren. Grundlage waren zunächst Einträge in diversen Branchenbüchern, die sich allerdings größtenteils überschneiden. Deshalb bin ich auch dazu übergegangen mit Hilfe von Suchmaschinen Anbieter in diesem Bereich zu finden. Schnell habe ich erkannt, dass sehr viel „toter” Adressbestand vorliegt – auch bei vorhandenen Websites. Websites, die vor 7 bis 10 Jahren entstanden sind und offensichtlich nicht mehr aktualisiert werden, sind dabei nicht selten.

Schon in den Einträgen unterscheiden sich die Anbieter erheblich:

• Einfache Einträge mit Adresse und Telefonnummer
• Andere Einträge verfügen zusätzlich über Email
• Schließlich die Einträge mit Websites

Websites

Die Website stellt gewissermaßen die Visitenkarte im Internet dar, die den ersten Eindruck zum Bürodienstleister ermöglicht. Der Interessent entscheidet also innerhalb von Sekunden, ob Anbieter oder Angebot für ihn relevant sind. Die Möglichkeiten der Websites sind breit gefächert:

• Eine Seite, die zwar schnell einen Überblick über mögliche Leistungen gibt, aber die wenig aussagekräftig ist, da diese Leistungen gewissermaßen als Textbausteine austauschbar sind
• Die selbst „gebastelte” Seite aus einem Baukastensystem, die den Erstellenden zwar stolz über die eigene Leistung werden lässt, aber auf den potentiellen Kunden häufig den Eindruck macht, der damit auch verbunden war: billig
• Die Seite, die von einem sogenannten Profi erstellt wurde, aber im Netz nur sehr schwer auffindbar ist
• Die Agentur, die gewissermaßen eine Leiharbeitsfirma für selbstständige Bürodienstleister ist und entsprechend auch durch deren Provisionen lebt
• Die großen Anbieter, die überwiegend online arbeiten und die Dienstleister dahinter einem Unternehmen eher fremd bleiben
• Und nicht zuletzt eine ganze Reihe von strukturierten Seiten, die Professionalität zeigen und beim suchenden Unternehmen spontan Interesse für eine Zusammenarbeit wecken

Siehe hierzu auch Website die Visitenkarte im Internet und weiterführende Überlegungen.

Das Dilemma

Um zur Eingangsfrage zurückzukommen:
Das Potential der interessierten Unternehmen an freiberuflichen Bürodienstleistern lässt sich deshalb schwer feststellen, da vielen Unternehmen die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit freiberuflichen Bürodienstleistern sowie deren Diversität nicht bewusst ist. Der Trend wird auch deshalb nicht deutlich, weil die Gründe zur Selbstständigkeit aber auch die Aufgabe viel zu unterschiedlich sind. Siehe auch breites Spektrum an Bürodienstleistungen in dem verlinkten Artikel.

Zusätzlich erschwert die unüberschaubare Masse der Anbieter unterschiedlichster Qualität und Ausrichtung eine Wahl, so dass ein Unternehmen den Weg zur Zeitarbeitsfirma um die Ecke oder allenfalls zu einer Agentur mit sogenannten Freelancern vorziehen wird.

Der eine oder andere hat womöglich schon eine schlechte Erfahrung mit einem Dienstleister gemacht, der aufgrund mangelnder Erfahrung – sei es im angebotenen Gebiet, sei es als Selbstständiger an sich – nicht die geforderte Leistung erbracht hat.

Auch wissen Unternehmen nicht, nach welchen Kriterien sie auf selbstständige Bürodienstleister zugreifen sollen. Außerdem ist für ein Unternehmen, das eine Bürodienstleistung in einem der genannten Bereiche sucht, die schnelle Auffindbarkeit ein wichtiges Kriterium.

Die Eingangsfrage darf also nicht heißen:

Wie sehen Zahlen und Statistiken bezüglich des Marktvolumens und des Gesamtvolumens des Marktes für Bürodienstleister aus.

Sondern:

Welche Möglichkeiten ergeben sich für qualifizierte Bürodienstleister sich bei Unternehmen bekannt und attraktiv zu machen?

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Es steht wieder in vielen Zeitungen:
2009 hat es so viele Gründungen gegeben wie seit 2003 nicht mehr und werden mit einer Steigerung von 4,1% zum Vorjahr angegeben.
Die nähere Betrachtung direkt beim Statistischen Bundesamt differenziert das Bild, denn zu den vielen Neugründungen kamen in manchen Bereichen mehr Abmeldungen und Insolvenzen.

Dennoch, aufgrund vieler Entlassungen und dem Wissen, dass ein Arbeitsplatz heute auch nicht mehr sicher ist, sehen immer mehr die Alternative in einer Selbstständigkeit.

Die Persönlichkeit des Selbstständigen

Dabei wird oft übersehen, dass zur Selbstständigkeit eine Reihe von persönlichen Voraussetzungen betrachtet werden müssen. Eine Existenzgründung basiert nicht ausschließlich auf wirtschaftlichen Zusammenhängen, sondern erfordert ebenso Kenntnisse für ein zusammenhängendes Problemverständnis. Immerhin zeigt die Tabelle vom Statistischen Bundesamt auch, dass 2009 mit 226 300 mehr Kleinbetriebe aufgegeben haben als neu gegründet (222 400) wurden.
Deshalb müssen Voraussetzung und die eigene Persönlichkeit gut durchleuchtet werden.

Grundsätzlich gilt:

• Ein gutes soziales Umfeld – schließlich müssen Familie / Angehörige “mitspielen”
• Eine hohe Frustrationsgrenze
• Eine gut ausgebaute Infrastruktur
• Fundiertes Wissen basierend auf langjähriger Erfahrung
  (auch eines Hobbys)
• Eigene Fähigkeiten effektiv ein-/umsetzen
• Mängel/Schwachstellen erkennen und fachliche Hilfe suchen
• Kritikfähigkeit
• Rechtzeitig nach Hilfen suchen, die die Schwachstellen abfedern bzw. die persönliche sowie unternehmerische Entwicklung unterstützen
• Ausdauer
• Kontaktfreude und Kommunikationsfähigkeit – geht es doch darum
  Kontakte aufzubauen und mit den Kontakten im “Gespräch” zu bleiben
• Bereitschaft zu kundengerechtem Service
• Begeisterung für die eigene Idee

Und nicht zuletzt einen hohen Zeitaufwand im Verhältnis zu den Einnahmen einkalkulieren.

Selbstständig als Bürodienstleister

Viele, die in der Verwaltung gearbeitet haben, aber auch die sog. kreativen Berufe fühlen sich besonders gut geeignet für eine Selbstständigkeit im Bereich Büroservice oder Internetpräsentation, denn Investitionen müssen kaum getätigt werden. Meist reicht das Home-Office, um diese Tätigkeit auszuüben.

Wenn viele das Gleiche denken und entsprechend handeln, entsteht aber auch schnell ein Überangebot.

Deshalb ist es wichtig sich gleich von Anfang an von der “Masse” abzuheben.

• Zielgruppen definieren
• die künftigen Kunden definieren und erkunden, wo diese zu finden sind
• eine gute Außendarstellung von Unternehmen und Dienstleistung
  durch ansprechende Optik wie Flyer, Visitenkarten und Internetpräsentation
• Nachweis von Erfahrung und Wissen durch inhaltlich gut aufbereitete Texte
• Spezialisierung entsprechend eigener Fähigkeiten bzw. sich durch besonderes
  Branchenwissen für spezielle Zielgruppen ausweisen

Auch Selbstständigkeit muss erlernt werden

Die Zeit, die in der Startphase im allgemeinen noch reichlich vorhanden ist, kann insbesondere mit oben genannten Aufgaben gewinnbringend genutzt werden. Eine routinierte Professionalität erwerben Sie sich dennoch erst über Jahre. Nicht zuletzt heißt es, dass eine Gründung erst nach drei Jahren auf festen Füßen steht und bis zu sieben Jahren benötigt, um als sicher betrachtet werden zu können.

Die Selbstständigkeit durch Kooperationen ergänzen

Diese Kooperationen dienen dem Gedankenaustausch sowie der Weiterentwicklung und Ergänzung der eigenen Angebotspalette.
Neben einer vertrauensvollen Zusammenarbeit der Partner sollte dem Kunden Transparenz und eine klare Aufgabenverteilung innerhalb dieser Kooperationen vermittelt werden.

Die Teilnehmer von “Bürodienste in”: nutzen neben dem kollegialen Austausch die optimale gemeinsame Darstellung für Interessenten im Internet.

Hier eine Checkliste, um seine Persönlichkeit im Rahmen einer Existenzgründung etwas besser einschätzten zu können.

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Die Berechnung ist individuell

Zunächst einmal stellen sicher viele Bürodienstleister fest, der wirklich notwendige Stundensatz, der von Unternehmensberatern für eine Selbstständigkeit gefordert wird, lässt sich selten erzielen. Dennoch gibt es Mindestanforderungen, die jeder für sich kalkulieren kann.

• Kassensturz für „allgemeine“ Kosten

  Schreiben Sie dazu wirklich ALLE Kosten auf, die Sie haben.
  Das fängt beim alltäglichen Leben wie Miete, Lebensmittel, Benzin, Telefon usw. und hört bei Rücklagen auf.

  Denken Sie daran, was über Ihre monatlichen Festkosten hinaus, alles auch jährlich oder in anderen Abständen anfällt wie diverse Versicherungen, Vereine, Abos etc. Manchmal kommen auch noch “sonstige” Belastungen dazu wie z. B. Kredite.

• Kosten für die Selbstständigkeit

  Zunächst fallen auch für das Einzelunternehmen Büromaterialien ggf. zusätzliche Ausstattung, Visitenkarten, möglichst eine brauchbare Website, div. Ausgaben für Werbung, Geschäftstreffen, angemessene Kleidung, Weiterbildung etc. an. Auch an Investitionen für die Aktualisierung des Equipments, eines Autos etc. muss gedacht werden.

  Dazu kommt für Selbstständige die Krankenversicherung. Sie ist alters- und geschlechtsabhängig, differiert zwischen PV und GKV. Ein Wechsel von PV zur GKV ist nicht mehr möglich. Ein teilweise interessanter Einstiegstarif der PV gegenüber relativ hoher Kosten bei der GKV, muss deshalb genau im Hinblick auf die persönliche Entwicklung geprüft werden. Dazu kommen Pflegeversicherung und Altersvorsorge. Das sind Summen, die auch bei Auftragseinbrüchen regelmäßig anfallen und dann „atemberaubend“ sein können, vor allem, wenn keine Rücklagen vorhanden sind.

  Zusätzliche Versicherungen wie Rechtsschutz, Berufsunfähigkeit, Berufshaftpflicht, Unfall müssen je nach Bedarf eingerechnet werden.

Alle Beträge werden nun als monatliche Belastung umgerechnet.

Honorarberechnung

Damit haben Sie in eine „Hausnummer“ wie viel Einkommen Sie monatlich benötigen.

Gehen Sie von einer Auslastung von 60-80% aus, denn Sie dürfen nicht vergessen, dass Sie auch noch viel Zeit für Akquise, eigene Büroarbeit, Weiterbildung, Vorbereitung, Kundengespräche, Angebotserstellung etc. benötigen.

Das heißt bei einer jährlichen Arbeitsleistung nach Abzug von Wochenenden, ca. 20 Urlaubstagen, 10 Feiertagen (im Süden 11) kommen Sie auf 231 Arbeitstage mit 8 Stunden und wären damit bei 1848 – d. h. mit einer Auslastung von 75% bei 1386 Stunden. So stellen meine Teilnehmer insbesondere über die Sommermonate Juli / August und im Winter für die Monate Dezember / Januar immer wieder Auftragseinbrüche fest.

Den Beitrag, den Sie für Ihre anfallenden jährlichen Kosten – privat und geschäftlich – errechnet haben, teilen Sie nun durch die Anzahl der Stunden z. B. 1.386, die Sie tätig sein werden. Daraus errechnen Sie den Stundensatz, den Sie durchschnittlich(!) beim Kunden in Rechnung stellen. Hier ein Excel-Honorarrechner zum Dowonload.

Bitte denken Sie daran, dass ein Einkommen, welches Ihre Kosten teilweise deckt, hier nicht eingerechnet werden darf. Denn was ist, wenn dieses Einkommen durch einen Unglücksfall wegfällt?

Auch dieser Artikel setzt sich mit der falschen Einschätzung der Honorargrundlagen auseinander.

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