Die Erreichbarkeit ist durch die neuen Medien auch anders gewährleistet, neben dem Telefonat ist ein E-Mail oft schneller geschrieben, die Anrufliste gibt Auskunft darüber, wer angerufen hat. Ein Smart-Phone erleichtert einen schnellen Kontakt zum Kunden zusätzlich. Sie werden nicht zuletzt als mobile Alleskönner gepriesen.

Wer benötigt einen externen Telefondienst?

Betrachtet man sich die Vielzahl der Unternehmen, die Telefonservice rund um die Uhr zu bestimmten Tarifen anbieten, möchte man meinen, dass das Telefon heute noch immer Dreh- und Angelpunkt für Kundenservice in Unternehmen ist. Dabei beschränkt sich eine notwendige Erreichbarkeit meines Erachtens auf wenige Gruppen:

• Es sind natürlich in erster Linie die Handwerker, die auf Kundenwünsche schnell mit Terminen reagieren müssen und beim Kunden vor Ort nicht in ihrer Tätigkeit unterbrochen werden sollten
• Bereiche in denen häufig Termine organisiert werden müssen, wie z. B. Restaurants oder Pensionen. Doch auch hier habe die meist unternehmergeführten kleineren Unternehmen keine Probleme damit auf Anrufbeantworter mit ihren Erreichbarkeitszeiten zu hinterlassen. Viele haben auch schon entsprechende E-Mail-Formulare eingerichtet
• Mittelständische Unternehmen ohne ständig besetztes Sekretariat. Der persönliche Telefonkontakt zum Kunden kann ausschlaggebend für eine weiterführende Geschäftsbeziehung sein

Was muss ein guter Telefondienst leisten?

Für einige Unternehmen ist ein professioneller Telefondienst sicher ein wichtiger Service. Dies kann in erster Linie dann gewährleistet werden, wenn es dem Telefondienstleister möglich ist, die Gegebenheiten vor Ort beim Kunden kennenzulernen. Ein Termin mit einem Kunden ist leichter zu vereinbaren, wenn ein Bezug zum entsprechenden Unternehmen vorhanden ist.

Ich habe dies mal in einem kleinen Unternehmen miterlebt, wo in kurzen Abständen Anrufe ankamen und ich jedes Mal das Gefühl hatte, im Vorzimmer eines anderen Unternehmen zu sitzen. Die Dame hatte alle Unternehmen, für die sie diesen Telefondienst übernommen hat, besucht und sich einen Eindruck über die örtlichen Gegebenheit gemacht und mit den Personen gesprochen, für die sie die Telefonate annehmen sollte.

Es sind genau diese Insider-Kenntnisse, die einen guten Telefondienst von einem Unternehmen unterscheiden, das über viele Mitarbeiter verfügt. Diese Mitarbeiter müssen aber viele Kunden bedienen, um entsprechend den notwendigen Umsatz für das Gesamtunternehmen zu erzielen. Damit besteht die Gefahr, dass der individuelle Service auf der Strecke bleibt.

Ständige Verfügbarkeit

Die ständige Verfügbarkeit mag für einen Dienstleister wichtig sein und durch kurze Reaktionszeiten begründet. Für einen Kunden ist sie aber eher lästig, da die Arbeit bei ihm durch einen Anruf unterbrochen wird. Vor allem im Reparaturbereich z. B. bei Computern kann der Dienstleister schnell nach einem Termin die eingegangen Telefonate abarbeiten und seinem Smart-Phone entsprechend Termine aktualisieren bzw. hinzufügen.
Selbst ein potentieller Kunde weiß es zu schätzen, wenn er den gewünschten Dienstleister nicht sofort erreicht, aber in einem zeitlich vertretbaren Rahmen wieder zurückgerufen wird.

Ständige Verfügbarkeit beeinträchtigt auch das Konzentrationsvermögen manchmal sogar die Gesundheit. Mehr dazu unter „Rund um die Uhr verfügbar“

Kosten für einen Telefonservice

Auch hier heißt es „Qualität hat seinen Preis“. Doch darf nicht vergessen werden, je größer eine Firma, desto teurer ist sie auch, weil eine größerer Kreis an Personen mitverdienen möchte. Ein guter Telefonservice vor Ort kann zum gleichen Preis oft wesentlich persönlicher agieren und bieten damit einen individuellen Service für seine Kunden.

Je größer die Firma, desto unübersichtlicher wird manchmal der Tarifdschungel. Da gibt es unterschiedliche Grundgebühren von 99,00 Euro bis 250,00 im Monat für entsprechende Minutenzahl, jede weitere Minute oder weiterführende Dienstleistung wird extra berechnet.

Es gibt Service-Pakete „mit“ oder „ohne“. Leider weiß der Kunde dann manchmal nicht so recht, ob er alles nutzt, was ihm möglich ist bzw. ob, das was er benötigt, auch in dem gewählten Service-Paket enthalten ist.

Bei einem kleineren Unternehmen in Unternehmensnähe lassen sich Details im persönlichen Gespräch abstimmen und bei Bedarf auch entsprechend leichter ändern. Nur wenn die Kommunikationswege kurz sind, kann auch entsprechend schnell auf Kundenwünsche eingegangen werden.

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Ähnlich verhält es sich, wenn das Telefon 5-mal und mehr klingelt. Der Anrufer trägt sich bereits mit dem Gedanken, wieder aufzulegen, da er davon ausgeht, die Firma sei nicht erreichbar – man habe wohl „besseres“ zu tun.

Beide Situationen sind für ein Unternehmen suboptimal. Optimal hingegen ist es, wenn Sie nach dem dritten Läuten an den Apparat gehen, denn das ist die ideale Zeit, in welcher der Anrufer mit einem Abheben rechnet.

Wie melden Sie sich am Telefon?

Viel zu oft werden sowohl Firmenname als auch der Name des Gesprächspartners lieblos ins Telefon genuschelt – manchmal leider noch mit einem Tonfall, der den Eindruck vermittelt, man käme als potenzieller Kunde ungelegen, stört oder nervt sogar.

Versetzen Sie sich in die Lage des Anrufers: wie würden Sie sich wünschen, am Telefon begrüßt zu werden? Bedenken Sie, dass das menschliche Ohr ca. 1-2 Sekunden braucht, um sich an die Stimme am anderen Ende der Leitung zu gewöhnen und dass erst danach die volle Aufmerksamkeit vorhanden ist.

Ein Lächeln am Telefon hilft!

Und es wird sogar gehört! Lächeln vermittelt einen positiven Eindruck und eine herzliche Atmosphäre. Kleben Sie sich beispielsweise ein Smiley an eine Stelle, die Sie im Blick haben, wenn Sie das Telefon abheben. Lächeln Sie diesen Smiley an, während Sie nach dem Hörer greifen – Sie haben ja bis zum dritten Klingeln Zeit.

Melden Sie sich mit dem Firmennamen und sagen Sie anschließend Ihren Vor- und Nachnamen. Also beispielsweise: Bauunternehmen flinke Kelle, Regina Müller, guten Tag.

Die Nennung des Vor- und Nachnamens hat den Vorteil, dass der Anrufer ein Bild im Kopf bekommt – egal, ob es stimmt oder nicht. Die meisten Menschen verbinden mit dem Vornamen eine Erinnerung und empfinden dies automatisch als persönlichere Ebene, als ein einfaches „Müller“.

Wenn der Anrufer seinen Namen nennt und Sie verstehen ihn nicht richtig, scheuen Sie sich bitte nicht, nachzufragen – auch mehrmals. Sagen Sie ihm, dass Sie ihn gerne richtig ansprechen möchten und bitten Sie um die erneute Nennung seines Namens; lassen sie ihn sich buchstabieren.

Tipp: Sagen Sie nicht: „Wie war Ihr Name?“
Aufmerksame Anrufer werden das registrieren und antworten im schlechtesten Fall, dass es nicht der Name war (denn sie leben ja noch) sondern das es der Name IST!

Besser ist die Formulierung:
Wären Sie bitte so nett und würden mir Ihren Namen nochmals nennen, damit ich Sie korrekt ansprechen kann?
Der Anrufer fühlt sich wichtig und ernstgenommen, denn der Name ist für jeden von uns von elementarer Wichtigkeit. Nichts ist unangenehmer, wenn der Betreffende mit beispielsweise „Sauer“ angesprochen wird und er doch „Lauer“ heißt.

Tipp: Bitte erschlagen Sie den Gesprächspartner nicht, indem Sie ihn ständig mit seinem Namen ansprechen. Wir alle kennen die Anrufe, in denen man sooft wie nur möglich namentlich angesprochen wird. Hand aufs Herz – zu viel ist zu viel und wirkt übertrieben und erinnert an die Branche der „Power-Verkäufer“.

Ideal ist es, in einem fünfminütigem Gespräch den Namen dreimal zu nennen: Bei der Begrüßung, im Gespräch und auf jeden Fall bei der Verabschiedung.

Tipp: Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner Zusagen machen wie z. B. einen Rückruf mit einer bestimmten Auskunft, dann setzen Sie Ihre Termine so, dass Sie diese auch einhalten können. Oder besser noch: agieren Sie nach dem Motto:

Over promise – under deliver.

Das bedeutet beispielsweise:

• Sie schätzen, dass Sie die Informationen selber bis 14.00 Uhr haben.
• Sagen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich bis 16.30 Uhr bei ihm melden, um ihn zu informieren. Wenn Sie ihn dann bereits um 14.30 Uhr anrufen – was meinen Sie, wie er sich fühlt? Gut betreut, denn die Firma ist schnell – Ihre Firma! Und man kümmert sich! Alle Zusagen wurden gehalten und sogar noch unterboten! Ein sehr guter Eindruck, den Sie beim Anrufer hinterlassen haben! Daran wird er sich erinnern und Sie als kompetenten Partner für seine Situation schätzen!

Kompetenter Telefonkontakt – kurz zusammengefasst:

Nach dem dritten Klingeln abheben
• Lächeln
• Deutliche Aussprache des Firmennamens, Vor- und Nachname nennen
• Gegebenenfalls den Anrufer bitten, seinen Namen zu wiederholen/zu buchstabieren
• Die Formulierung: „Wie war noch Ihr Name?“ unbedingt vermeiden
• Den Anrufer in angemessenem Maß mit seinem Namen ansprechen
• Nach dem Motto „Over promise – under deliver“ handeln

Wenn Sie diese Tipps beachten, beginnen Sie bereits am Telefon, eine persönliche und kompetente Beziehung zum Kunden aufzubauen! Denn nicht umsonst heißt es, dass der erste Eindruck zählt!

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Arbeiten, wenn andere Urlaub machen …

… titelt die SZ so schön und zeigt 11 Gründe auf, warum es gerade in der Urlaubszeit schön ist zu arbeiten. Die Gründe mit vielen schönen Bildern finden Sie hier.

Fachfremde Aufgaben erfordern einen erhöhten Zeitaufwand

Das birgt für viele Betriebe Probleme und sieht in der Praxis so aus, dass der Mitarbeiter, der Urlaub macht, eben doch fehlt. Dies trifft gerade auf täglich anfallende Arbeiten zu. Insbesondere ist dies für kleine Betriebe eine schwer zu lösende Aufgabe.

In der Urlaubszeit werden deshalb anwesende Mitarbeiter oft zusätzlich mit Aufgaben außerhalb ihres Arbeitsfeldes belastet. Die Produktivität nimmt unweigerlich im Fachgebiet genauso wie im zusätzlichen Aufgabengebiet ab. Für viele bedeutet der Urlaub der anderen, neben den in der Süddeutschen Zeitung genannten positiven Aspekten, also Mehrarbeit. Für den Arbeitgeber die Überlegung, wie Überstunden abgegolten werden können.

Selbstständige Bürodienstleister können hier bequem Abhilfe schaffen. Sind sie es doch gewohnt, sich schnell in bestimmte Aufgabenfelder einzuarbeiten, die ihrer Qualifikation am nächsten kommen. Insbesondere ein mobiler Büroservice oder Buchhalter kann hier aufgrund seiner Erfahrung in unterschiedlichen Betrieben diese Lücken füllen.

Ein externer Büroservice ist flexibel und wird bei Bedarf in Anspruch genommen. Dieser Service kann Aufgaben schnell erledigen und steht auch in Zukunft bei Ausfällen (z. B. Krankheit) oder zur Überbrückung als Personalreserve zur Verfügung.

Spezialisierte Bürohilfen

Geeignete Fachkräfte mit einem mobilen Sekretariat finden Sie in Süddeutschland für:
Baden-Württemberg, Bayern – Oberbayern rund um München und Rheinland-Pfalz – vor allem die Pfalz

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Dazu kommt die neue Rechtschreibung 100%ig zu beherrschen – aber die alte auch noch zu kennen – sowie Normen zur DIN 5008 und die Typografie entsprechend umsetzen zu können. Auch die notwendigen Formatierungen müssen den Text lesbar machen. Zusätzlich sind mindestens 400 bis 450 Anschläge pro Minute erforderlich. Dabei ist zu bedenken, dass insbesondere bei der Transkription nicht immer ohne Unterbrechung geschrieben werden kann.

Text- und/oder Datenerfassung

Jeder Schreibdienst bietet natürlich eine Erfassung von handschriftlich aber auch maschinell erstellten Vorlagen. Dazu zählen Manuskripte für Doktorarbeiten genauso wie Berichte, Festschriften u.v.m. Hier ist in erster Linie das Tempo ausschlaggebend, um ein angemessenes Honorar zu erzielen.

Diese Art der Tätigkeit wird jedoch heute immer häufiger von digitalen Spracherkennungssystemen übernommen und wird auf Dauer keinen echten Umsatz mehr ermöglichen.

Das Erfassen von Daten ist natürlich weiterhin notwendig, da diese Daten im Allgemeinen für Datenbanken generiert werden und in entsprechende Vorlagen eingearbeitet werden müssen.

Neben den bekannten Microsoft-Programmen sollte zumindest auch der Umgang mit Open-Office-Programmen geläufig sein, damit der Kunde seine Dateien im gewünschten Format öffnen kann.

Transkription

Die Transkription spielt im Wesentlichen eine Rolle bei Interviews und Konferenzen, aber auch bei Vorträgen insbesondere im wissenschaftlichen Bereich.

Transkription für den Schreibdienst übertragen

Zunächst bedeutet Transkription eine Darstellung von Sprache mit Hilfe einer sog. phonetischen Lautschrift als Hilfestellung, um eine möglichst richtige Aussprache des Wortes zu bewirken.

Die Transkription des Schreibdienstes geht hier etwas weiter und überträgt das gesprochene Wort in die gültige Schriftform. Bei Interviews gestaltet sich dies dahingehend, dass

• Füllwörter wie ähm etc. herausgenommen werden
• Sprachliche Unebenheiten wie „is nich“ zu „ist nicht“ übertragen werden
• Dialekt und Idiome in die Hochsprache umgesetzt werden wie
  „des geht fei net“ in „das geht wirklich nicht“.

Dies verdeutlicht, dass es sehr aufwändig werden kann, das gesprochene Wort z. B. in einem Interview in die Schriftform zu bringen und muss entsprechend verrechnet werden.

Neben Interviews z. B. für Doktorarbeiten, können Vorträge oder Konferenzen entsprechend transkribiert werden.

Digitaler Schreibservice

Ein Schreibservice fungiert häufig als reines Schreibbüro, dem vielfach längere Texte als Diktat übermittelt werden. Digitalen Diktiergeräte haben hier längst das Band ersetzt. Dies ermöglicht den leichten Datenaustausch im Email-Verkehr.

Voraussetzungen

Entsprechend muss auch im Home-Office das entsprechend Equipment vorhanden sein. Dazu muss für das Schreiben der WAV-Dateien neben einem Headset und Abspielgerät auch die notwendige Software eingeplant werden. Hier gibt es zahlreiche Anbieter, die verschiedene Wiedergabegeräte zur Auswahl stellen.

Perspektiven

Wer heute noch in einen Schreibdienst einsteigen möchte, sollte bereits eine bestimmtes Spezialwissen in einem Wissenschaftsbereich vorweisen oder schon lange in Anwaltskanzleien oder beim Arzt gearbeitet haben.

Zur Zeit ist ein spezialisierter Schreibdienst mindestens ein zweites Standbein innerhalb des Büroservices und eine gute Möglichkeit sich einen hochwertigen Kundenstamm aufzubauen.

Für die Zukunft gesehen, wird ein Schreibdienst wohl aufgrund der fortschreitenden technischen Möglichkeiten eher immer weniger benötigt. Denn neben den vielen Schreibserviceangeboten rund um den Globus, kommen auch vermehrt Spracherkennungssysteme dazu, die das gesprochene Wort selbstständig in Schrift umsetzen können. Im Moment sind die einzelnen Systeme noch sehr teuer zumal sie an den jeweiligen Sprecher gebunden sind. In ein paar Jahren werden diese Systeme jedoch auch im wissenschaftlichen Bereich so ausgereift sein, dass ein persönlicher Schreibdienst nicht mehr allzu oft gefragt sein wird.

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Man kommt morgens ins Büro, startet seinen PC, macht den Arbeitsplatz bereit und dann wird der Schreibtisch des Chefs hergerichtet:

• Die Zeitung wird auf den dafür vorgesehenen Platz gelegt, der Kaffee oder Tee wird in der gewünschten Kanne mit der persönlichen Tasse – natürlich bei Bedarf mit Milch oder Zucker – auf den definierten Platz gestellt. Sämtliches Geschirr vom Vortag wird in die Küche gebracht.
• Dann wird nochmals kurz durchgelüftet – die Rollos ggf. runtergelassen, Kalender umgestellt…. Ist denn noch genügend Papier im Drucker… usw. Kurz noch ein Rundumblick durch das Chefzimmer – alles in Ordnung? Sitzecke, Stuhl, Papierkorb…. Ja, alles prima!

Wir Sekretärinnen machen dieses sicherlich gerne für unsere Chefs. Frei nach dem Motto: Geht’s dem Chef gut, geht’s den Mitarbeitern auch gut.

Doch leider nehmen die meisten Vorgesetzten, dieses als Selbstverständlichkeiten hin.

Interessant wird es, wenn die „Bequemlichkeit“ – also die Sekretärin erkrankt, im Urlaub ist, kündigt – eben einfach nicht da ist. Plötzlich funktioniert der liebgewonnene „Luxus“ nicht mehr wie vorher.

Buntes Jobhopping – vielseitige Leistung des professionellen Sekretariats

Und auch andere Dinge fallen plötzlich auf: Nämlich mit was sich die Dame im Vorzimmer so im Laufe des Tages beschäftigt, denn das „Berufsfeld“ ändert sich fast im 10-Minuten-Takt:

• von der Kommunikationszentrale
• über den Zeitmanager
• die Schnittstelle nach außen
• das interne Servicecenter
• nicht zuletzt Reisemanager
• plötzlich Problemlöser und Seelentröster
• Besucherbetreuer
• Repräsentant
• Schreibkraft
• Ablageprofi
• Beschwerdestelle
• Rückenfreihalter
• Materialbeschaffer usw., usw.

Dieses sogenannte Backoffice muss straff und effizient geplant und durchgeführt werden.

Die mobile Sekretärin – die professionelle Interims-Lösung

Erst jetzt wird die Wichtigkeit einer Sekretärin erkannt und es muss schnellstens Ersatz her, denn – seien wir mal ehrlich – es ist nicht die Aufgabe der Chefs sich um all dieses selber zu kümmern.

Wir freiberuflichen Sekretärinnen sind DIE gute Alternative, wenn Personalengpässe im Sekretariat entstehen. Denn unsere Berufserfahrung, unsere Professionalität, das routinierte Arbeiten in Verbindung mit der nötigen Diskretion und Verschwiegenheit qualifiziert uns, gerade diese Lücken auszufüllen.

Die mobile Büroassistenz – effiziente Dienstleistung auf Zeit

Vielleicht geht Ihnen gerade jetzt das Stichwort „Zeitarbeit“ als weitere Alternative durch den Kopf.

Richtig – es ist eine Alternative doch mein ganz persönliches Argument, sich für eine freiberufliche Sekretärin zu entscheiden ist folgendes:
Wir gehen als Unternehmerinnen in einen Auftrag und unser höchstes Ziel ist es, eine professionelle, effiziente Dienstleistung im Sinne des Kunden zu erbringen. Denn ein zufriedener Kunde denkt an uns und engagiert uns beim nächsten Engpass vielleicht wieder. Somit ist unser Engagement ein völlig anderes.

Wobei wir wieder bei der „Bequemlichkeit“ des Chefs angekommen wären: Fühlt er sich von uns gut betreut und hat Vertrauen zu uns aufgebaut, behält er uns in guter Erinnerung, engagiert uns im besten Falle erneut oder empfiehlt uns überzeugt weiter.

Astrid Loschke – www.bueroservice-astrid-loschke.de

Das flexible Büro – vermindert Aufwand und Kosten

Dennoch, diese Form flexibler Bürolösungen findet sich in Ballungszentren immer häufiger – inklusive Infrastruktur veränderlich buchbar und bei Bedarf verbunden mit einem Sekretariatsservice. Wichtig ist hier oft eine repräsentative Geschäftsadresse sowie die Erreichbarkeit über Internet und Telefon. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit, in Ruhe Besprechungen bzw. Büroarbeit in entsprechend eingerichteten Räumen nachgehen zu können.

Einige Anbieter haben Ihren Service inzwischen um ein sog. virtuelles Büro erweitert. Dort lässt sich für bestimmte Tätigkeiten – in allererster Linie Telefonservice – ein Sekretariatsservice online anmieten. Diese übernehmen immer häufiger neben wirklichen Büros und Bürodiensten Büroserviceleistungen online.

Virtuelles Büro – die freundliche Stimme im Off

Immer wieder stoße ich auf Einzelunternehmer, die geradezu euphorisch von ihrem virtuellen Sekretariat sprechen. Irgendwo weit weg vom Firmensitz haben Sie eine Dame, die Ihnen in Ihren Augen notwendigsten Aufgaben abnimmt.

Wichtiges Kriterium: Die telefonische Erreichbarkeit – vor allem, wenn diese Unternehmer viel unterwegs sind. Telefonate müssen bearbeitet und Termine für Besprechungen und Geschäftsreisen ggf. koordiniert werden. Dazu kann bei Bedarf die Bearbeitung eines Folienvortrags in Powerpoint kommen. Ferner werden sich wiederholende Routinearbeiten wie allgemeine Büroarbeiten abgearbeitet z. B. einfache Schreib- und Buchungstätigkeiten übernommen.

Das mobile Sekretariat

Für einige Aufgaben mag ein virtuelles Büro reichen. Eine freundliche Stimme am Telefon für das Kundenmanagement, ein paar Terminkoordination und als Bürohilfe ggf. einen Brief nach Band, eintippen von Belegen.

Viele Aufgaben in einer gut geführten Verwaltung benötigen jedoch Einfühlungsvermögen und die schnelle Auffassungsgabe für firmenspezifische Verfahrensweisen. Das Erfassen betrieblicher Zusammenhänge ist die Grundlage für eine funktionierende Verwaltung. Eine erfahrene Fachkraft bietet die notwendige Unterstützung und leistet entsprechende „Hintergrundarbeit“. Hier ist es wichtig, dass eine mobile Büroassistenz zur Verfügung steht, die Arbeiten unternehmensnah im Betrieb erledigen kann genauso wie in ihrem Home-Office.

Auch eine Assistenz auf  Zeit macht ein eigenes Sekretariat und angemietete Büroräume nur noch bedingt notwendig. Der persönliche Kontakt zu einem Bürodienstleister vor Ort schafft Vertrauen. Der Einsatz dieser mobilen Sekretärin / dieses mobilen Sekretärs vertieft die Kundenbeziehung. Siehe dazu auch Selbstständige Dienstleister für den Büroservice

Der Wert der Leistung – eine Frage der Definition

Eines der Kriterien der Begeisterung für ein online-Büro ist der oft günstige monatliche Preis. Das virtuelle Büro ist überall erreichbar gerne auch in Indien, was sich eben auch preislich niederschlägt.

Der mobile Einsatz eines Bürodienstleister liefert allerdings auch keine „Pakete von der Stange“, sondern richtet sich flexibel nach den individuellen Kundenwünschen. Qualität und Professionalität bieten dem Unternehmen Sicherheit. Letztendlich weiß das Unternehmen, was ihm das Können und die Erfahrung eines Bürodienstleister wertvoll macht.

Siehe hierzu auch den Leserbrief im Reutlinger Generalanzeiger: “
Büroarbeit ist Vertrauenssache”
´

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Büroservice in Branchen- und Onlinetelefonbüchern

Einträge in diversen Verzeichnissen erinnern etwas abgewandelt an den berühmten Spruch von Forrest Gump: Büroservice ist eine Pralinenschachtel, man weiß nie, was man bekommt. Denn alle Einträge haben eines gemeinsam, es ist ein Sammelsurium an Dienstleistungen, die unterschiedlicher nicht sein könnten: Büroreinigung, Druckerwartung, Online-Shops, Büromaterial, Lebensberatung(!), Bügeln und Hundeausführen und vieles Kurioses mehr.
Büroservice – und so wird er durchaus auch gefunden – bedeutet grundsätzlich Aufgaben rund um die Administration. Dennoch müssen die Tätigkeiten zu den gängigen Begriffen genauer betrachtet werden, denn hier gibt es wesentliche Unterscheidungsmerkmale in der Dienstleistung.

Büroservice häufig auch Sekretariatsservice

Tätigkeiten des Büroservice können dem klassischen Sekretariat zugeordnet werden und umfassen u. a.

• Administrative Sekretariatstätigkeiten wie Terminverwaltung
  Korrespondenz (nach Diktat oder Texten nach Stichworten)
  Serienbrief-Erstellung, Mailingversand u. ä.
• Internet-Recherche, Dokumenten-Beschaffung
• Kunden-Verwaltung/-Betreuung
• Einkauf von Büromaterial
• Organisation von Seminaren/Meetings/Betriebsfeiern
• Telefon-Service

Häufig verfügen die Dienstleister rund um das Sekretariat auch über gute bis sehr gute Fremdsprachenkenntnisse. Mehr zu Voraussetzungen für einen qualifizierten Büroservice unter „Selbstständige Dienstleister für den Büroservice“.

Büroorganisation

Büroorganisation schafft die Grundlagen für eine effiziente Verwaltung. Dies erfolgt im Allgemeinen nur in Zusammenarbeit von Geschäftsleitung und Mitarbeitern. Verschiedene Bereiche fügen sich zu einer Gesamtorganisation zusammen

• Organisation / Optimierung von Tätigkeiten innerhalb der Administration
• Bürowirtschaftliche Abläufe
• Zeitmanagement
• Gestaltung des Arbeitsplatzes
• Beratung z. B. Auswahl geeigneter IT-Werkzeuge
• Schulung gewinnbringender Techniken zu Arbeits- oder Selbstmanagement

Wesentliches Merkmal der Büroorganisation ist ein schrittweiser Um- oder Aufbau von Verwaltung und Arbeitsgewohnheiten, der gemeinsam mit den Beteiligten erfolgt. Häufig werden in diesem Umfeld zusätzlich entsprechende Schulungen oder Seminare für die Beteiligten angeboten. Siehe auch „Büroorganisation – eine Begriffsbestimmung“.

Büromanagement auch Office-Management

Ist eher eine Mischform aus Büroorganisation und Büroservice, denn effizienter Büroservice benötigt eine optimierte Struktur, die bereits vorhanden ist und entsprechend umgesetzt werden muss oder von einem erfahrenen Dienstleister für Büroorganisation geschaffen wurde.

Buchhaltung

Häufig wird zum Büroservice auch noch Buchhaltung angeboten. Im Allgemeinen verbergen sich dahinter mehr buchhalterische Tätigkeiten wie

• Rechnungsprüfung
• Online-Banking-Verwaltung
• Kassenbuchführung
• Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungen
• Mahnwesen

Obwohl Buchhalter eine Berufsbezeichnung ist, sollte aus rechtlichen Gründen Buchhaltung nur mit dem Zusatz „Alle Leistungen erfolgen nach § 6, Abs. 4 Steuerberatergesetz” bzw. „vorbereitende“ verknüpft sein. Werbung (auch unbewusst) mit Begriff Buchhaltung kann unangenehm Folgen haben.

Personalmanagement

Sobald festes Personal in einem Unternehmen beschäftigt ist, fallen zahlreiche Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Gerade bei kleineren Unternehmen können diese Aufgaben von einer externen Fachkraft erledigt werden wie z. B.

• Meldungen, Anträge an Behörden und Ämter einschließlich Schriftverkehr
• Unterstützung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
• Datenbankpflege
• Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit dem dafür vorgesehenen Programm (meist DATEV)
• Erfassen von Arbeitszeiten
• Erledigen von Schriftverkehr mit Ämtern / Behörden
• Ausfüllen von Bescheinigungen aller Art in Personalfragen

Selbstverständlich können auch weiterführende Aufgaben rund um das Personal übernommen werden bis zum gesamten Bewerbungs- und Einstellungsverfahren neuer Mitarbeiter.

Flexibilität im Einsatzort ist ein wichtiges Kriterium, so dass sich Bürodienstleister inzwischen häufig als mobil anbieten, sei es als mobiler Büroservice, mobiles Sekretariat oder mobile Büroassistenz.

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Auch in kleineren Firmen fallen eine ganze Reihe von Büroarbeiten an, die eine Hilfe im Büro notwendig machen. Zum einen ist eine angestellte Sekretärin, die regelmäßige Aufgaben erledigt, nicht immer finanzierbar. Zum anderen können die Bürotätigkeiten oftmals in wenigen Stunden in der Woche erledigt werden. Hierfür bietet sich als Lösung ein mobiler Büroservice selbstständiger Einzelunternehmen als Alternative zu einer festangestellten Sekretärin an.

Büroarbeiten für Betriebe erledigen

Der Leistungsumfang eines mobilen Sekretariatsservice orientiert sich an der individuellen Situation des jeweiligen Kunden. Eine mobile Sekretärin kann ihren Einsatz stundenweise oder nach Bedarf planen.

Zu den Aufgaben einer vielseitigen Bürohilfe gehören zunächst fundierte Rechtschreibkenntnisse nach den neuesten Rechtschreibregeln, um die allgemeine Korrespondenz fehlerfrei zu erledigen. Neben der Texterfassung wird häufig Adresserfassung auch für Serienbriefe und anschließende Mailingaktionen benötigt.

Neben dem allgemeinen Schriftverkehr gehören zum Backoffice die Postbearbeitung, Planung, Vorbereitung, Abwicklung sowie die Nachbereitung von Veranstaltungen wie Sitzungen, Konferenzen zu Aufgaben eines gut geführten Sekretariats.

Weitere Aufgabenfelder für einen Büroservice: Schreibarbeiten aller Art, erstellen von Projektberichten, Protokollen bzw. von Präsentationsunterlagen, Vorbereitung von Reisen bzw. Messe- und Kongressbesuchen aber auch Rechercheaufträge, die Terminierung aller Art sowie diverse Routinearbeiten u. a.  Archivierung oder Materialbeschaffung für die Verwaltung.

Innerhalb des Büroservice finden sich wieder Spezialbereiche wie Telefonservice, Fremdsprachen, oder vorbereitende Buchhaltungsarbeiten, die ggf. von entsprechend ausgebildeten Spezialisten separat übernommen werden können.

Hier hilft ein gut geschulter Büroservice bei der Koordinierung verschiedener Aufgabenbereiche.

Arbeitsplatz

Viele Aufgaben können im Home-Office erledigt und über Internet abgewickelt werden. Andererseits gibt es auch Aufgaben, die den Einsatz vor Ort notwendig machen. Ein Büroservice in Unternehmensnähe schafft durch persönlichen Kontakt Vertrauen. Zusätzlich ist auch ein schneller Einsatz bei außerplanmäßigen Aufgaben möglich. Die Einrichtung eines permanenten Arbeitsplatzes entfällt häufig und hilft dem Unternehmen Kosten zu senken.

Erfahrungen sowie Organisationstalent im Sekretariat

Für einen qualifizierten Büroservice sind fundierte Erfahrungen im Sekretariat und eine fortlaufende Weiterbildung notwendig. Die oben beschriebenen Aufgaben erfordern einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Programmen. Open-Source-Programme dürfen keinen Missmut erregen. Die mobile Sekretärin verfügt über Organisationstalent, verfasst geübt Geschäftsbriefe aller Art und überzeugt am Telefon durch gewandte Kommunikation.

Auch darf nicht vergessen werden, dass das Sekretariat auch eine Schnittstelle zwischen Kunden und Unternehmen ist. Hier ist neben Professionalität sicheres Auftreten und Kundenorientierung gefordert.

Bei langjähriger Erfahrung in verschiedenen Betrieben kann eine Sekretärin/ein Sekretär aber auch organisatorische Aufgaben zur Optimierung von Arbeitsabläufen im Büro übernehmen – siehe hierzu auch unter der Kategorie Büroorganisation.

Büroservice – qualifizierte Leistung finden

Zunächst werden die Suchmöglichkeiten im Internet ausgeschöpft. Doch das große Angebot kann schwer eingeordnet werden. Deshalb muss etwas differenzierter vorgegangen werden. Ein erstes Kriterium kann eine gut strukturierte und übersichtliche Website sein. Die Website eines Büroservice sollte unbedingt fehlerfrei sein.

Da sich bei einem Einzelunternehmer oft die Frage ergibt, was bei Ausfall passiert, schließen sich Einzelunternehmen auch zusammen. Das sollte aber unbedingt transparent dargestellt sein, um nicht plötzlich mit Subunternehmen zusammenzuarbeiten.

„Bürodienste in:“ präsentiert in den Portalen in den Bundesländern Baden-Württemberg, Bayern und Rheinland-Pfalz qualifizierte und ausgesuchte Bürodienstleister – Bereich Büroservice mit mobilem Sekretariat.

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