Häusliches Arbeitszimmer im privaten Wohnbereich

Was genau ist eigentlich ein “häusliches Arbeitszimmer”? Die Frage, wo sich ein häusliches Arbeitszimmer zu befinden hat ist weitgehend klar: in der ansonsten privat genutzten Wohnung oder dem Einfamilienhaus. Freiberufler, die für eine Firma arbeiten und dort keinen eigenen Arbeitsplatz mit Schreibtisch haben, haben mittlerweile beim Finanzamt gute Karten. Sie sind auf das häusliche Arbeitszimmer für die Ausübung ihrer Tätigkeit angewiesen und dürfen es seit einer Gesetzesänderung 2010 steuerlich absetzen, obwohl sich ihr beruflicher Mittelpunkt nicht zu Hause befindet.

Strittig ist hingegen nach wie vor die Frage, in welchem Ausmaß ein häusliches Arbeitszimmer auch privat genutzt werden darf, um absetzbar zu bleiben.

Finanzgericht Köln lässt gemischte Nutzung zu

Nach dem deutschen Einkommensteuergesetz ist ein häusliches Arbeitszimmer nur dann absetzbar, wenn es “nahezu” ausschließlich für die Ausübung der Berufstätigkeit genutzt wird. “Nahezu” bedeutet zum Beispiel, wenn in einer Ecke gelegentlich Wäsche zum Trocknen aufgehängt wird oder die Schwiegermutter zwei Mal im Jahr auf der Couch im Arbeitszimmer übernachtet, bleibt die steuerliche Absetzbarkeit davon unberührt.

Schwierig wird es, wenn der Raum in etwa zu gleichen Teilen privat und beruflich genutzt wird. Die Finanzverwaltungen spielten hier in der Regel nicht mit und Finanzgerichte urteilten deutschlandweit mal für, mal gegen eine Teilung. Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Köln hat jetzt für eine gemischte Nutzung entschieden und frischen Wind in die Debatte gebracht.

Wegweisendes Urteil des BFH

Nach Auffassung des Finanzgerichts Köln (vgl. hier) darf ein Selbstständiger sehr wohl einen separaten Bereich in einem ansonsten auch privat genutzten Raum als häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen. Die Kölner Richter berufen sich dabei auf ein wegweisendes Urteil des Bundesfinanzhofs in Berlin vom 21. September 2009 (Az: GrS 1/06), das “gemischte” Nutzung von Fahrzeugen nicht mehr als Hindernis bei der steuerlichen Absetzung sieht. Was für Fahrzeuge gilt, hatte der BFH in einer Pressemitteilung signalisiert, könnte in der Folge auch für andere Bereiche gelten. Bei Computern zum Beispiel ist das bereits der Fall, möglicherweise in absehbarer Zukunft auch beim häuslichen Arbeitszimmer. Gegen das Kölner Urteil hat die Finanzdirektion Koblenz unter BFH, Az X R 32/11 Revision eingelegt, eine Entscheidung wird noch in diesem Jahr erwartet.

Tipps und Tricks für das häusliche Arbeitszimmer

Da derzeit offen ist, welchen Weg der Rechtsauslegung beim häuslichen Arbeitszimmer der BFH letztendlich gehen wird, sollten Sie als Selbstständiger bis zu einem rechtskräftigen Urteil auf Nummer sicher gehen und den beruflich genutzten Raum streng von allem Privaten separieren. Weiterführende Tipps und Tricks dazu finden Sie etwa auf diesem Informationsportal zum Thema Buchhaltung. Sollte das saubere Trennen der Bereiche aus räumlichen Gründen nicht möglich sein, ist es eine Rechenaufgabe, ob ein steuerlich absetzbares separat angemietetes kleines Arbeitszimmer nicht die günstigere Lösung ist.

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Datumsarten in WORD

Word unterscheidet folgende Datumsarten:

• Erstellungsdatum (CreateDate, bleibt unverändert)
• aktuelles Datum (Date, ändert sich bei jedem Neuaufruf des Dokuments)
• zuletzt gedruckt (PrintDate, ändert sich nur bei erneutem Ausdruck)
• zuletzt gespeichert (SaveDate, ändert sich nur bei erneutem Speichern)
• aktuelle Uhrzeit/Datum (Time, ändert sich bei jedem Neuaufruf des Dokuments)
• unveränderliches Datum (manuell eingetippt, bleibt immer unverändert)

Welches Datum brauche ich?

Schnell mal ein Datum eingefügt, das sich beim Neuaufrufen des Dokuments jedes Mal automatisch ändern darf, dann so:

per Tastenkombination ALT + SHIFT + D
oder
Register EINFÜGEN | Datum und Uhrzeit | Option „Automatisch aktualisieren“ einschalten.

Ich könnte mir vorstellen, dass dies der seltenste Fall ist, ein Datum in Word zu verwenden.

Festes Datum in einem Dokument

Schnell ein Datum eingeben, aber es soll sich niemals ändern: natürlich können Sie das Datum tippen. Bequemer haben Sie es über
Register EINFÜGEN | Datum und Uhrzeit | Option „Automatisch aktualisieren“ nicht einschalten.

Aktuelles, automatisches Datum, aber bitte unveränderlich

Für Dokumente, die Sie oft brauchen, z.B. Briefe, Rechnungen haben Sie vermutlich eine Dokumentvorlage. Dort sollten Sie das Datum in der Funktion CreateDate also das Erstellungsdatum einfügen.
Dabei gehen Sie so vor:
Register EINFÜGEN | Schnellbausteine | Feld… | Kategorien=Datum und Uhrzeit | Feldnamen=CreateDate | Datumsformate=bitte wählen Sie das gewünschte Format aus | OK

• Wichtiger Hinweis:
  Word zeigt bei den Formaten zwar das oberste Format als aktuelles an, Sie müssen es aber trotzdem anklicken, dass es auch angewendet wird.

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Zielsetzung beim Netzwerken im Internet

Spätestens seit man weiß, dass auch Sony oder der FBI Hackern zum Opfer fielen, dürfte klar sein, das Spiel läuft auch umgekehrt, Hacker von Geheimdiensten machen vor Servern – unabhängig davon, wo sie stehen, nicht Halt.

Dabei halte ich Wirtschaftsspionage für das größere Problem als das Auswerten persönlicher Daten und Kontakte. Deshalb sollte z. B. der E-Mail-Verkehr nach wie vor nur über den PC vor Ort ablaufen. Die vielgepriesenen Clouds bieten für mich keine nachvollziehbare Sicherheit, dass E-Mails nicht für andere Zwecke ausgekundschaftet werden.

Wer sich also in sozialen Netzen bewegt, muss wissen, was er will. Möchte er nach Feierabend einen belanglosen Austausch mit Gleichgesinnten oder möchte er sein Unternehmen vermarkten. Inwieweit möchte er beides verbinden?

Nichts ist „umsonst“

Der Glaube, im Internet gäbe es fast alles kostenlos, ist ein Ammenmärchen, dem immer noch zu viele aufsitzen.
Der Programmieraufwand für Websites im Allgemeinen und für die der sozialen Netze im Besonderen, sind immens. So ist es verständlich, dass versucht wird, diese Kosten auf andere Weise wieder einzuspielen. Für Facebook und Google plus geht das am einfachsten über die verfügbaren Daten ihrer Teilnehmer.

Deshalb sollte sich jeder Teilnehmer im Klaren darüber sein, was er von sich preis gibt. Das gilt nicht nur für private Daten, sondern auch über Links, die er einstellt und Posts in Foren. In Facebook lässt sich das dann auch gleich verfolgen mit den Werbeeinblendungen auf der rechten Seite. Da liegen sie manchmal ganz gewaltig daneben, und es ist für mich amüsant. Manchmal stoße ich aber auch auf Interessantes, das ich durchaus für weiterführende Informationen verwerten kann. Ich betrachte es als ein Spiel auf Gegenseitigkeit.

Selbst bei Xing, das als reines Geschäftsportal gilt und das Profil automatisch die Unternehmensseite darstellt, zeigen die ständigen Kontaktabfragen, dass Daten ausgewertet und für den Vertrieb anderer Unternehmen (aus-)genutzt werden.

Marketing über die Unternehmensseite

Marketing für Unternehmen ist meist eine kostspielige Sache. Mit einer Unternehmensseite kann in den sozialen Netzen ein praktikabler Weg gefunden werden, auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen.

Um diese Unternehmensseite jedoch in Facebook oder Google plus einrichten zu können, benötigt man zuerst ein privates Profil. Dieses private Profil ermöglicht Kontakte aufzubauen und u. a. diese für die Unternehmensseite zu interessieren. Das Profil kann so eingerichtet werden, dass nur eine begrenzte Zahl von Teilnehmern die Aktivitäten verfolgen kann und Kontakt aufnehmen kann. Die Unternehmensseite ist immer öffentlich.
Manchmal wird das private Profil ausschließlich als Unternehmensseite verwendet. Das kann sogar bis zur Abmahnung führen, weil jede Unternehmensseite ein Impressum benötigt, welches für das private Profil nicht erstellt werden kann. Selbst ein Verein muss eine Unternehmensseite mit einem Impressum einrichten.

Denkfehler

Immer wieder sehe ich, dass vor allem Kleinunternehmen wie z. B. auch Büroservice oder Buchhalter nun private Profile erstellen, um eine Unternehmensseite erstellen zu können. Dabei passieren eine Reihe von Fehlern und die Folgen daraus:

• Das private Profil wird unter einem Pseudonym erstellt.
  Wer die Unternehmensseite über den Klarnamen sucht, findet die Peron nicht.
• Im privaten Profil vernetzt man sich nur mit Verwandten ggf. ganz engen Freunden bzw. Menschen, die man auch offline kennt.
  Neue Kontakte und eine Erweiterung der Bekanntheit des Unternehmens kann nicht statt finden.
• Aktivitäten werden weitestgehend vermieden, damit man seine „Daten“ schützt und nichts von sich preisgibt.
  Damit bleibt man unsichtbar, das Unternehmen bleibt unbekannt.
• Dem „Like“ wird ein viel zu großes Gewicht beigemessen.
  Aktivtäten führen zu einer höheren Aufrufzahl. Likes unterstreichen diese Aktivitäten allerdings.
• Alle Kontakte sind „Freunde“.
  Das ist ein hartnäckiges Gerücht, das weder auf Facebook noch auf Google plus zutrifft, sondern sehr differenziert gehandhabt wird. Im Gegenteil es lässt sich sehr genau bestimmen, wer welche Information erhalten soll.
• Die Unternehmensseite scheint für viele eine permanente Anzeige zu sein, auf der dann keine Aktivitäten mehr stattfinden müssen.
  Die Unternehmensseite ist nicht über Suchmaschinen auffindbar. Nur konsequnete und regelmäßige Aktivitäten verleihen ihr Eigendynamik.
• Es sind keine besonder Kenntnisse zur Nutzung notwendig, um sich auf Twitter, Facebook oder Google Plus zu bewegen. Die Handhabung wird ständig überarbeitet. Der Umgang muss sicher sein, Fehler werden selten verziehen, z. B. beim Teilen von privaten Bildern.
• Rechtliche Grundlagen (z. B. Impressum) sind unbekannt. Das kann teuer werden, denn auch auf Facebook ist Abmahnen möglich und nicht alles darf geteilt werden.

 
Wer sich auf den Weg der social media begeben hat, wird nicht umhin können, einen Teil von sich zu offenbaren. Wer das nicht will, muss sich für seine Firma andere Vermarktungsstrategien überlegen. Zudem muss er Zeit aufwenden oder jemanden beauftragen, der die tägliche(!) Pflege seiner Unternehmensseite(n) übernimmt. Der Zeitaufwand wird vielfach unterschätzt.
Wer sich also eine Unternehmensseite eingerichtet hat und sich nicht darum kümmert, hat seine Zeit vergeblich investiert. Da hilft es auch nichts, wenn man sich seine Unternehmensseite von einem Profi einrichten ließ.

Dazu kommt, dass ständig Neuerungen eingeführt werden und die Handhabung geändert wird. Wer nur alle paar Wochen bei seiner eigenen Unternehmensseite vorbeischaut, wähnt sich dann fast bei einem ganz anderen Anbieter

Wie im richtigen Leben: Kontakte müssen gepflegt werden

Nicht nur Geheimdienste können sich ein „Bild“ über den Teilnehmer machen. Auch Beiträge und verlinkte Informationen geben einen Einblick in die Denkweise des jeweiligen Teilnehmers. Da steht indirekt oft mehr als die persönlichen Daten preisgeben können.

Sozial bekommt hier seine tiefe Bedeutung zurück, nämlich in der Gemeinschaft miteinander zu agieren. Der einzige Unterschied, das rausgerutschte Wort ist schnell vergessen, der scharf formulierte Post bleibt. Kaum jemand wird seine ganzen Beiträge durchforsten und Beiträge wieder löschen, wenn sie nach einiger Zeit nicht mehr seiner Meinung oder seinen Emotionen entsprechen.
Deshalb kann man sich im Netz nicht anders benehmen als im richtigen Leben. Kontakte müssen gepflegt werden. Es gibt Menschen, mit denen man sich lieber austauscht bzw. Interessen teilt und andere, denen man vielleicht lieber aus dem Weg geht. Mit diesen Kontakten trifft man sich eben von Zeit zu Zeit in Gruppen.

Wer erst redet bzw. schreibt und anschließend denkt, hat online wie offline ähnliche Probleme. Wer nur abgreift ohne etwas zu geben oder ausschließlich sein Unternehmen anpreist, wird keine Informationen erhalten.

Gründe, die für mich für social media sprechen

Trotz der Unsicherheit, wie meine Daten verwertet werden – unabhängig, ob von Geheimdiensten oder Anbietern – halte ich social media für eine praktische Möglichkeit Kontakte aufzubauen und das eigene Unternehmen bekannt zu machen. Marketing ist vor allem für mich als Einzelunternehmen ein schwieriges Unterfangen und deshalb bin ich froh, hier neue Wege beschreiten zu können.

Um interessante Informationen weitergeben zu können, muss ich sowohl zu meinen persönlichen Interessen wie Umwelt und Wirtschaft sowie beruflichen Interessen Selbstständigkeit, Bürodienstleistung und Bildung, ständig recherchieren. Das hält mich geistig fit und auf dem aktuellsten Stand von Entwicklungen.

Neben meinem Blog kann ich auch auf meine Plattformen hinweisen ohne aufdringlich dafür zu werben. Für die Teilnehmer von „Bürodiensten in:“ ist das Marketing für die Plattformen ein wichtiger Punkt. Sparen sie dadurch tatsächlich etwas Eigeninitiative.

• Fazit:
  Wer sich also entschließt eine Unternehmensseite einzurichten muss für sich persönlich Vor- und Nachteile abwägen. Eine gewisse Skepsis ist bei allen Aktivitäten im Internet grundsätzlich angebracht. Wichtige und persönliche Dinge sollten nicht einem Server irgendwo auf der Welt einer sog. Cloud anvertraut werden.

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Die Furcht vor Scheinselbstständigkeit

Vor allem Bürodienstleister müssen sich immer wieder damit auseinandersetzen, dass Firmen eine freie Mitarbeit ablehnen, weil sie fürchten, dass sie Probleme mit den Sozialkassen insbesondere mit der Rentenkasse bekommen. Ich habe einige Geschichten zu dem Thema gehört, dass sich Unternehmen quer gestellt haben, wenn es um freiberufliche Mitarbeit ging. Oft hängt das auch mit schlechten Erfahrungen zusammen. Ein Selbstständiger ist oft froh, wenn er einen Job hat und kümmert sich nicht um weitere Tätigkeiten. Damit ist auch das Unternehmen involviert, das diesen Freiberufler beschäftigt. Selbst Steuerberater raten gelegentlich von Freelancern ab.

Andererseits arbeiten Großkonzerne durchaus mit einem freiberuflich Büroservice zusammen. Sie machen allerdings zur Bedingung, dass sich dieser Freiberufler nachweislich um weitere Stellen bemüht und setzen ggf. sogar Fristen für einen Nachweis.

Da neben der Nachzahlung der gesamten Beiträge über den Zeitraum der Beschäftigung die Unternehmen noch zusätzlich mit Strafen zu rechnen haben, ist die Vorsicht verständlich.

Akquise – ein wichtiger Faktor für Selbstständigkeit

Wer sich mehr oder weniger aus dem Stand heraus selbstständig macht und sich nicht durch nebenberufliche Selbstständigkeit langsam einen Kundenstamm aufbauen konnte, ist froh, wenn er den ersten Kunden gewinnt.
Dennoch sollten gleich zu Beginn an ein paar Dinge gedacht werden.

Kennzeichen der Selbstständigkeit

Selbstständigkeit zeichnet sich dadurch aus, dass der Auftragegeber gegenüber dem Selbstständigen nicht weisungsbefugt ist.

Vor allem bei Bürodienstleistung lässt sich ein gewisses Maß an Weisungen nicht vermeiden. Bei fachlichen und zeitlichen Vorgaben unterliegen Bürodienstleister in gewisser Weise dieser Weisungsgebundenheit, denn sie übernehmen Aufgaben, die unter bestimmten Bedingungen abgearbeitet werden müssen.

1. Weisungsgebundenheit gegenüber dem Kunden

Dem Begriff der Weisungsbefugnis unterliegt das SGB 4 Sozialgesetzbuch “Beschäftigung und selbstständige Tätigkeit”

• Zeitlich – natürlich müssen Zeiten vereinbart werden, wann ein Telefondienst übernommen oder Korrespondenz erledigt werden soll
• Örtlich – nicht immer ist die Arbeit im Home-Office sinnvoll und so werden verschiedene Orte für die Ausübung der Tätigkeit notwendig
• Fachlich – die Tätigkeit kann nur aufgrund einer bestimmten fachlichen Qualifikation ausgeübt werden.

Aber weiter führende Anordnungen, die in einem Unternehmen gelten, muss ein Selbstständiger nicht befolgen. So kann der Auftraggeber nur mit Zustimmung des Selbstständigen diesen in einem anderen Betrieb einsetzen.

2. Unternehmerisches Handeln

Für selbstständige Bürodienstleister ist unternehmerisches Handeln ein klares Indiz für Selbstständigkeit.Von „unternehmerischem Handeln“ wird gesprochen, wenn im eigenen Namen und auf eigene Rechnungen Leistungen erbracht werden.
Ferner gehören zu unternehmerischem Handeln

• Werbemaßnahmen: Eigenständiges Auftreten in der Geschäftswelt z. B. mit eigenem Logo, Briefkopf, Visitenkarten, Website ggf. Flyer
• Kundenakquise: Artikel in Online-Presse, Blogs oder die Präsentation auf Portalen wie „Bürodienste in:“
• Marketingmaßnahmen: Besuche von Messen, Kontinuierliche Verbreitung des Service auch in social Media
• Einsatz von Kapital: Investitionen, eigene Arbeitsgeräte und Werbung
• Kontinuierliche Weiterbildung: Eine Weiterbildung erfolgt eigenständig und wird nicht von einem Auftraggeber übernommen
• Kleinunternehmerregelung vermeiden: Das Entrichten der Umsatzsteuer ist ein ebenso ein Indiz für unternehmerisches Handeln. Einen Vorteil der Umsatzsteuerbefreiung bei der sog. “Kleinunternehmerregelung” konnte ich bisher sowiewo nicht feststellen.

Marketing und Akquise sowie Umsatzsteuerpflicht sind klare Hinweise auf eine Selbstständigkeit. Eine ständige Präsenz im Internet über die eigene Website hinaus sind ein klares Indiz dafür, dass ständig nach neue Kunden akquiriert wird bzw. Kundenpflege betrieben wird.

Rahmen Selbstständigkeit im Verhältnis zur Scheinselbstständigkeit

Scheinselbstständigkeit ist dann gegeben, wenn man mehr als 5/6 seiner Arbeitszeit oder den überwiegenden Teil (90%) seines Einkommens nur durch einen Auftraggeber erhält. Diese Konstellation macht allerdings Prüfer argwöhnisch. Es reicht zudem nicht aus, wenn vertraglich festgelegt wurde, dass weitere Beschäftigungsverhältnisse vorliegen. Diese Beschäftigungsverhältnisse müssen auch nachgewiesen werden und werden wie bereits erwähnt von Unternehmen vermehrt eingefordert. Bei 20 Stunden in der Woche sollte mindestens ein weiterer Auftraggeber für 3-4 Stunden in der Woche für eine Tätigkeit gebucht sein. Hier muss zusätzlich konsequent Akquise betrieben werden.

Handwerker und Familienbetriebe

In kleinen Handwerksbetrieben hilft im Allgemeinen die Ehefrau mit, die notwendigen buchhalterischen Aufgaben und die Büroorganisation zu übernehmen. Um sich nicht des Verdachts der Scheinselbstständigkeit auszuliefern, führt dies dazu, dass Handwerker ihre Ehefrauen grundsätzlich anstellen, denn sie sind der einzige Arbeitgeber. Wer in Kleinunternehmen mit Familienangehörigen arbeitet, ist deshalb immer angestellt oder arbeitet zumindest auf 450,00 Euro-Ebene. Die Vergütung der Ehefrauen liegt dabei häufig im Niedriglohnbereich.

Interessant dürfte in diesem Zusammenhang das Verfahren gegen den bayerischen Landtagsabgeordneten Georg Schmid sein, dessen Frau speziell für die Mitarbeit bei ihrem Mann eine Firma gegründet hatte. Hier entspricht das Honorar durchaus einem unternehmerisch kalkulierten Stundensatz. War aber ihr Mann ihr einziger Auftraggeber oder kann sie Akquise und weitere Kunden zumindest vorübergehend nicht nachweisen, dürfte das für beide eine teure Angelegenheit werden. Denn dann sind die Sozialbeiträge für das Honorar über den gesamten Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses nachzuzahlen zuzüglich einer Strafzahlung des Arbeitgebers Georg Schmid.

Einkommen

Das Einkommen eines selbstständigen Bürodienstleisters muss in der Kalkulation die Bedingungen des unternehmerischen Handelns berücksichtigen. Wer einen zu niedrigen Stundensatz verlangt, wird leicht verleitet nur bei einem Unternehmen bei einer hohen Auslastung zu arbeiten.

Eine geringe Anzahl von Kunden lässt sich im ersten Jahr der Selbstständigkeit manchmal gar nicht vermeiden, ist aber begründbar. Ausschlaggebend ist die Gesamtsituation. Auch Projekte lassen über einen gewissen Zeitraum keinen weiteren Auftraggeber zu. Hier wird aber das Jahr in seiner Gesamtheit gesehen, wo es eher selten ist, dass an nur einem Projekt gearbeitet wird. Neben dem Verdacht auf Scheinselbständigkeit birgt eine zu geringe Anzahl von Kunden eine ganz andere Gefahr. Bricht der Hauptkunde weg, ist damit meist das AUS mit der Selbstständigkeit verbunden. Denn Akquise greift nicht unmittelbar, wenn der Kunde wegbricht, sondern benötigt eine längere Vorlaufzeit.

Auf Verträge achten

Eine sorgfältige Ausarbeitung von Verträgen ggf. auch von AGB ist die Grundlage für eine sichere gegenseitige Zusammenarbeit. Hier können wesentliche Punkte – auch die Weisungsbefugnis – klar beschrieben werden. Transparenz des Angebots hat oberste Priorität. Es darf nur ein Honorarvertrag ggf. auch einen Werkvertrag geschlossen werden.

Die Rentenversicherung versucht mit allen Mitteln Versicherte zu generieren. Bürodienstleistungen scheinen für Vermutung von Scheinselbstständigkeit prädestiniert zu sein, da es ja klassischerweise abhängig Beschäftigungen sind, die auch vor Ort ausgeübt werden und in gewisser Weise auch der Weisungsbefugnis unterliegen. Andererseits gäbe es nicht die Vielzahl gut beschäftigter Bürodienstleister, wenn sich die Rentenversicherung stets quer stellen würde.
Ein Kriterium dürfte sicher ein fundierter Businessplan sein, der neben der Beschäftigungart auch Investitionen und Zukunftsperspektiven beinhaltet.

Befreiung von der Versicherungspflicht

Zu Beginn der Selbstständigkeit muss ein Antrag auf Befreiung der Versicherungspflicht für Selbstständige gestellt werden. Verfassen Sie zusätzlich zum Antrag ein Schreiben, in dem Sie begründen, wie Sie sich selbstständig machen wollen und demzufolge auch für verschiedene Kunden arbeiten. Weisen Sie in einem Begleitschreiben ausdrücklich darauf hin, dass Sie als Dienstleister Wert auf mehrere Kunden legen, da für Sie ein Hauptkunde einen Unsicherheitsfaktor darstellt. Diese Arbeit gestaltet sich flexibel je nach Kundenwünschen im Home-Office oder vor Ort. Wenn ein Ablehnungsbescheid kommt, fordern Sie eine Begründung und erheben Einspruch.

Wer sicher gehen möchte, kann im Vorfeld mit Hilfe einer Checkliste sein Arbeitsverhältnis überprüfen. Zusätzlich kann bei Bedarf bei jedem neuen Kunden eine Statusabfrage gestellt werden. Doch denke ich, dass bei viel Papierkram die meisten Interessenten aussteigen werden. Sinnvoll kann diese Abfrage allerdings sein, wenn ein festes Arbeitsverhältnis in ein freiberufliches Arbeitsverhältnis umgeändert werden soll. Ausschlaggebend ist die Gesamtschau des Einzelfalles. Eine leider sehr schwammige Formulierung.

Allerdings sollten jeder Selbstständige selbst an eine Altersvorsorge zu denken, sonst sieht es im Alter nicht allzu rosig aus.

Outsourcing von Bürodienstleistung

Bei Tätigkeiten in der Administration, die oft nur noch stundenweise anfallen, arbeiten Unternehmen recht gerne mit Freelancern zusammen. Diese sind neben unternehmerischem Denken gut ausgebildet und hochmotiviert. Das Honorar – ohne Sozialabgaben oder Steuern – wird durch die Flexibilität der Selbstständigen gern in Kauf genommen. Die Umsatzsteuer kann geltend gemacht werden und stellt so keine Belastung für Unternehmen dar. Zahlungen für Krankheit oder Urlaub entfallen. Im Gegenteil, das Krankheitsrisiko bei Selbstständigen ist äußerst gering. Dass in mehreren Unternehmen gearbeitet werden muss, bedeutet kein Hindernis.

Es gibt durchaus Firmen, die gerne ehemalige Mitarbeiter weiterbeschäftigen, wenn diese sich selbstständig machen. Da hier die Sozialkassen besonders argwöhnisch sind, muss dies vor den Sozialkassen besonders begründet werden. Hier ist eine Statusabfrage im Vorfeld sicher sinnvoll Statusabfrage. Aus einer Teilzeitbeschäftigung lässt sich ein Arbeitsverhältnis auf Honorarbasis leichter begründen. Dennoch ist es hier ganz besonders wichtig, weitere Kunden vorweisen zu können und sich vertraglich abzusichern. Vor allem sollte hier die Arbeitszeiten flexibler als bisher gestaltet werden.

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Vor dem Namen kommt die Zielsetzung

Sätze wie: „Jetzt habe ich die Domain mit dem Büroservice, obwohl ich nie richtig Büroservice machen wollte“ oder „Ich habe mich jetzt weiterentwickelt, und Büroservice passt nicht mehr“, höre ich immer wieder.

Wichtig sind zunächst die Fragen:

• Welchen Service möchte ich schwerpunktmäßig anbieten – Schreibarbeiten, Telefonservice, Projektbegleitung
  
• Wo liegen meine Spezialgebiete – Organisation, Koordination, Abarbeiten
• Wo möchte ich überwiegend arbeiten – vor Ort oder zu Hause
• Welcher Kunde benötigt meine Dienstleistung – Einzelunternehmen, KMU, ein bestimmtes Handwerk
• Wie wird mich mein Kunde suchen – im Internet, in den gelben Seiten, über Empfehlung

 
Neben dem Zielkunden spielen eigene Präferenzen eine große Rolle. Bevor also über einen Namen entschieden wird, muss eine klare Struktur für die angebotenen Leistungen erarbeitet werden. Ein wichtiger Bestandteil des Angebots wird immer die Flexibilität und die Mobilität des Service sein mit Begriffen wie “Assistenz auf Zeit” oder “Mobile Sekretärin”.

Office oder Büro – Assistent oder Assistenz bzw. Assistentin

Immer mehr werden englische Begriffe verwendet ohne sich im Klaren zu sein, dass diese Seiten auch im englischsprachigen Raum gefunden werden. Für einen Bürodienstleister, der überwiegend regional anbieten möchte, eine problematische Ausgangslage. Ein erhöhtes Spamaufkommen wird das Postfach noch mehr zumüllen. Adäquate Begriffe im Deutschen wie z. B. Assistenz für Assistent oder Büro statt Office sind oft genauso aussagefähig. Zusätzlich ist das Englische auch etwas ungenauer, denn Assistent steht für Assistenz aber auch Assistentin.

Ein „Office Assistent“ kann durchaus als „Klassische Sekretärin“ beschrieben werden. Eine Assistentin oder eine Chef-Assistenz drücken inhaltlich meines Erachtens das gleiche aus:
Sie übernimmt nach wie vor alle Aufgaben für ein effizientes Büromanagement. Dies sind Tätigkeiten, die auch freiberuflich für unterschiedliche Unternehmen durchgeführt werden können. Dazu kommt häufig Kundenbetreuung und in Teilen Projektabwicklung sowie Auftragsabwicklung.
Wer über eine schnelle Auffassungsgabe, ein ausgeprägtes Organisationstalent und starke Nerven verfügt kann seine Dienstleistung ruhig als „klassische Sekretärin“ anbieten.

Wer sich andererseits für einen rein englischen Begriff entscheidet, sollte im Vorfeld Suchmaschinen bemühen, welche Ergebnisse mit diesem Begriff erzielt werden. Interessant ist, dass bei „assistence“ oder „assistent“ zuerst Übersetzungshilfen angeboten werden.
Wer an Lösungen im Büro denkt und deshalb das englische „Solution“ wählt, wird möglicherweise in eine Dienstleistung eingeordnet, die nicht dem wirklichen Dienstleistungsangebot entspricht.

Natürlich haben viele englische Begriffe inzwischen ihren festen Platz im Sprachgebrauch. Beliebt ist deshalb anstelle von Büro überall Office voranzustellen. So wird aus Büromanagement ein Officemanagement oder aus Büroservice ein Officeservice. Wer international tätig sein möchte, der ist mit einem englischen Begriff klar im Vorteil. Allerdings weiß ich, dass die meisten Bürodienstleister regional, allenfalls deutschlandweit anbieten.

Wer sich dennoch für einen englischen oder gar „denglischen Ausdruck“ entscheidet, sollte diesen gut auf der Website oder im Flyer beschreiben und Keywords mit deutschen Synonymen verwenden.

Domainnamen

Beliebt sind bei Bürodienstleistern eine Kombination mit der Branche und dem Eigennamen oder dem Ort. Auch hier hilft es im Vorfeld zu googlen, um welche Seiten es sich handelt, wenn sie schnell gefunden werden. Übrigens reicht im Allgemeinen ein anderes Zeichen, um eine Domain mit einem ähnlichen Namen anzumelden. Exakt der gleiche Name ist möglich mit einer anderen Kennung. Ob das wirklich zielgerecht ist, muss von Fall zu Fall entschieden werden.

Domainnamen sollten zuerst abgefragt werden. Hierbei hilft denic für die de-Kennung oder z. B. bei Domainsearch bei com, net, info etc. Vor allem bei den allgemeinen Kennungen ist es interessant, welche Domains noch frei sind. Natürlich ist die de-Kennung als Länderkennung in Deutschland am beliebtesten, genauso wie *.at für Österreich oder *.it für Italien. Vielfach wird auch *.eu verwendet, was bei einem Service, der in der gesamten EU tätig sein möchte, durchaus geeignet ist.

Die Kennung spielt letztendlich nur eine untergeordnete Rolle für die Auffindbarkeit. Die gute Auffindbarkeit ist in erster Linie abhängig, ob die Seite technisch und inhaltlich einwandfrei ist.
Ein einprägsamer Begriff für den Unternehmensnamen und die Domain können dann durchaus ohne die üblichen Attribute wie Büroservice oder Office auskommen. Oft lässt sich aus einzelnen Buchstaben ein aufgabentypischer Spruch erstellen.

Einen Namen zu finden, der einen Gestaltungsspielraum lässt, aber andererseits einen Hinweis auf das Leistungsspektrum liefert, ist zeitaufwändig aber lohnend.

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Neben kostenlosen Bildern im Internet wird bei Bedarf auch mit dem Handy fotografiert und die Website entsprechend bestückt.
Dennoch gibt es eine ganze Reihe von Gründen, Bilder von einem Fotografen machen zu lassen.

Professionalität

Die Handykameras werden zwar immer besser, aber sie ersetzen keine Fotoausrüstung. Fotografen haben aber neben ihrem Equipment auch noch den Blick, der einen Gegenstand oder eine Person richtig in „Szene“ setzt. Auch Freunde haben selten den professionellen Blick, der für ein Unternehmensfoto notwendig ist.

Ein weiterer Punkt ist die Zielsetzung:

• Wer soll erreicht werden?
  Kunden, Leser eines Blogs, Interessenten eines Produkts / einer Dienstleistung
• Was möchte ich mit dem Bild vermitteln?
  Eine Assoziation, ein Verweilen auf der Website, Neugier auf die gesamte Internetpräsentation, eine Navigationshilfe
• Soll das Bild einen Gesamteindruck unterstreichen?
  Ein Merkmal einer bestimmten Dienstleistung, ein Produkt oder eine Produktpalette – nicht nur bei einem Online-Shop
• Soll mit dem Bild eine Aussage getroffen werden?
  Ein Sparschwein für Buchhaltung, eine Tastatur für einen Schreibdienst etc.
• Wo soll das Bild eingesetzt werden?
  Website, Flyer, Unternehmensprofil

 
Nicht nur bei Fotos von Personen – einzeln oder in Gruppen – auch bei Gegenständen ist das „geschulte“ Auge des Fotografen wichtig. Aus einer Vielzahl von Bildern wählt er passende Bilder aus und stellt sie für die Weiterverarbeitung auf einer CD zur Verfügung. Diese Bilder können bei Bedarf verändert werden und immer wieder neu verwendet werden. Spätestens hier stoßen viele Bilder von Handys bei der Bildauflösung an ihre Grenzen.

Bilder, insbesondere aus dem persönlichen Umfeld, seien es Portraitaufnahmen oder das berufliche Umfeld sind Bestandteile des Marketings und der Werbung. Deshalb ist es wichtig, dass auf Profilen, die ein Unternehmen präsentieren wie z. B. in Xing auch entsprechende Fotos bereit gestellt werden. Wer in solchen Profilen Urlaubsbilder einfügt oder unprofessionelle Handybilder verwendet, vermittelt bei vielen Betrachtern einen ungewollten Eindruck.

Mit Spezialisten arbeiten

Jede Art der Fotografie erfordert eine bestimmte Herangehensweise. Deshalb sollte der Fotograf entsprechend der Bilderverwendung ausgesucht werden. Gebäudefotografie verlangt einen anderen Blick als die reine Personenfotografie oder die Fotografie von Innenräumen. Aussagefähig sind hier Beispiele, die gute Fotografen auf ihren Seiten haben und entsprechende Referenzen vorweisen können.

Neue Wege wagen

Bilder rund um das Eigenmarketing sind in erster Linie Personenfotos. Diese werden im Allgemeinen im Studio gemacht, damit die Ausleuchtung stimmt. Das Problem ist für viele, sich in einem kleinen Raum mit viel Scheinwerferlicht ungezwungen zu verhalten. Studiofotos wirken manchmal sogar austauschbar wie gekaufte Fotos. Eine entspannte Atmosphäre lässt sich leichter in der Natur erzielen. Ein Spaziergang an der frischen Luft erleichtert eine Unterhaltung und sorgt für Entspannung. Dies zeigt sich entsprechend in den Bildern. Natur und Sonnenlicht geben Raum für Experimente.

Bilder in der Natur

Lichtspiele

 
 
Bäume, Landschaften oder auch mal ein Holzstapel können den Hintergrund für vielseitig verwendbare Aufnahmen liefern.
 
 
 
 
Meine Erfahrung ist, dass ein Shooting in dieser Umgebung wesentlich entspannter ist und zu unverkrampften Ergebnissen führt.

Zu bedenken ist bei professionellen, aber gekauften Bildern, dass diese auf vielen Websites auftauchen. Besonders bei Personenfotos macht das einen eher unseriösen Eindruck. Spätestens nach einem ersten persönlichen Kontakt kommt man in Erklärungsnot.

Wer Bilder ohne Genehmigung und ohne Nachweise ins Netz stellt, wird abgemahnt, was oft sehr teuer werden kann. Schon deshalb lohnt sich die Investition in einen guten Fotografen.

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Zahlreiche Onlineshops haben den wachsenden Markt für sich entdeckt und werben mit einer hohen Produktvielfalt. Der Verbraucher kann oftmals von niedrigen Preisen, einer einfachen Bezahlung und einer schnellen, einfachen Lieferung der Ware profitieren. Nicht zuletzt bietet das Onlinegeschäft und der wachsende Markt aber auch für den Verkäufer wichtige Vorteile, der Personal-, und Verwaltungsaufwand kann auf ein minimales reduziert und auch mit geringen finanziellen Mitteln ein erfolgreicher Onlineshop betrieben werden, besonders Start-Ups und Neueinsteiger greifen auf diesem Grund immer häufiger auf einen Vertrieb über einen Onlineshop zurück.

So wird der Handel über das Internet zur Erfolgsgeschichte – Die Zahlen und Entwicklungen sprechen für sich

Mit dem Einzug des Internets in die privaten Haushalte hat auch der Bereich des E-Commerce stets steigende Zahlen verzeichnen können. Der Umsatz im Bereich des E-Commerce ist zwischen den Jahren 1999 bis 2012 deutlich angestiegen, wie zum Beispiel eine statistische Erhebung des Online-Statistik Portals statista.com verdeutlicht.

Das Portal beruft sich bei der statistischen Erhebung auf Zahlen des Handelsverband Deutschland (HDE). Die Statistik zeigt, dass nach einer ersten Hochrechnung im Jahr 2013 mit einem Umsatz von 33,1 Milliarden Euro gerechnet werden kann, was einem prozentualen Anstieg von 12 Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht. Nach einem geringen Jahresumsatz von 1,25 Milliarden Euro im Jahr 1999 konnte in den darauf folgenden Jahren 2000- 2005 ein explosionsartiger Anstieg verzeichnet werden, der Umsatz stieg von 2,5 auf 5, 8, 11, 13 und schließlich auf 14,50 Milliarden Euro im Jahr 2005. In den darauf folgenden Jahren 2006 bis 2013 lässt sich jeweils ein relativ konstanter Umsatzanstieg von 18,30-, 20-, 21,90-, 23,70-, 26,10-, 29,50- auf voraussichtlich 33,10 Milliarden Euro beobachten.

Das ist bei einem erfolgreichen Einstieg in den E-Commerce Handel zu berücksichtigen

Damit der Handel in das E-Commerce Geschäft erfolgreich ist und weiterhin erfolgreich bleibt, sollten Anbieter unbedingt die verpflichtende Anbieterkennzeichnung im Impressum berücksichtigen (§ 5 TMG). Die Impressumpflicht soll grundlegend den Verbraucher schützen, häufige Fehler sind vor allem: Abkürzungen im Vornamen, Fehlende Angaben zur Rechstform, unzureichende Kontaktangaben, fehlende Umsatzsteuer-ID-Angaben.

Die AGB sollten zulässig und transparent gestaltet werden. Zahlreiche Onlineshop-Betreiber übernehmen AGBs von anderen Anbietern, Muster und Vorlagen sind zwar zahlreich, jedoch nicht immer zulässig. Darüber hinaus sind Zertifikate zur Sicherheit wie zum Beispiel Trusted Shops, EHI oder Googles Trusted Stores wichtig, einige Anbieter für Onlineshops, darunter die Hosteurope GmbH, bieten bereits vorzertifizierte Shopsysteme an. Klauseln die grundlegend unzulässig sind: Lieferzeiten sind unverbindlich, Abwälzung der Transportgefahr auf den Kunden, Gerichtsstandsvereinbarungen gegenüber Verbrauchern, Ersetzungsklauseln. Nicht weniger wichtig ist die Einbindung der AGBs in den Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer, eine alleinige Auszeichnung der AGBs auf der Internetseite reicht nicht aus.

Die Angaben zur Lieferzeit müssen vom Shopbetreiber zutreffend gestaltet werden. Die oftmals verwendete Bezeichnung “sofort Verfügbar” ist gleichbedeutend mit einer Lieferung innerhalb von 5 Tagen, dabei muss sich die Ware nicht zwangsläufig auf Vorrat befinden, auf längere Lieferzeiten muss unbedingt hingewiesen werden. Preisangaben und Versandkosten müssen korrekt und vollständig ausgezeichnet werden.

Fazit

Der Onlinehandel bietet schon seit Jahren für Start-Ups hervorragende Möglichkeiten. Neueinsteiger können von dem deutlichen Marktzuwachs (Statistik s .o.) profitieren. Für den erfolgreichen Handel müssen jedoch einige Dinge beachtet werden, wie die vorgehende Erörterung durchblicken lässt. Wer gründlich plant, kann schnell dauerhaften Erfolg verzeichnen.

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Unternehmensaufgaben sind allerdings im Allgemeinen umfangreicher, so dass zusätzliche Software notwendig wird. Betriebsgerechte Softwarelösungen zu finden, ist bei einer immens großen Auswahl äußerst schwierig. Mit den verschiedenen Aspekten bei betrieblichen Aufgaben und deren Umsetzung von Aufgaben bin ich auf Bemerkenswertes gestoßen.

Branchenspezifische Software

Dass die Auswahl für den Anwender unüberschaubar ist, zeigt sich schon dran, dass es nicht nur für unterschiedliche Aufgaben und Sachgebiete verschiedene Softwareangebote gibt, sondern zusätzlich innerhalb der Branchen für die verschiedenen Berufsgruppen entsprechende Softwarelösungen erforderlich sind.

Unabhängig, ob es um Verwaltung, Kundenbetreuung, Bestellvorgänge, Lieferanten oder andere Sachgebiete geht, müssen für die Vielzahl der Berufsgruppen innerhalb jeder Branche z. B.

• beim Handwerk vom Bäcker über Druckerei bis zum Straßenbau
• bei der Dienstleistung von der Apotheke über Ingenieurbüros bis zum Verleih
• beim Handel vom Autohandel über Großhandel bis zum Textilhandel
• bei den Herstellern vom Anlagenbau über Energieversorger bis zur Stahlindustrie

 
passende Systemlösungen bei der Software angeboten werden. Zur Software innerhalb einer Branche kommt die für einzelne Berufsgruppen bezogene Verwendung.
Einige Anwendungen überschneiden sich berufsunabhängig andere dienen nur einem spezifischen Verwendungszweck.

Standardsoftware

Selbst die sogenannte Standardsoftware geht weit über MS Office hinaus. Dazu hören vor allem Softwarelösungen für

• Mobile Computing mit Datenschutz oder Contentmanagement
• IT-Sicherheit für Backup, Dokumentenverwaltung oder Zutrittskontrolle
• Internetsoftware für Preis- und Produktvergleich oder Auswertung von Statistiken
• Kommunikation- und Netzwerksoftware übernimmt weit mehr Aufgaben als das bekannte Outlook
• Technische Software zur IT-Dokumentation oder Verfügbarkeit der verwendeten IT-Systeme

 
Um nur einige Beispiele zu nennen sowie der Vielzahl der damit verbundenen Möglichkeiten. Auch kleinere und mittelständische Unternehmen können mit sinnvoller Software viel Zeit einsparen.

Softwareangebote – Lösungen finden

Die genannten Beispiele – und das ist nur ein Teil der Möglichkeiten – zeigen, dass ein großes Angebot eher verwirrt als hilft. Der Markt ist fast unüberschaubar, schlimmer er ist ständig in Bewegung. Die umfangreichen Auswahlkriterien für Software erfordern fachliche Hilfe.

Fachlichen Rat und Vergleichsmöglichkeiten verschiedener Angebote zu passender Anwendersoftware zu den wichtigsten Aufgaben im Betrieb sind geboten. Vor allem, wenn bei manchen Angeboten eine firmenspezifische Anpassung möglich ist, muss eine entsprechende Beratung erfolgen. Der Kauf nach Versuch und Irrtum kann neben unnötigem Zeitaufwand extrem teuer werden.

Bei dem vielseitigen Angebot ist

• die Kenntnis über die verschiedenen Softwarelösungen
• das Wissen über unterschiedliche Anwendungsmöglichkeiten
• eine Orientierungshilfe, was wirklich gebraucht wird
• eine fachgerechte Beratung mit einem entsprechenden Service

 
wünschenswert

Ferner muss Software kompatibel sein, was ein Fachmann mit umfangreichem Wissen entsprechend gewährleisten kann.

Bei meiner Recherche im Netz bin ich bei Büro Software auf www.betobia.com auf eine umfassende Auswahl der unterschiedlichen Angebote zu Software gestoßen. Was mir besonders gefällt, dass die Software nicht nur angeboten wird, sondern auch die unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten aufgelistet werden.
Bei Büro Software betobia treffen umfangreiches Angebot und entsprechende Erklärungen zusammen. Dazu ist man für Anbieter von Software offen, so dass immer wieder Lösungen für individuelle Kundenwünsche neu hinzukommen können.

Schulung

Eine hohe Akzeptanz neuer Software wird bei Mitarbeitern durch eine Schulung erreicht. Fragen können sofort geklärt werden, eine Hotline erleichtert schnelle Hilfe. Software sollte also nicht nur verkauft werden, sondern auch entsprechend geschult werden. Kompetenz der Anbieter von Software aufgrund jahrelanger Erfahrung, die vor allem die speziellen Anforderungen von Branchen bzw. Berufsgruppen kennen, vermitteln die Besonderheiten bei neuer Software anwendergerecht.

Erstaunlich war für mich der Umfang der Möglichkeiten die Software bietet. Aufschlussreich ist, dass es hier durchaus Firmen gibt, die helfen den Überblick nicht ganz zu verlieren. Und das halte ich für bitter nötig.

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PC mehr als ein fester Arbeitsplatz

Natürlich lässt sich auch ein Laptop unter PC einordnen solange er noch über einen festen örtlichen Speicherplatz, diverse Programme, einen großen Bildschirm und eine Tastatur verfügt.

Grundsätzlich lässt es sich auch nicht pauschalisieren, ob ein PC/Laptop benötigt wird, sondern es hängt von der Nutzung ab.
Wer sein mobiles Internet überwiegend

• zum Datenaustausch
• zur Adress- bzw. Terminverwaltung und
• zum Lesen nutzt

 
also gewissermaßen in der Cloud arbeitet, benötigt kaum eine Tastatur.

Wer aber viel schreiben oder zeichnen muss, der arbeitet auch lieber stationär und ist froh über eine komfortable Tastatur und einen großen Bildschirm. Das gilt auch für alle Verwaltungsarbeiten und auf der Sachbearbeitungsebene. Hier entscheidet sich der Nutzer bei einer Neuanschaffung wieder für den Kauf eines PC.

Softwaregebrauch

Es zeigt sich, dass die Nutzung vielfach berufsabhängig ist. Ich kann mir nicht vorstellen, dass ein Designer gerne auf einem kleinen Bildschirm arbeitet und die entsprechende Software nur noch in der Cloud zur Verfügung hat. Auch Liefer- und Bestellvorgänge, die firmenspezifischer Anwendungssoftware unterliegen, werden nicht in der Cloud stattfinden können.

Vergessen wird bei aller Euphorie, dass bestimmte Software benötigt wird, um überhaupt in der Cloud arbeiten zu können. Da hilft es nichts, dass Cloud-Services ständig über Internet verfügbar sind. Auch diese Software wird ständig aktualisiert und da muss jeder involvierte Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben und kann es sich nicht bequem im Bekannten für ein paar Jahre auf dem Computer einrichten.

Der Hinweis, dass das Auslagern der Daten und Anwendungsprogramme Zeit im unternehmerischen Alltag spart, ist für mich nicht nachvollziehbar. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie auf Daten zugreifen können, und sie müssen die Anwendersoftware beherrschen. Da unterscheidet sich die Arbeit am ganz normalen PC vor Ort überhaupt nicht – auch nicht im Aufwand. Lediglich das Arbeiten außerhalb der Firma wie Datenabgleich und Dokumentenverwaltung bringt Vorteile. Aber diese Daten müssen nicht zwangsläufig in einem gemieteten Webspace verbleiben.

Arbeiten in der Cloud

Vor ein paar Tagen wurde mir eine Einladung für eine Messe rund um die Cloud zugesandt. Für mich scheint das zunächst ein gigantischer Markt für neue Software zu sein, ohne die die Cloud gar nicht läuft.
Dazu kommen die Anbieter für Webspace, wo ich dann Namen lese wie „Amazon Web Services“ oder „1&1“ aber auch „Telekom“ und eine Vielzahl mir vollkommen unbekannten Anbietern. Die Letztgenannten wiederum arbeiten schließlich wieder mit den „großen“ wie Google, Apple oder Microsoft zusammen. Klar ist, dass alle Daten irgendwann und irgendwo „geerdet“ sind, nur nicht direkt bei mir vor Ort. Einen tieferen Sinn sehe ich nicht dahinter. Und es birgt sogar Gefahren.

Vor allem Befürworter der Cloud werben damit, dass die Investitionskosten ohne PC sich um die Hälfte reduzieren lassen, weil jede Software wie z. B. Microsoft Office365 online nutzbar ist. Allerdings ist die Nutzung nicht kostenfrei und jeweils nur auf ein Gerät beschränkt. Dazu kommen die Kosten für den Webspace, der abhängig ist vom Umfang der in der Cloud gelagerten Dateien. Das bleibt eher unerwähnt.

Datensicherung und Datensicherheit

Das Handelsblatt schreibt u. a. „Wer seine Daten auf fremden Servern speichert, gibt Kontrolle ab.“ Sehr schön, dass hier mal auf die Problematik hingewiesen wird. Ich kann die Euphorie zur Cloud nicht nachvollziehen. Letztendlich sind die Daten auf irgendeinem mir unbekannten Server irgendwo zwischen Europa und Amerika gelagert. Neben Stromausfall auch am Serverstandort bis hin von Kabelausfall kann auf Daten bzw. Programme möglicherweise nicht mehr oder nur noch beschränkt zugegriffen werden. Sind die Daten nicht verfügbar muss die entsprechende Software nun doch auf einem PC verfügbar sein, damit wenigstens offline gearbeitet werden kann. Backups, die schnell aktiviert werden können gehören dazu. Bisher konnte mir aber noch niemand sagen, wo und wie diese Datensicherung auf Backups zur Verfügung stehen.

Anbieter lehnen jede Haftung ab, auch dann wenn Daten verloren gehen. Erschwert wird das vor allem wenn Anbieter außerhalb der EU z. B. Amerika, wo die meisten Anbieter ihre Server haben. Ein Artikel im Handelsblatt macht deutlich, das hier das Vertragsrecht besonders kompliziert ist.

Auch Hackerangriffe auf die Server, die Daten aus vielen Firmenclouds lagern, bergen Gefahren für die Datensicherheit. Und dass gerade große Server für Hacker ganz besonders reizvoll sind, dürfte verständlich sein.

Daten auf Smartphone

Auch die Smartphones sind nicht ohne Risiken. Werden sie privat wie beruflich genutzt, kollidieren sie mit den Sicherheitsbestimmungen der Firmen. Zudem sind Smartphones leicht auffindbar und der Nutzer kann überall geortet werden. Zudem müssen diese kleinen Geräte verwaltet werden, was die Kapazitäten kleinerer Unternehmen übersteigt. Der Aufwand vergrößert sich also, statt Arbeitserleichterung und Kostenersparnis zu bringen.

PC auf lange Sicht kein Auslaufmodell

Vor allem unter dem Sicherheitsaspekt denke ich, dass der PC noch lange eine Option sein wird, schneller, kleiner, aber ganz bestimmt vor Ort in meiner eigenen Verantwortung.

Dieser Blogartikel ist im Grunde auch in der Cloud, aber geschrieben habe ich ihn auf dem PC, wo er gespeichert ist und wo auch regelmäßig die Sicherungen aller Artikel landen. Und damit fühle ich mich einfach wohler.

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Kommunikation lebt vom gesprochenen Wort

Vor kurzem las ich: „Wir werden als die Gefällt-mir-Generation in die Geschichte eingehen ohne zur wirklichen Meinungsbildung etwas beizutragen.“ Es wird nur „gefällt mir gedrückt“. Dabei ist nicht klar: freut der Klickende sich, dass dieser Link eingestellt wurde, meint er den Inhalt des Links, die Bemerkung dazu oder alles zusammen.

Was bewegt den Klickenden? Lacht er laut, wenn er den Post sieht, reißt er entsetzt die Augen auf, schüttelt er den Kopf. Das wären Elemente einer Kommunikation, die ein „ja, richtig“ als die beste Entsprechung von „gefällt mir“, in einem Gespräch unterstreichen würden.

Kommunikation in sozialen Netzwerken online

Handy, Smartphone, Internet machen schnelle Nachrichten möglich durch

• SMS
• E-Mail
• Post in Foren
• Kommentare in Blogs oder zu Zeitungsbeiträgen

 
Um in den geschriebenen Texten bestimmte Inhalte zu unterstreichen, gibt es eine Reihe von Emotioncons z. B. Smiley oder traurig sein . Dennoch können bestimmte Beiträge missverständlich werden, da die Betonung fehlt und auch ein an den Schluss gesetztes Emotioncon manchem Satz nicht die Schärfe nehmen kann. Ironie wird oft gar nicht erkannt. Wer etwas betont hervorheben möchte und Großbuchstaben verwendet, ist sich oft nicht bewusst, dass er den Leser anschreit, der entsprechend verärgert reagiert.

Mit SMS, aber auch wegen der begrenzten Zeichenzahl bei Twitter wird der Text häufig kryptisch. Zeichen- und Satzregeln entfallen, schlimmer, die Grammatik wird zur Nebensache. Wer diese Sprache nicht beherrscht, gibt seinen Inhalten manchmal eine ungewollte Bedeutung, Missverständnisse führen zu unangenehmen Auseinandersetzungen. Dazu kommen Abkürzungen wie LOL oder ROFL mit denen der unerfahrene Leser gar nichts anfangen kann.

Kommunikation im persönlichen Gespräch fördert die Kreativität

In ein persönliches Gespräch fließt Empathie mit ein, weil Schwingungen des Gegenübers besser wahrgenommen werden können. Dazu kommen weitere Faktoren wie

• Gestik
• Mimik
• Tonfall
• Stimmschwankungen
   
  Und nicht zuletzt

• Die oleofaktische Komponente – das sog. „Bauchgefühl“ sind oft die Geruchssensoren des Unterbewusstseins

 
Diese Elemente kommen ausschließlich im persönlichen Kontakt zum Tragen.

Folgen mangelnder direkter Kommunikation

Vertrauen zu einer Person wird immer noch am besten im direkten Gespräch hergestellt. Der ständige Austausch über I-Phon oder Internet hat selten mit echter Kommunikation zu tun. Selbst ein Telefonat und sei es über Skype ersetzt das unmittelbare Gespräch vis á vis nicht.

Häufig werden Gespräche durch Handy oder Smartphone unterbrochen bzw. das iPod, welches immer mit Ohr verbunden ist, hemmt die Konzentration. Es wird sogar schon von einer neuen Art des Autismus gesprochen, ein sich Abkapseln von der realen Außenwelt. Eine Karikatur zeigte neulich die neue Form der drei Affen: ein Affe mit Kopfhörer – für taub, ein Affe mit iPhone vor den Augen – für blind und der letzte Affe hat Essen im Mund – stumm.

In Folge nimmt der aktive Wortschatz immer mehr ab. Sätze werden nicht mehr in der notwendigen grammatikalischen Weise formuliert. Missverständnisse nehmen zu, das Gegenüber fühlt sich nicht ernst genommen, kann sich nicht mehr ausdrücken. Damit wird im direkten Gespräch das Zuhören immer schwerer.

Friedemann Schulz von Thun sagt, richtige Kommunikation funktioniert nur, „wenn sie sachlich verständlich und authentisch, freundlich und gewinnend kommunizieren, wenn man selbst ausgeglichen ist (inneres Team)“. Das gilt online genauso wie offline.

Socialbars und Coworking-Places für echte Kommunikation

Es ist wichtig, insbesondere für Selbstständige, die überwiegend im Home-Office arbeiten, Gespräche offline zu führen. Regionale Zusammenschlüsse wie bei Xing oder Socialbars erleichtern die persönlichen Kontakte. Auch Coworking-Places helfen Gedanken zu formulieren und anderen Menschen wieder bewusst zuzuhören.

Der fachliche Austausch muss bei diesen Gesprächen nicht im Vordergrund stehen. Schon der direkte Gedankenaustausch festigt Kommunikationsverhalten und den Wortschatz. Der sog. “Flurfunk” war in erster Linie der Grund, warum die Chefin von Yahoo im Januar alle Heimarbeitsplätze aufgelöst hat und ihre Mitarbeiter nun wieder Anwesenheitspflicht haben. Persönliche Kommunikation hilft offensichtlich beim Denken.

Ein wesentliches Merkmal von Bürodienste in Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz ist die persönliche Begegnung der Bürodienstleister. Das wird durch die Regionalgruppen sehr erleichtert.

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