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Druckkosten – ein leidiges Problem

7. November 2017 verfasst von Astrid Radtke

Die Idee, dass mit dem Computer weniger Papier verbraucht wird als mit der Schreibmaschine, erwies sich schnell als Trugschluss. Es wird gedruckt, was das Zeug hält. Seit der PC auf dem Markt ist, hat sich der Papierverbrauch um ein Vielfaches gesteigert. Der Drucker ist ein Engeriefresser in mehrfacher Hinsicht. Hier können auf vielen Ebenen Kosten eingespart werden.

Den meisten ist bewusst, dass sie mit dem Material und damit mit den Ressourcen sorgfältiger umgehen müssen, aber im Büroalltag geht das leider noch viel zu oft unter.
 

Bewusster Umgang mit Ressourcen erhält unsere Umwelt ©Bürodienste-in

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Drucker billig – Patrone teuer

Neulich habe ich mir einen Vierer-Pack aller notwenigen Patronen gekauft. Zwei Tage später hat mein Drucker aufgegeben. Also habe ich mir passend zu den Patronen einen neunen Drucker gekauft. Da waren Patronen dabei. Der Drucker MIT Patronen war um drei Euro preiswerter als die vier gekauften Patronen.

Dennoch ist das Thema „Drucken“ komplex und die Kosteneinsparung geht über die Patrone hinaus. Mein Beispiel zeigt allerdings, dass die Patrone ein hoher Kostenfaktor beim Drucken ist. Kein Wunder als, dass die Verbraucherorganisation „Consumer Report“ in den USA zu dem Ergebnis kam, dass Druckertinte teurer als Chanell Nr° 5 bzw. Champagner sei.

Während Drucker gewissermaßen verschenkt werden, holt der Hersteller seine Kosten für die Herstellung von Druckern mehrfach wieder über die Druckerpatronen rein. Inzwischen ist es bekannt, dass bei einem besonders preiswert erscheinenden Drucker besonders teure Patronen angeschafft werden müssen, die oft schnell aufgebraucht sind.

E-Mail-Management-Systeme

Vor allen Dingen E-Mails werden viel zu häufig für zu viele Personen ausgedruckt. Das ist verständlich, denn E-Mails gehen oft nur an einen Empfänger. Möchte er mehrere Beteiligte informieren, gibt Ausdrucken die Sicherheit, dass die richtigen Personen darauf zugreifen können.

Mit einem E-Mail-Management-System ist es möglich, das E-Mail direkt auf dem Rechner im dazugehörigen Vorgang zu speichern. So hat jeder, der mit dem Vorgang befasst ist, die Möglichkeit, auf diese Mail zuzugreifen. Damit erübrigt sich ein Ausdrucken. Zudem ist der Vorgang gleichzeitig an der richtigen Stelle archiviert.

Die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung trägt zur Vermeidung unnötigen Papierverbrauchs zusätzlich bei.

Drucker anschaffen – aber welchen?

Die Entscheidung, ob Tinten- oder Laserdrucker, hängt von mehreren Faktoren ab. Der große Nachteil bei Tintendruckern ist, dass die Tinte trocknen muss. Das geht zwar unverzüglich, dennoch kommt es hin und wieder zu möglichen Ausflockungen einzelner Buchstaben nach dem Druck. Falls das Papier nass wird, kann auch später der Druck noch verfließen.

Die Druckqualität der Farben ist bei Tintendruckern ist inzwischen mit Laserdruckern gleichzusetzen. Dazu kommt, dass der Tintendrucker nicht so viel Feinstaub freisetzt wie ein Laserdrucker. Laserdrucker sollten deshalb immer in einem separaten, möglichst abschließbaren Raum stehen.

Der Vorteil bei Laserdruckern ist, dass der Druck selbst bei Farbdruck sofort verwendet werden kann. Beim Tintendrucker kann es je nach Intensität der Farbe etwas dauern, bis die Farben beständig sind.

Druckpatronen sparsam verwenden

Um Tinte zu sparen, sollten Sie auf ein paar Dinge achten.

  • Stellen Sie die Entwurfsversion ein, und drucken Sie nur wichtige Dokumente in Standard oder einer höheren Qualität aus. Druckereigenschaften wie „Graustufen“ und Entwurf/Schnell lassen sich leicht festlegen. Den passenden Drucker mit der rechten Maustaste anklicken und die gewünschten Optionen wählen.
  • Achten Sie darauf, den Drucker erst auszustellen, bevor Sie die Stromleiste für alle Geräte deaktivieren. Kann der Drucker nicht richtig abschalten, schließt er die Druckpatronen nicht, so dass sie leicht austrocknen können. Ärgerlich ist, dass beim Abschalten durch das Reinigen der Düsen ein nicht unerheblicher Teil der Tinte verloren geht.

 
Die Praxis der billigen Drucker mit den teuren Patronen ist ärgerlich, Auswege zahlen sich meist nicht aus. Allerdings können Firmen, die ihre Drucker zu reellen Preisen mit günstigen Patronen verkaufen, kaum Käufer finden.

Das Nachfüllen von Patronen hat sich nicht bewährt. Sind diese Shops eine Zeit lang regelrecht aus dem Boden geschossen, findet man sie heute immer seltener. Zu oft haben die Patronen nach der Befüllung den Drucker verschmutzt, so dass der Drucker manchmal nicht mehr gebrauchsfähig war. Zudem war in die Originalpatrone ein Chip eingebaut, der leer anzeigte, unabhängig von der Neubefüllung. Das Befüllen ist oft mit einem Risiko verbunden.

Wer einen Farbdruck oder gute Druckqualität möchte, kann dies direkt vor dem Ausdruck im jeweiligen Programm einstellen. Der Drucker stellt nach Abschalten automatisch wieder auf die gewünschten Vorgaben zurück.

Damit ist gewährleistet, dass die Patronen länger halten und die Farben wirklich nur bei Farbdrucken verwendet werden. Wobei ich auch gelesen habe, dass die schwarze Tinte weniger verbraucht wird, wenn alle Patronen genutzt werden. In wieweit das stimmt, habe ich allerdings nirgends gefunden.

Energie

Neben dem bewussten Umgang mit Druckerpatronen lassen sich über den Energieverbrauch Kosten einsparen.

Inzwischen können Sie die Drucker so einstellen, dass sie nach einer bestimmten Zeit in Standby-Modus gehen und wieder aktiv werden, wenn gedruckt werden soll. Das Ein- und Ausschalten ist nicht mehr notwendig, da der Tintendrucker durch diesen Modus nur sehr wenig Strom benötigt. Im Gegenteil, beim Ausmachen wird jedes Mal ein automatischer Reinigungszyklus gestartet, bei dem Tinte verloren geht. Das verursacht mehr Kosten als der Stromverbrauch im Standby-Modus.

Außer dem Standby-Modus stellen viele Drucker automatisch auf den Suspend-Modus, einen Bereitschaftsbetrieb, um. Wer seinen Drucker selten nutzt, sollte ihn wirklich nur bei Bedarf anmachen. Das wirkt sich nicht nur auf den Stromverbrauch aus, sondern auch die Patronen werden weniger belastet.

Natürlich ist es wichtig, dass der Drucker mit Hilfe einer Steckdosenleiste am Ende des Arbeitstages zusammen mit allen anderen Geräten ausgeschaltet wird. Diese Steckdosenleiste kann auch funkgesteuert werden und somit vom Stromnetz getrennt werden. Davor sollte der Drucker jedoch getrennt ausgeschaltet werden, damit der Drucker für die Patronen in eine „geschützte“ Stellung gehen kann, damit die Patronen nicht austrocknen.

Drucken hat verschiedene Aspekte

Neben den Kosten durch teure Patronen kommen der Energie- und der Ressourcenverbrauch hinzu. Papier kann heute vielfach durch die Digitalisierung von Abläufen eingespart werden. Das hilft nicht nur den Kosten, sondern auch der Umwelt.

Es gibt verschiedene Ansatzpunkte, die Kosten beim Drucken zu verringern:
  • Energieverbrauch ist abhängig von der Druckerart und kann entsprechend geregelt werden.
  • Ausdruck ist selten in Topqualität notwendig.
  • Patronen sind für den Kauf des Druckers ausschlaggebend.
  • Nur wirklich das ausdrucken, was wirklich notwendig ist.

Papier richtig nutzen

Inzwischen hat es sich rumgesprochen, dass nicht alles, und schon gar nicht mehrfach, ausgedruckt werden muss. Wer wenig druckt, benötigt nicht nur weniger Papier, sondern es werden auch Toner und Energie gespart.

So viel zur Theorie. Wer sich in seinem Umfeld umsieht, stellt schnell fest, an der Umsetzung hapert es. Dabei gibt es eine Reihe von Tipps, die schnell umgesetzt werden können und so zur Routine werden.

Die Grafik von ROTOLONGO zeigt in wenigen Schritten, wo die Schwerpunkte für Änderungen in der täglichen Routine beim Drucken anders gesetzt werden können.

Beim Drucken sparen - auf vielen Ebenen ©ROTOLONGO®

Beim Drucken sparen – auf vielen Ebenen

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

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