Das Blog rund ums Büro

Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Das virtuelle Sekretariat – eine Worthülse

23. September 2017 verfasst von Astrid Radtke

Das „virtuelle Sekretariat“ beziehungsweise der „virtuelle Büroservice“ war eine der ersten verbreiteten Dienstleistungen noch bevor jeder über die Digitalisierung gesprochen hat. Schauen Sie sich jedoch unter dem Suchbegriff um, finden Sie in erster Linie Telefonservice. Virtuell wird es genannt, weil es 365 Tage im Jahr 24 Stunden am Tag dienstbereit ist – unsichtbar und doch immer greifbar.

Vor gut zehn Jahren wurden diese Dienste noch in vielen Artikeln beworben. Inzwischen hat sich gezeigt, dass diese Dienstleistungen oft auf der anderen Seite des Globus beheimatet waren und häufig nicht die gewünschte Qualität zeigten. Größere Unternehmen gaben wohl ihre Daten nicht so gern in völlig unbekannte Hände und für kleinere Firmen war die Büroorganisation vorrangig.

Die Sekretärin über den Wolken – das virtuelle Sekretariat in der Cloud

Die Digitalisierung, die durch alle Medien geistert, hat schon früh ohne diese Bezeichnung bei den Bürodienstleistungen aller Art Einzug gehalten.

Was früher als Telearbeitsplatz bezeichnet wurde, ist heute allgemein unter dem Namen Home-Office einzuordnen. Bereits der Telearbeitsplatz war eine „virtuelle“ Tätigkeit. Daten wurden am PC bearbeitet und an den Auftraggeber übermittelt. Um die Begriffsvielfalt noch zu erweitern wird nun auch schon von der Cyper-Sekretärin geschrieben.

Virtuell genauer betrachtet

Virtuell bedeutet allerdings nichts anderes als indirekt, nicht greifbar. Neben der bekannten virtuellen Welt des Internet existiert z. B. auch virtuelles Wasser. Der Begriff hat nämlich nicht zwingend etwas mit dem Internet zu tun, wird aber gerne in diesem Zusammenhang verwendet. Wiktionary erklärt virtuell als virtuell „von unwirklicher, scheinbarer, nicht tatsächlicher Form“, „fähig, eine Illusion zu erzeugen“.

Gerne wird beim sogenannten „virtuellen Sekretariat“ eine Illusion erzeugt. Bleibt im Grunde nur der Ort und ohne Skype auch der Bürodienstleister unsichtbar. Der Arbeitsplatz kann sich genauso auf der anderen Straßenseite wie in Fernost befinden.

Virtuell bedeutet, dass die Daten in einer Cloud zumindest zwischen gelagert werden. Manche Dienstleister arbeiten direkt in der Cloud. Nur ist diese „Cloud“ letzendlich auch geerdet, das heißt, sie lagert die Daten in einem Server in Europa, Amerika oder Asien. Bei meiner Google-Suche zum virtuellen Büroservice bin ich doch glatt auf die „Cloudsecretary“ für nur 9,90 im Monat gestoßen. Letztendlich, wie die meisten virtuellen Sekretariate, handelt es sich nur um einen Telefonservice.

Digitalisierung: Daten in Clouds ©Bürodienste-in

Digitalisierung: Daten in Clouds
©Bürodienste-in

Waren virtuelle Sekretärinnen vor wenigen Jahren noch eher im osteuropäischen Raum oder gar auf der anderen Seite des Globus, wo englisch die vorrangige Sprache ist, übernehmen immer häufiger sogenannte Clickkworker ab Abruf das Erledigen „lästiger“ Schreibarbeiten – im Akkord. Dabei frage ich mich, was denn „lästige Schreibarbeit“ ist.

Honorare, die eher durch Quantität als durch Qualität bestimmt werden, zwingen den Dienstleister ein großes Pensum an Aufgaben abzuarbeiten, um von dem Einkommen leben zu können. Wer billig möchte, muss sich nicht wundern, wenn er billig bekommt. Das ist unabhängig, ob der Clickworker um die Ecke wohnt oder in Moldavien arbeitet.

Dabei ist zu bedenken, dass diese sogenannten lästigen Büroarbeiten in absehbarer Zeit von Programmen bzw. Robotern übernommen werden. Schon heute ist dies vermehrt bei Spracherkennungs- oder Buchungsprogrammen der Fall. Letztendlich gilt das für alle Vorgänge, die automatisiert werden können.

Virtuelles Sekretariat = Online Sekretariat

Gemeint ist in allen Fällen eine reine Verbindung über Datenleitung, Telefon manchmal auch Skype und immer seltener Fax. Der Begriff des virtuellen Sekretariats ist damit „alter Wein in neuen Schläuchen“.

Wenn in Fachartikeln von Trends geschrieben wird, werde ich immer etwas skeptisch. War es bis vor kurzem noch der virtuelle Büroservice der Renner, ist es jetzt die virtuelle Assistenz. Einige Aufgaben bekommen schwungvoller Namen wie Finanzmanagement, andere kommen hinzu.

Die „virtuelle Assistenz“ beschreibt ein wahres Multitalent. Und wie schon beim virtuellen Sekretariat sind diese Tausendsassa über den gesamten Globus verteilt, zugänglich für Großkonzerne und kleine Unternehmen. „Virtuelle Assistenten sind so etwas wie die Schweizer Taschenmesser der digitalen Ära.“ und werden in dem Artikel als externe Fachleute gepriesen. Wobei ich mich schon frage, ob es nicht eine Nummer kleiner geht.

Viele der Aufgaben dieser virtuellen Assistenz erfordert Spezialwissen und besondere Fähigkeiten. Andere unterscheiden sich nicht von denen, der virtuellen Sekretärin. Nur macht das die virtuelle Assistenz wohl jetzt in Personalunion.

  • Blogartikel schreiben
  • Social Media-Accounts betreuen
  • Finanzen planen und organisieren inkl. Rechnungsstellung
  • Digitalisieren von Schriftstücken
  • Telefondienst
  • Marketingberatung
  • Webseitenbetreuung
  • Abtippen von Protokollen

 
Vermittelt wird das überwiegend von Agenturen. Ein Schelm, der Böses dabei denkt.

Der Datenaustausch zwischen Kunde und virtuellem Sekrätariat erfolgt über E-Mail. Interessant sind hier vor allem die Bestimmungen der Datensicherheit und die Verschlüsselung sensibler Daten.

Einschränkungen bei Diensten aus Übersee bzw. Fernost

Die Internetverbindungen laufen überwiegend über Tiefseekabel. Glasfaserkabel sind allerdings in manchen Regionen sehr beliebt bei Dieben. Auch andere Unwägbarkeiten wie Seebeben können zu längeren Ausfällen führen bzw. die Dienste einschränken. Nicht jedem Provider ist es möglich auf alternative Datenleitungen oder Satellit auszuweichen. Dazu kommt der nicht ungewöhnliche Stromausfall. Hurrikans mit sintflutartigen Regenfällen zerstören weite Teile der Infrastruktur und sorgen für oft tagelangen Stromausfall. Server können damit ebenso ausfallen und macht eine Verbindung zum virtuellen Sekretariat in dem Zeitraum unmöglich.

Der Dienst steht zwar für 24 Stunden an 365 Tage im Jahr zur Verfügung, aber das gilt nicht immer für die Datenleistungen. Selbst hier im infrastrukturell ausgebauten deutschen Raum, kommt es zu Netzausfällen. Je weiter entfernt eine Verbindung ist, desto mehr Unwägbarkeiten ist eine damit Verbindung ausgesetzt.

Hier ein paar der sicher spektakuläreren Meldungen

 
Sicher gibt es diese Meldungen nicht täglich. Diese Unwägbarkeiten beeinflussen die Verfügbarkeit global dennoch immer wieder.

Billig oder preiswert

Der Preis eines guten Service aus Übersee ist also auch abhängig von der Sicherheit der Systeme in Bezug auf Datensicherheit und Zugriff.

Datenleitungen, die zwischen großen Firmen problemlos funktionieren, benötigen unmittelbare Ausweichmöglichkeiten bei unvorhergesehenen Netzausfällen. Eine gute Qualität verteuert den Dienst. Spätestens jetzt stellt sich die Frage, ob ein Unternehmen einen vergleichbaren Dienst, nicht auch in unmittelbarer Nähe findet.

Freiberufler und kleine Unternehmen haben andere Sorgen

Nicht zuletzt ist der sog. lästige Schreibkram der geringste Anteil der Tätigkeiten, den ein professioneller Bürodienstleister ausübt. Vor allem kleinere Unternehmen und Freiberufler, die in diesem Artikel überwiegend als Abnehmer angesprochen werden, haben hier nicht allzu viel zu vergeben.

Meist wächst kleinen Unternehmen nicht der alltägliche Bürokram über den Kopf, sondern die gesamte Büroorganisation. Die kann aber wirklich nur ein Bürodienstleister vor Ort in den Griff bekommen.
Der persönliche Kontakt schafft ein Vertrauensverhältnis. Gut ausgebildete Spezialisten können sich um die individuellen Bedürfnisse des Kunden kümmern. Dass eine einzelne Person über alles Spezialwissen verfügt und dies entsprechend anwenden kann, kann ich mir nicht vorstellen.

Das könnte Sie auch interessieren

 

 

Tags: , , , , , , ,

Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

3 Kommentare zu “Das virtuelle Sekretariat – eine Worthülse”

  1. Hallo! Echt interessanter Artikel. Kommentiere hier, weil ich Gabriele K. einfach nur Recht geben muss 😉

    Ansonsten: Wirklich interessanter Blog, vielen Dank für die Infos.
    Lg

  2. Bei dem Satz: „Wer nur etwas abtippen kann, wie ein Spracherkennungsprogramm..“ fällt mir doch gleich die Bedienungsanleitung eines Elektrogeräts ein, das ich neulich gekauft habe 🙂 Grausig!!!! Auch hier würde sich der Einsatz muttersprachlicher Dienstleister sicherlich lohnen, denn eine lesbare Bedienungsanleitung ist ganz klar ein Verkaufsargument.

Schreibe einen Kommentar


„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

Neueste Beiträge

Aktuelle Umfrage

Sind Newsletter noch aktuell? - Zwei Antworten möglich

View Results

Loading ... Loading ...

Nachrichten zum Home-Office

Spiegel Online - Karriere
Ein gebrochenes Bein im Home-Office ist kein Arbeitsunfall

Passwörtern nicht ständig ändern

Seit der Dampfmaschine haben neue Technologien Arbeitsplätze vernichtet und neue sind entstanden

Begrüßung wird in vielen Kulturen unterschiedliche gehandhabt. Der Handschlag ist nicht die Norm.


 
follow us in feedly
 

Anzeige

Hier kann Ihre Anzeige stehen zu
  • Büromaterial
  • Büromöbel
  • Software
  • Seminaren / Workshops
  • u. v. m.

Anzeige

Unwetterwarnungen

Aktuelle Unwetterwarnungen für Deutschland
Bürodienstleister in Bayern Bürodienstleister in Baden-Württemberg Bürodienstleister in Rheinland-Pfalz
Share with your friends









Submit