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Alles andere als altmodisch – Der Brief in der modernen Geschäftswelt

22. August 2017 verfasst von Gastautor

Seit der Antike, als die Babylonier Nachrichten auf Tontafeln ritzten und die Alten Ägypter Papyrus-Rollen beschrifteten, gibt es Briefpapier. In nachfolgenden Jahrhunderten hat es seine Erscheinungsform immer wieder geändert – aber nie an Popularität verloren. Dass später hinzukommende Briefkuvert ergänzte die Einzelblätter zum heute bekannten Ensemble aus Umschlag und Schreibbogen – dem eigentlichen Brief. Er war lange Zeit das einzige Medium der privaten und geschäftlichen Korrespondenz. Mit Beginn des Elektronik-Zeitalters aber wurde er zunehmend überflüssig. Die Kommunikation über E-Mail und Social Media hat den Geschäftsbrief scheinbar verdrängt. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel warum der Geschäftsbrief noch nicht ausgedient hat.

Klassische Werbung – Der Geschäftsbrief zu Werbezwecken

Damit die gezielt platzierten Trigger von

  • Direktmarketing oder
  • Kaltakquise

 
ihre Wirkung auf die Empfänger voll entfalten können, muss die Botschaft in einem solchen Ge-schäftsbrief angenehm auffallen und aus der Masse sonstiger Postsendungen hervorstechen. Diesem Ziel kommen Umschläge in außergewöhnlichem Format oder auffallender Farbe bzw. ein Briefkuvert mit Spezialeffekt oder originellem Motiv am nächsten. Lassen Sie sich bei der Auswahl von Ihren Leitsätzen, Leistungen oder Ihrem Corporate Design inspirieren und wählen Sie das Briefpapier, das Ihrer Firmenphilosophie am nächsten kommt! Eine große Auswahl und Inspiration für Formen und Farben findet sich beispielsweise bei spezialisierten Anbietern wie Blanke Briefhüllen.

Der Geschäftsbrief als Antwort auf gezielte Nachfrage

Ganz gleich ob die Anforderung Sie auf dem Postweg erreicht hat oder via E-Mail erfolgt ist: Hat ein interessierter Geschäftspartner um die Zusendung von

  • Informationsmaterial
  • Katalogen
  • Produkt
  • und Preislisten oder gar- Warenmustern

 
gebeten, können Sie gar nicht anders als zum klassischen Briefkuvert oder entsprechenden Packaging Produkten zu greifen. Je nach Größe, Menge und Beschaffenheit des Inhalts kommt dafür zahlreiche dieser Produkte in Frage. Ein handgeschriebener oder gedruckter Brief ist im klassischen Briefkuvert am besten aufgehoben. Zerbrechliche oder empfindliche Gegenstände werden am Besten in Luftpolstertaschen oder Musterbeuteln versandt. Dabei haben Sie die Qual der Wahl je nach Größe und Beschaffenheit stehen verschiedene genormte Briefkuverts und Versandtaschen zur Wahl.

Der Geschäftsbrief als Zahlungsaufforderung

Ob in Form der ersten Rechnung oder als Erinnerung an offenstehende Beträge: Die Aufforderung, einer berechtigt eingeforderten Zahlung nachzukommen, erreicht den Empfänger für gewöhnlich auf dem Postweg. Bei der Erstellung dieser Schreiben findet die DIN 5008 Anwendung, um auch die formellen Richtlinien einzuhalten. Das dafür notwendige Briefkuvert sollte ebenso sachlich-nüchtern sein wie das, was es enthält. Bis auf Ihr Logo, Ihren Stempel oder ähnliches ist Zierrat fehl am Platze. Am besten greifen Sie zum Versand von Rechnungen oder Mahnungen auf genormte Briefumschläge zurück. In dieser Form entsprechen Zahlungsaufforderungen zugleich den rechtlichen Aspekten der schriftlichen Aufforderung.

Der Geschäftsbrief für wichtige Unterlagen

Gehört Ihr Unternehmen einer Branche an, zu deren Portfolio das Ausstellen bzw. Versenden von

  • Urkunden
  • Dokumenten
  • Beglaubigungen

 
oder ähnlichem zählt, benötigen Sie besonders hochwertiges Briefpapier. Ein Briefkuvert mit ver-stärkter Rückwand schützt den Inhalt solcher Geschäftspost vor Knicken oder Rissen, so dass die Unterlagen ihre Empfänger unbeschädigt erreichen. Gleiches gilt für Arztpraxen, Labore oder sonstige Gesundheitseinrichtungen, die

  • Anamnesebögen
  • Patientenakten
  • Röntgenaufnahmen

 
verschicken müssen. Auch für diese Zwecke finden Sie unter den handelsüblichen Packaging-Produkten inhaltsschonende und -schützende Artikel.

Der Geschäftsbrief mit persönlicher Note

Partnerschaften sind in der Geschäftswelt von besonderer Wichtigkeit. Diese gilt es zu pflegen und dadurch auszubauen. Geschäftskorrespondenz mit einer persönlichen Note ist dafür eine gute Möglichkeit. Besonders zu entsprechenden Anlässen wie Weihnachten, Firmenjubiläen oder auch gemeinsam erreichten Zielen und Meilensteinen bietet es sich an, Ihre Geschäftspost auf besonderem Briefpapier zu verfassen. Damit erzeugen Sie deutlich mehr Eindruck als mit Glückwünschen, Einladungen oder Nachrichten per E-Mail. Möchten Sie zusätzlich kleine Präsente versenden, empfiehlt sich auch dafür eine ansprechende Verpackung. Bei vielen speziell angebotenen Geschenkkartons können Sie nicht nur zwischen unterschiedlichen Größen und Formaten wählen, sondern sich auch für eine individuelle Gestaltung entscheiden.

Der Geschäftsbrief hat also lange noch nicht ausgedient oder an Bedeutung verloren. Je nach Betreff und Anlass ist er weiterhin ein wichtiges Kommunikations- und Marketinginstrument. Die passende Wahl des Briefpapiers, Briefkuverts sowie Form und Farbe ist Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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