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Digitales Vertragsmanagement – Funktionen und Vorteile im Überblick

24. Februar 2015 verfasst von Gastautroin Sarah Zivkov

Im Berufsalltag kommt kaum jemand an Verträgen vorbei – sie regeln unter anderem die Beziehungen zwischen Unternehmen und Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern. Ohne Verträge würde das tägliche Firmengeschäft also wahrscheinlich auf der Strecke bleiben.

Arbeitsvertrag © eccolo - Fotolia.com

Arbeitsvertrag © eccolo – Fotolia.com

Da die Anforderungen in der heutigen, sehr schnelllebigen Wirtschaftswelt ständig steigen, wachsen auch die Herausforderungen an vor allem international agierende Unternehmen und Firmen kontinuierlich. Durch die globale Vernetzung werden besonders vertragliche Bindungen und Beziehungen immer komplexer und gleichzeitig kurzlebiger, sodass Unternehmen hier vor einer enormen Aufgabe stehen. Abläufe müssen schnell und reibungslos ablaufen und das nicht nur innerhalb der eigenen Firma, sondern weltweit und mit zahlreichen verschiedenen Vertragspartnern. Die sich rasant entwickelnden Märkte zwingen Unternehmen zudem dazu, möglichst flexibel zu sein und sich kurzfristig an neue Bedingungen anzupassen.

Die Lösung: Digital und Sicher

Wer am Markt bleiben will, muss daher ständig up to date sein und offen auf wechselnde Wirtschaftssituationen reagieren können. Doch oftmals scheitert es bereits an mangelnder interner Kommunikation und Missverständnissen, verlegten Dokumenten oder einem fehlenden zentralen Ablagesystem, entsprechend schnell zu handeln und neue Konditionen umzusetzen.

Um diese wachsenden Herausforderungen meistern zu können, setzen deshalb mittlerweile schon viele Firmen auf das digitale Vertragsmanagement und profitieren von den Vorteilen einer zentralen Softwarelösung. Denn hier werden alle wichtigen Vertragsdaten zentral gespeichert und verarbeitet, alle Mitarbeiter haben unter Berücksichtigung der Berechtigung gleichermaßen Zugriff auf wichtige Dokumente und wichtige Daten sind jederzeit und überall verfügbar.

Jeder Vertrag beinhaltet bestimmte Konditionen und Fristen, die von allen Vertragsparteien entsprechend eingehalten werden müssen. Daher ist es wichtig, jederzeit Zugriff auf diese Dokumente zu haben. Bei traditionellen Aktensystemen können solche wichtigen Unterlagen jedoch leicht verlegt oder falsch abgeheftet werden, sodass das Auffinden schwierig oder gar unmöglich gemacht wird. Vor allem bei zeitsensiblen Geschäften kann dies ein großes Problem darstellen. Um dem vorzubeugen, können Unternehmen auf ein digitales Vertragsmanagementsystem zurückgreifen und sämtliche Verträge digitalisieren und ins System importieren lassen. Auf diese Weise hat jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten und kann bei Bedarf immer reagieren – denn das moderne Managementsystem ist digital und vor allem zentral angelegt.

Einführung des digitalen Vertragsmanagements

Bevor die Software eingeführt wird, gilt es zunächst den IST-Zustand im Unternehmen zu erfassen und zu analysieren (siehe: Checkliste zur Bedarfserhebung). Vorhandene Verträge und weitere dazugehörige Dokumente werden daraufhin sortiert und kategorisiert, um beim anschließenden Einscannen eine bessere Übersicht zu behalten. Das digitale Managementsystem sollte dann von einem Experten installiert und eingerichtet werden. Auf diese Weise können die eingescannten Verträge und Dokumente hinterher problemlos in die Software eingefügt und kategorisiert werden.

Bei der Implementierung des neuen Vertragsmanagementsystems sollten das Unternehmen und alle Mitarbeiter eine in die Software erhalten, damit die Umsetzung reibungslos funktioniert. Hierbei werden Fragen und Verständnisprobleme geklärt und eine intensive Vorbereitung auf den Wechsel zum digitalen Vertragsmanagement durchgeführt, denn bei einer solch umfangreichen Neuordnung müssen alle auf dem gleichen Niveau beginnen, um am Ende vom gesamten Spektrum der Software profitieren zu können. Die Einbindung aller Mitarbeiter ist hier sehr wichtig, da jede Abteilung in irgendeiner Art und Weise mit Verträgen zu tun hat bzw. von ihnen betroffen ist und darauf zugreifen muss.

Es gibt mittlerweile zahlreiche Unternehmen, die sich auf die Entwicklung und Planung von digitalen Dokumentenmanagementsystemen spezialisiert haben und ihren Kunden in diesem Bereich verschiedene Lösungen anbieten. So hat beispielsweise die paperless group ihren Schwerpunkt auf die Digitalisierung von Akten und Dokumenten sowie auf ein eigens entwickeltes Dokumentenmanagementsystems gelegt. Zusätzlich erleichtern die angebotenen Schulungen und Fortbildungen den Unternehmen den Einstieg in die neue Software, ebenfalls steht jedem Kunden ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite.

Digitales Vertragsmanagement vereinfacht Unternehmensabläufe

Digitales Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement

Die Vorteile von digitalen
Vertrags-Managementsystemen liegen also ganz klar auf der Hand. Notizen, Unterlagen oder Verträge werden sicher zentral abgelegt und gehen nicht in Aktenheftern oder –schränken verloren. Denn beim Eingang neuer Dokumente werden wichtige Daten sofort gespeichert und gelangen anschließend ohne Umwege zur zuständigen Person. Auch wenn nach einigen Jahren ein Mitarbeiter seine Tätigkeit im Unternehmen beendet, gehen keine wichtigen Daten verloren, weil alles gesammelt und zentral verarbeitet wird – und nicht mehr etwa bei unterschiedlichen Kollegen auf dem Desktop landet.

Ein weiterer großer Pluspunkt ist die automatische Erinnerung an Fristen und Termine sowie die Zuweisung der Zuständigkeiten für bestimmte Bereiche oder Kunden. So können Laufzeiten eingehalten und Verträge rechtzeitig verlängert bzw. beendet werden und mithilfe von wenigen Klicks Berichte und Statistiken erstellt werden. Arbeitsabläufe werden für alle Mitarbeiter protokolliert und strukturiert sowie den entsprechenden Dokumenten zugeordnet.

Die Zeitersparnis ist aufgrund der vielen automatisierten Abläufe und der zentralen Verwaltung wichtiger Dokumente enorm, sodass eine Firma wirtschaftlich effektiver arbeiten und im Idealfall seinen Profit somit steigern kann. Besonders in den Zeiten der Globalisierung sollten größere und international agierende Unternehmen daher den wichtigen Schritt in Richtung digitales Vertragsmanagement gehen, um bei der starken und immer wachsenden Konkurrenz stets behaupten zu können.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
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Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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