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WORD-Serienbrief hat seine Tücken

28. Oktober 2014 verfasst von Anne Holler-Kuthe

Der Serienbrief ist eine äußerst komfortable Einrichtung in WORD. Durch E-Mail und direkten Kontakt zum einzelnen Kunden benötigen Sie diese Funktion eher selten. Für persönliche Einladungen oder vor allen Dingen jetzt vor Weihnachten greifen Sie gerne darauf zurück und müssen sich den Vorgang wieder ins Gedächtnis rufen.

Das klappt im Allgemeinen ganz gut, doch stoßen Sie hier auf Tücken, die durch die automatische amerikanische Formatierung von Datumangaben gegeben sind.

WORD-Serienbrief – Datumsformat nicht in Deutsch sondern in Englisch

In der Serienbrieffunktion können Sie grundsätzlich eine Datenbank hinterlegen, die mit Excel erstellt ist. Das erleichtert Ihnen z. B. das Schreiben von einzelnen Angeboten, da die Adresse und alle notwendigen Angaben zum Kunden dort bereits vorliegen und sich keine Schreibfehler mehr einschleichen können. Wenn Ihnen ein Musterschreiben Ihnen bereits vorliegt, geht der Rest ganz „schnell“.

Wenn Sie für den Serienbrief alle notwendigen Felder eingefügt haben, passiert es leider oft, dass das Datum nicht in deutscher sondern in englischer Darstellung gedruckt wird.

Was passiert da im Programm?
Wie können Sie diese falsche Darstellung reparieren?

In den fertigen Serienbriefen steht beispielsweise der Satz „Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 10/23/2014“.
Sie wollten aber schreiben: „Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 23.10.2014“. WORD übernimmt für die Anzeige eines Datums aus der Exceldatenbank das englische Datumsformat.
So reparieren Sie:

  • 1. Mit Tastenkombination Alt+F9 umschalten in der Anzeige für die Feldfunktion.
    Nun sehen Sie das Feld «Anfragedatum» in dieser Form:
    { MERGEFIELD Anfragedatum }
  • 2. Klicken Sie hinter „Anfragedatum“ und fügen Sie folgendes ein:
    \@ „DD.MM.YYYY“
  • 3. So soll es genau aussehen:
    { MERGEFIELD Anfragedatum \@ „DD.MM.YYYY“ }
  • 4. Jetzt schalten Sie mit Tastenkombination Alt+F9 wieder um in die Ergebnisanzeige.

Datumsangaben in Excel werden nicht als Datum gespeichert

Die Problematik der falschen Datumsangabe liegt in Excel. Es speichert Datumsangaben als numerische Zahl. Der 23.10.2014 ist nicht in dieser Form gespeichert sondern als Zahl 41935. Der 23.10.2014 ist damit der 41935. Tag seit dem 1.1.1900 (das ist das Datum, mit dem Excel zu rechnen beginnt).

Das Format, in dem die Zahl dargestellt werden soll, ist Aufgabe des Programms, das den Wert ausgibt – in oben aufgezeigtem Beispiel also WORD in der „Funktion“ Seriendruck. WORD verwendet standardmäßig die englisch/amerikanische Darstellungsweise und so auch für das Datum.

Mit ein paar kleinen Änderungen im Datumsfeld können Sie also die gewünschte Datumsform ändern bzw. sichern.

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Anne Holler-Kuthe

Über Anne Holler-Kuthe:

Anne Holler-Kuthe ist IT Trainerin und technische Redakteurin. Sie gilt als erfahrene Expertin für alle, die Arbeiten am Computer zügig und effizient erledigen wollen. Umfangreiche Branchenkenntnisse und detailliertes, praxisnahes Wissen in der Anwendung von Microsoft Office-Programmen seit 25 Jahren sind ihre großen fachlichen Stärken.

3 Kommentare zu “WORD-Serienbrief hat seine Tücken”

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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