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Das papierlose Büro – die Vor- und Nachteile der digitalen Archivierung

18. August 2014 verfasst von Gastautroin Sarah Zivkov

In Papier ertrinken

Bildquelle: © aldegonde le compte – Fotolia.com

Die Idee des papierlosen Büros stammt bereits aus den 80-er-Jahren. Damals nahm der Papierverbrauch in den Büros durch die Einführung von Computern und Druckern im Büroalltag extrem zu.
Doch obwohl inzwischen durch Dokumentenverwaltungssysteme und elektronischen Kommunikationsmitteln die technischen Voraussetzungen für ein papierloses Büro geschaffen sind, steigt der Papierverbrauch weiter an.

Das papierlose Büro – so funktioniert es!

Um es gleich vorwegzunehmen: Auch in Zukunft wird es vermutlich kein ausschließlich papierloses Büro geben. Rein digital gehaltene Datensätze sind zu unbeständig und flüchtig und nur schwer zu verwalten. Aber auch die angewöhnten Verhaltensgewohnheiten und Arbeitsweisen lassen ein komplett papierloses Büro nicht zu. Fakt ist allerdings auch, dass bereits jetzt ein großer Teil der Büroarbeit auf digitalen Weg stattfindet. Und die Tendenz steigt! So halten es inzwischen viele Unternehmen für unerlässlich, für Mitteilungen oder den Versand von Dokumenten moderne Kommunikationsmethoden wie den E-Mail-Versand zu wählen.

Etwas skeptischer wird es dann allerdings gesehen, wenn es darum geht, wichtige Dokumente und Schriftsätze auf Servern abzulegen. Dagegen sprechen aber auch praktische und rechtliche Gründe. Doch eine Veränderung von bestimmten Arbeitsprozessen oder eine teilweise Einführung der Digitalisierung bestimmter Dokumente kann auch von großem Vorteil für das Unternehmen sein.

Papierloses Büro – die Kostenfrage

Scheinbar unvermeidlich sind die Tag für Tag stattfindenden Ausdrucke. Der alleinige Grund: Gedrucktes lässt sich besser lesen. Zudem lässt sich Papier als Informationsträger jederzeit ganz ohne den Einsatz von technischen Hilfsmitteln aufrufen und bereithalten. Wer jedoch bereit ist, etwas Geld in eine entsprechende Software und Scannern sowie in eine ausreichende Serverkapazität zu investieren, kann auch von unzähligen Vorteilen profitieren.

Der Kauf eines Scanners ist der erste Schritt zum papierlosen Büro. Hiermit lassen sich Lieferscheine, Rechnungen und Verträge einfach und schnell digitalisieren. Noch einfacher ist es, sich von den Lieferanten sämtliche anfallenden Rechnungen bereits gleich als Datei schicken zu lassen. Ideal geeignet hierfür ist das PDF-Format. Dieses Format entspricht den Vorgaben des Handelsgesetzes und wird noch viele Jahre in Gebrauch sein. Für die Verwaltung der digitalisierten Belege wird zudem eine entsprechende Software benötigt. Sie sorgt für die Archivierung und Verwaltung der Dokumente. Die Auswahl der Anbieter ist mittlerweile groß und unterscheidet sich meist anhand der Lizenzierung. Bei Open Source-Systemen fallen in der Regel nur einmalige Zahlungen an, andere Anbieter verlangen regelmäßige Lizenzentgelte oder eine jährliche Gebühr. Bei der Auswahl des passenden Systems ist insbesondere die Branche zu berücksichtigen, denn die Hersteller bieten maßgeschneiderte Lösungen für viele Branchen an. Wie der Weg zum papierlosen Büro funktionieren kann, wird in diesem Artikel ausführlich beschrieben.

Eine weitere wichtige Rolle spielt die sogenannte Cloud. Anstatt regelmäßig Back-ups ausführen zu müssen, um Datenverluste zu vermeiden, können die Daten auf riesigen Servern bei entsprechend spezialisierten Dienstleistern gespeichert werden. Die benötigte Hard- und Software kann ganz entsprechend der eigenen Bedürfnisse gebucht oder auch abgestellt werden. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sind diese Cloud-Lösungen sehr interessant.

Vorteile des papierlosen Büros

  • relevante Informationen werden schnell und einfach bereitgestellt
  • einfache Suche
  • Kosten für Archivräume, Aktenordner und Papier entfallen
  • Einsparung von Bürofläche
  • umweltgerecht durch Reduzierung des Papierverbrauchs
  • Wegfall von Versandkosten
  • Einsparung an Energiekosten

 

Nachteile des papierlosen Büros

  • Papier steht ohne technische Hilfsmittel immer zur Verfügung
  • bestimmte Dokumente können nicht digitalisiert werden und sind nur in Papierform gültig
  • Umstellung ist mit erheblichem Aufwand verbunden
  • Arbeitsprozesse müssen angepasst werden
  • Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Dokumentenmanagementsoftware notwendig

 
Fazit: Dem papierlosen Büro gehört zweifelsohne die Zukunft! Wer auf die papierlose Technik umzustellen möchte, muss diese Umstellung jedoch gut planen. Hierzu gehören die Auswahl der zu tätigenden Investitionen und eine Änderung der Arbeitsabläufe. Ein papierloses Büro trägt entscheidend dazu bei, wertvolle Materialressourcen einzusparen. Zudem sorgen die geänderten Arbeitsprozesse für eine höhere Effizienz. Gerade in der Anfangszeit ist ein erheblicher Arbeitseinsatz für das Einscannen der bereits in Papierform vorliegenden Dokumente notwendig. Nicht jedes Unternehmen kann hierfür eine Kraft abstellen. Eine Alternative sind externe Dienstleister, wie das Unternehmen Saga GmbH, die Akten in großen Mengen digitalisieren und archivieren. Neben dem Scannen der Akten, können auch Mikrofiche mit modernster Technik und hoher Qualität digitalisiert werden.

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5 Kommentare zu “Das papierlose Büro – die Vor- und Nachteile der digitalen Archivierung”

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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