Das Blog rund um Büro und Büroservice

Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Büroservice – ein Sammelbecken der unterschiedlichsten Dienstleistungen

3. August 2014 verfasst von Astrid Radtke

Eine sehr beliebte Tätigkeit für Frauen in Selbstständigkeit ist Büroservice. Bei genauer Betrachtung fällt auf,dass dieser Begriff sehr beliebig ist. Denn Büroservice beinhaltet Hilfe für Büroarbeiten genauso wie jemanden, der Ihre Büromaschinen wartet oder Büroräume anbietet. Google weist mit dem übergeordneten Begriff Büroservice in 48 Sekunden 880.000 Treffer aus. Deshalb muss schon bei der Suche differenziert werden, welche Art von Büroservice gewünscht wird.

Leider liefern selbst Dienstleister auf der ersten Seite nicht unbedingt die Hilfe für Ihre Verwaltung oder Büroarbeiten, die Sie wirklich benötigen:

  • Büroservice im eher technischen Bereich bzw. Verkauf von Geräten fürs Büro
  • nicht gesuchte Dienstleistung
  • falscher Ort
  • unübersichtliche Website
  • zu allgemein gefasste Leistungsbeschreibung

 
um nur die häufigsten Mängel zu nennen.

Für Dienstleister, die Büroservice anbieten, bedeutet das, dass sie ein differenziertes Leistungsbild aufzeigen müssen und keine fachfremde Leistungs anbieten dürfen.

Büroservice – Routineaufgaben im Büroalltag

Einträge in diversen Verzeichnissen erinnern etwas abgewandelt an den berühmten Spruch von Forrest Gump: Büroservice ist eine Pralinenschachtel, man weiß nie, was man bekommt. Denn alle Einträge haben eines gemeinsam, es ist ein Sammelsurium an Dienstleistungen, die unterschiedlicher nicht sein könnten: Büroreinigung, Druckerwartung, Online-Shops, Büromaterial, Lebensberatung(!), Bügeln und Hundeausführen und vieles Kurioses mehr. Wenn keine Website angegeben ist, ein schwieriges Unterfangen einen passenden Dienstleister zu finden.

Bei Büroservice müssen die Tätigkeiten zu gängigen Begriffen genauer erläutert werden, denn hier gibt es wesentliche Unterscheidungsmerkmale in der Dienstleistung.

Büroservice als Sekretariatsservice

Tätigkeiten des Büroservice werden meistens dem klassischen Sekretariat zugeordnet und umfassen u. a.

  • Administrative Sekretariatstätigkeiten wie
    • Terminverwaltung
    • Korrespondenz (nach Diktat oder Texten nach Stichworten)
    • Serienbrief-Erstellung, Mailingversand u. ä.
  • Internet-Recherche, Dokumenten-Beschaffung
  • Kunden-Verwaltung/-Betreuung
  • Einkauf von Büromaterial
  • Organisation von Seminaren/Meetings/Betriebsfeiern
  • Telefon-Service

 
Häufig verfügen die Dienstleister rund um das Sekretariat auch über gute bis sehr gute Fremdsprachenkenntnisse. Deshalb wird inzwischen oft von Büroassistenz gesprochen, die durchaus auch von Freelancern übernommen werden kann.

Büroorganisation

Büroorganisation schafft die Grundlagen für eine effiziente Verwaltung. Dies erfolgt im Allgemeinen nur in Zusammenarbeit von Geschäftsleitung und Mitarbeitern. Verschiedene Bereiche fügen sich zu einer Gesamtorganisation zusammen

  • Organisation / Optimierung von Tätigkeiten innerhalb der Administration
  • Bürowirtschaftliche Abläufe
  • Zeitmanagement
  • Gestaltung des Arbeitsplatzes
  • Beratung z. B. Auswahl geeigneter IT-Werkzeuge

 
Die reine Büroorganisation ist ein schrittweiser Um- oder Aufbau von Verwaltung und Arbeitsgewohnheiten, der gemeinsam mit den Beteiligten erfolgt. Häufig werden in diesem Umfeld zusätzlich entsprechende Schulungen oder Seminare für die Beteiligten angeboten. Ein gut organisiertes Büro ist die grundlage für effizienten Büroservice.
Deshalb wird in der Kombination Büroservie/Büroorganisation auch von Büromanagement bzw. Office-Management

Buchhaltung

Häufig wird zum Büroservice auch noch Buchhaltung angeboten. Im Allgemeinen verbergen sich dahinter mehr buchhalterische Tätigkeiten wie

  • Rechnungsprüfung
  • Online-Banking-Verwaltung
  • Kassenbuchführung
  • Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungen
  • Mahnwesen

 
Obwohl Buchhalter eine Berufsbezeichnung ist, sollte aus rechtlichen Gründen Buchhaltung nur mit dem Zusatz „Alle Leistungen erfolgen nach § 6, Abs. 4 Steuerberatergesetz“ bzw. „vorbereitende“ verknüpft sein. Werbung (auch unbewusst) mit Begriff Buchhaltung kann unangenehme Folgen haben.

Personalmanagement

Sobald festes Personal in einem Unternehmen beschäftigt ist, fallen zahlreiche Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Gerade bei kleineren Unternehmen können diese Aufgaben von einer externen Fachkraft erledigt werden wie z. B.

  • Meldungen, Anträge an Behörden und Ämter einschließlich Schriftverkehr
  • Unterstützung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
  • Datenbankpflege
  • Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit dem dafür vorgesehenen Programm (meist DATEV)
  • Erfassen von Arbeitszeiten
  • Erledigen von Schriftverkehr mit Ämtern / Behörden
  • Ausfüllen von Bescheinigungen aller Art in Personalfragen

 
Selbstverständlich können auch weiterführende Aufgaben rund um das Personal übernommen werden bis zum gesamten Bewerbungs- und Einstellungsverfahren neuer Mitarbeiter.

Flexibilität im Einsatzort ist ein wichtiges Kriterium, so dass sich Bürodienstleister inzwischen häufig als mobil anbieten, sei es als

  • mobiler Büroservice
  • mobiles Sekretariat oder
  • mobile Büroassistenz

 

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

5 Kommentare zu “Büroservice – ein Sammelbecken der unterschiedlichsten Dienstleistungen”

  1. susilü sagt:

    Hallo zusammen,

    Ich danke für die Infos. Bin selber als Sekträrin tätig, wenn auch nicht selbständig.

    Gruß, Susi

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
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Qualitäten ergänzen einander.”

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