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Digitalisierung von Dokumenten – ein heißes Eisen

2. Juli 2014 verfasst von Astrid Radtke

Bisher war ich immer davon ausgegangen, dass sich Mitarbeiter sträuben, wenn es darum geht, möglichst alle Dokumente zu digitalisieren. Die Umstellung auf ein neues Ordnungssystem, eventuell wegfallende Arbeitsplätze waren teilweise die Befürchtungen.

Nun habe ich feststellen müssen, dass es durchaus die Geschäftsleitung, die Verwaltung oder gar der Gemeinderat sein können, die sich dagegen stemmen.
Das Argument: zu teuer.

Dokumentenmanagement und Digitalisierung – keine Frage der Kosten

Nicht nur, dass täglich jede Menge Papier auf dem Schreibtisch landet, es ist zu einer wahren Informationsexplosion gekommen. Vor allem E-Mails machen zu schaffen. Neben den elektronischen Dokumenten kommen die eingehende Post oder andere Dokumente wie Protokolle, oft in Papierform, Präsentationen usw. dazu, die aufgehoben werden sollten. Diverse Belegen müssen gesammelt und abgelegt werden, in den unterschiedlichsten Größen und zu völlig verschiedenen Vorgängen. Dazu kommen EU-Vorschriften, die zusätzlich beachtet werden müssen.

  • Papier
    Nicht zuletzt wird eine Menge Papier und Energie gespart. Vor allem die Papierherstellung ist ein aufwändiger und kostenintensiver Prozess und belastet entsprechend die Umwelt.

  • Suchen
    Es gibt zahlreiche Untersuchungen, die belegen, dass viel Zeit von Dokumenten aufgewendet wird, teilweise in Archiven, in den eigenen Unterlagen, aber auch bei Kollegen oder auf dem PC.
    Die Zeiten schwanken nur geringfügig von 45 bis 51 Minuten pro Mitarbeiter und Tag. Unternehmen und Verwaltungen sollten sich tatsächlich mal die Mühe machen, diese Zeit für das Jahr und in Kosten umrechnen. Hier kommen schnell mehrere tausend Euro zusammen.

  • Rückfragen
    Werden Informationen oder Dokumente nicht auf Anhieb gefunden, müssen Anrufer vertröstet werden, weitere Kontakte werden notwendig. Oft führt das zu Frustration und Verärgerung bei Kunden oder Kollegen, die dringend Informationen benötigen.

  • Reproduktion
    Dokumente, die nicht auffindbar sind, werden oft reproduziert und liegen dann irgendwann doppelt vor. Neben der Wiederherstellung dieser Dokumente kommt die Sortierung doppelter Anfertigungen dazu. Auch dieser Zeitaufwand ist ein Kostenfaktor.

  • Platz – Räumlichkeiten
    Was vielfach unterschätzt wird, ist der Raum, den Archive benötigen. Neben den üblichen gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, kommen zahlreiche Dokumente dazu, die Firmenwissen aber auch die Firmengeschichte beinhalten. Bei Gemeindeverwaltungen sind diese Unterlagen noch umfangreicher, haben sie doch oft eine lange Geschichte, die ihnen in verschiedensten Dokumenten zugrunde liegt.

    In Büroräumen gehen mindestens 23% der Stellfläche für Aktenschränke verloren. Für langfristige Archivierung müssen sogar extra Räume bereitgestellt werden, deren Anmietung und die Erreichung eines papierfreundlichen Raumklimas wiederum Kosten verursacht.

    Zudem müssen diese Räume feuerfest und gegen Wasserschaden gesichert sein.

Digitalisierung – mehr Effizienz, bessere Arbeitsatmosphäre und Kostenersparnis

Digitalisierung von Dokumenten bringt einige Vorteile. Neben einer bessseren Arbeitsatmosphäre und mehr Effizienz werden Kosten eingespart.
Einige Vorteile in der Übersicht:

  • Der Energieverbrauch verringert sich durch die Digitalisierung aufgrund geringer Nutzung von Drucker und Kopierer.
  • Die Kosten für Wartung und Reparaturen gehen zurück.
  • Der Feinstaub, der bei jedem Druckvorgang entsteht, nimmt ab vor allem, weil Drucker und Kopierer oft auf Gängen stehen.
    Die Luft wird angenehmer, die Belastung durch Lärm und Abwärme verringert sich.

  • Sicherungskopien auf Datenträgern können auf kleinstem Raum in einem feuersicheren Safe untergebracht werden, sogar in doppelter Ausfertigung und an verschiedenen Orten.
  • Gewonnener Platz kann zur Entspannung der Mitarbeiter genutzt werden, die Räume können großzügiger gestaltet werden. Mitarbeiter werden leistungsfähiger, können konzentrierter arbeiten und die Arbeitsqualität verbessert sich.
  • Der schnelle Zugriff auf gewünschte Informationen führt zu einem entspannten Umgang und einer offenen Kommunikation. Rückfragen sind nur noch selten notwendig. Zusammensuchen von Dokumenten verursacht bei allen Beteiligten Stress und kann durch den schnellen Zugriff im System vermieden werden.

Externe Hilfe

Einige Unternehmen oder Verwaltungen beginnen mit einer Digitalisierung und damit sinnvollen Archivierung. Dennoch scheuen sie sich die gesamte Archivierung umzustellen, da das Archivieren alter Dokumente sehr zeitaufwändig ist.

Natürlich können Mischformen aus externen und digitalen Dokumenten erhalten bleiben.
Nicht alles kann eingescannt werden, da Materialien ebenso ein Teil der Dokumentation sein können. Dennoch erleichtert Scannen nicht nur die Aufbewahrung. Ein gut organsiertes System ermöglicht, dass die Dateien automatisiert in entsprechende Ordner abgelegt werden können. Entsprechend schnell kann bei Bedarf darauf zugegriffen werden.

Wenn das System von einem Mitarbeiter, dem die Organisation der Verwaltung vertraut ist, eingerichtet wurde, kann für die Digitalisierung bereits vorhandener Dokumente und Akten eine externe Hilfe beauftragt werden. Eine freiberufliche Fachkraft, die sich in Büroorganisation und Digitalisierung auskennt, kann so eine Tätigkeit innerhalb des Umstellungsprojektes übernehmen.

Investitionen

Zu oft wird nur nach den direkt sichtbaren Kosten gefragt wie Anschaffunspreis von Scannern und Software. Ich denke, ich konnte hier aufzeigen, dass eine ganze Reihe zunächst nicht greifbarer Kosten ohne Digitalisierung bereits vorhanden sind.

Investitionen sind zunächst neben einer guten Software für funktionstüchtige Scanner notwendig. Teilweise werden Schulungen angeboten, an denen vor allem die Angestellten teilnehmen sollten, die die Verwaltungsabläufe genau kennen. Weitere Folgekosten entstehen allenfalls durch Softwareanpassung und Verbesserung der Technik.

Wenn Sie die aufgezeigten direkten Kosten den indirekten Kosten gegenüberstellen, die durch normale Papier- und Dokumentenverwaltung entstehen, dürfte deutlich werden, dass sich die Anschaffung in kurzer Zeit amortisiert haben wird. Zudem sollte der Umweltaspekt nicht außer Acht gelassen werden.

Details, wie ein Dokumentmanagementsystem (DSM) aufgebaut werden kann, können unter „DocuWare Acadamy“ nachgelesen bzw. in Videos angesehen werden.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

6 Kommentare zu “Digitalisierung von Dokumenten – ein heißes Eisen”

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