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Büroorganisation – eine Begriffsbestimmung

9. Juli 2014 verfasst von Astrid Radtke

Büroorganisation scheint ein etwas diffuser Begriff ähnlich wie Büroservice und beinhaltet für viele eher allgemein Büroarbeiten. Büroorganisation ist jedoch spezieller und eine differenzierte Beschreibung der Leistung führt leichter zur gewünschten Zielgruppe.

Wesentliche Bereiche einer Büroorganisation

Büroorganisation hat in erster Linie mit Strukturen zu tun. Kurze Zugriffszeiten, übersichtliche Abläufe sparen Zeit und Kosten. Optimieren von Arbeitsabläufen bis zur Arbeitsplatzbeschreibung helfen eine effiziente Verwaltung aufzubauen, die sinnvoll Kosten einspart ohne auf das notwendige Personal zu verzichten.

Die vielfältigen Aufgaben und deren effiziente Organisation kann hier nur in Ansätzen beschrieben werden. Dennoch ergeben sich vier grundsätzliche Bereiche.

Organisation von Tätigkeiten innerhalb der Administration

Mit der Organisation des Büros sind alle Abläufe gemeint, die während eines Büroalltags regelmäßig aber auch nur zeitweise anfallen. Diese Organisation erfolgt in enger Absprache mit allen daran Beteiligten.

Viele Organisationsstrukturen sind bereits vorhanden, aber im Laufe der Zeit verwischt. Sie betreffen die sozialen Systeme (Mensch / Mensch) genauso wie soziotechnische Systeme (Mensch / Maschine).

Hierzu zählen u. a.:

  • Kommunikationsstrukturen – technisch und persönlich
  • Ablagesystem – inkl. PC- und Papierverwaltung
  • Arbeitsabläufe – allgemein wie firmenspezifisch
  • Standardisierung von Routinetätigkeiten insbesondere in der Datenverwaltung
  • Planen / organisieren von Projekten

 
Manchmal kann es aber auch durchaus sinnvoll sein, ein System weitgehend neu aufzubauen z. B. wenn neue Software oder ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt werden soll. Gerade hier ist es unumgänglich, dass alle Beteiligten in den Prozess eingebunden werden.

Gestaltung des Arbeitsplatzes

Die Arbeitsplatzgestaltung im Büro beeinflusst den Verlauf von Tätigkeiten in nicht unerheblichen Maß. Nicht umsonst heißt es „Freier Schreibtisch – freier Kopf“. So hat aber nicht nur die Arbeitsorganisation bei einem aufgeräumten Schreibtisch Einfluss auf die Arbeitsweise, sondern wirkt sich auch auf die Gesundheit aus.

Neben den ergonomischen Aspekten sollte z. B. auch an

  • funktionelle Arbeitsgeräte
  • ausreichend Licht
  • freundliche Farben
  • Pflanzen

 
gedacht werden.

Die Motivation der Mitarbeiter wird durch sozio-psychologische Gesichtspunkte weit mehr beeinflusst als rein visuell-ästhetische. Oft steht der Wunsch des Unternehmens, die Identität der Firma also die Corporate Identity auch in der Bürogestaltung zu unterstreichen im Gegensatz zum Bedürfnis des Mitarbeiters nach Individualität. Gemeinschaftsräume oder Ruhezonen spielen ebenso eine Rolle für einen kontinuierlichen Ablauf der Arbeitsprozesse und müssen bei der Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigt werden.

Zeitmanagement

Eine sinnvolle Terminplanung muss Raum für unvorhergesehene Ereignisse schaffen – mit entsprechenden Pufferzeiten nach dem Motto: „Man sollte nie seinen ganzen Arbeitstag verplanen, sondern immer nur 50-60 Prozent davon.“

Zusätzlich bedürfen wiederkehrende Zeitabfolgen klare Strukturen wie z. B.

  • Zyklus wiederkehrender Aufgaben festlegen
  • Vertretungsregelungen definieren
  • Ablauf von Außenterminen – Kundengespräche, Geschäftsreisen etc.
  • Vor- und Nachbereitung von Terminen
  • Urlaubsplanung

Bürowirtschaftliche Abläufe

Es gibt eine ganze Reihe von Tätigkeiten, die sich auf die Kosten auswirken. Insbesondere betrifft dies Arbeits- und Organisationsmittel aber auch sicherheitsrelevante Abläufe.

  • Belege für die Buchhaltung sichern
  • Lieferanten / Ansprechpartner listen
  • Versicherungen aktualisieren
  • Wartung / Pflege / Reparatur überwachen
  • Verträge / Vertragslaufzeiten prüfen

Umsetzung neuer Strukturen durch Beratung und Coaching

Um den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht zu werden, startet eine Organisationberatung zunächst mit einer Reihe von Fragen. Die Optimierung von Abläufen erfolgt anschließend sensibel, um den Gepflogenheiten eines Betriebes gerecht zu werden. Besonderheiten können entsprechend berücksichtigt werden, während die notwendigen Veränderungen schrittweise vollzogen werden. Diese langsame Umstellung auf die neuen Prozesse erzielt den gewünschten Erfolg. Hier erfolgt auch bei Bedarf eine Beratung zur technischen Seite und Einarbeitung in neue Software sowie Schulung und Coaching zu neuen Methoden.

Anwendung im Alltag

Natürlich ist es möglich aufgrund einer gut strukturierten Büroorganisation allgemeine Büroarbeiten an einen Büroservice auszulagern. Die Aufgaben für das Outsourcing müssen genau festgelegt werden und in die innerbetrieblichen Abläufe integriert werden. Oftmals bieten Dienstleister für Büroorganisation diesen Service selbst an oder verfügen über Kontakte zu entsprechend spezialisierten Kooperationspartnern.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

4 Kommentare zu “Büroorganisation – eine Begriffsbestimmung”

  1. […] „Büroorganisation – eine Begriffsbestimmung“ […]

  2. Ich unterrichte an einer privaten Sprachenschule für angehende European Office Manager, Fremdsprachenkorespondenten und Event-/Tourisusmanager das Fach „Officemanagement“. In der ersten Stunde frage ich die Teilnehmer, was „Büroorganisation“ denn sei. In den allermeisten Fällen erhalte ich keine Antwort oder die sehr weitreichende Ansicht: „Na, wie ich mein Büro organisiere.“ Wenn dieser Satz dann erklärt werden soll, kommt in der Regel nur recht schleppend eine Antwort.
    Nach einem Jahr, 4 Klausuren und noch mehr Unterricht wissen die angehenden Fachkräfte dann endtlich, was für ein „weites Feld“ sich hinter diesem Begriff verbirgt! Ich nenne es das „Rüstzeug“ oder das „Handwerk“ eines jenden, der einen Büroarbeitsplatz innehat…

    Viele Grüße
    Stefanie Röper
    http://www.stefanie-roeper.de

  3. Treysse sagt:

    Sie haben es einmal in aller Kürze auf den Punkt gebracht. Büroorganisation ist nun einmal mehr als die Ablage von Belegen.

    Besten Gruß
    H. Treysse

  4. […] Büroorganisation – eine Begriffsbestimmung Astrid Radtke (@BD_in) in Bürodienste in:: Büroorganisation scheint ein etwas diffuser Bgriffe […]

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
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Dietrich Bonhoeffer

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