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Der tägliche Kampf mit den Emails – aber wer weiß was Besseres?

22. Juni 2014 verfasst von Astrid Radtke

Das überquellende Postfach, der Wunsch der vielen täglichen E-Mails Herr zu werden, diese Klagen höre und lese ich immer wieder. Mehr noch für das E-Mail wurde bereits das Totenglöckchen geläutet, aber es ist standhaft. Nun beschäftigt sich eine Blogparade mit der Zukunft des E-Mails. Vor allem, wenn ich den Wunsch lese, dass es keine Zukunft haben möge, stellt sich die Frage nach Alternativen.

Wer sich gegen die E-Mailflut sträubt, muss sich überlegen, warum sein Postfach überbordet und inwieweit er selbst das hohe E-Mail-Aufkommen befördert.

E-Mail für Nachrichten, Informationen und Benachrichtigungen

Die Funktion des E-Mails ist klar: es übermittelt Nachrichten oft auch Informationen mit diversen Anhängen. Darauf kann keiner verzichten. Allenfalls die reinen Benachrichtigungen ließen sich eindämmen.

Cloud heißt für viele das Zauberwort. Nur, das ändert nichts daran, dass die Nachricht gelesen, beantwortet und ggf. verwaltet werden muss. Das gilt genauso für Anhänge jeglicher Art. Zudem scheint mir die Cloud nicht unbedingt der sichereste Ort für Daten zu sein – trotz aller Sicherheitsversprechen.

Das E-Mail oder deren Ersatz muss irgendwo „gelagert“ werden, um „zeitnah“ antworten zu können. Damit steht man wieder vor demselben Problem: es gibt zu viele Nachrichten / Anfragen etc., die darauf warten, beantwortet bzw. verwaltet zu werden.

E-Mail – eine Frage der Organisation

Mir scheint, das Problem E-Mail ist weniger die Form als der Umgang damit. Das erfordert je nach täglicher Menge viel Disziplin. Zudem sollten alle Möglichkeiten der Aufbewahrung ausgeschöpft werden. Ob Thunderbird, Outlook oder ein anderes System, überall gibt es die Möglichkeit mit entsprechenden Ordnern und falls notwendig Unterordner bereits die eingehende Post zu kanalisieren und entsprechend abzulegen. Die Handhabung von Regeln sollte aber nutzerfreundlicher werden. Die Regeln selbst müssten einfacher zu organisieren sein.

Zusätzliche Ordnungssysteme helfen die E-Mails bzw. deren Anhänge auf dem Server/PC beim passenden Vorgang abzuspeichern. Dass auch diese verbessert werden können, steht außer Frage.

Zusätzlich sollten ein paar Dinge beachtet werden, um wenigstens Zeit bei der Bearbeitung zu sparen:

  • Früher stand es noch auf Telefonzellen und gilt für die E-Mails ganz genauso:
    „Fasse Dich kurz.“ Dazu standen in der FAZ neulich ein paar Tipps, die im Geschäftsleben eventuell auf wenig Gegenliebe stoßen wird.
  • Potentiellen Sender dazu angehalten, ihr Anliegen so präzise wie möglich vorzutragen
  • Vermeiden von Newsletter oder RSS-Feeds
  • Keine E-Mail-Adresse im Internet angeben – wobei sich Spams leider nie vermeiden lassen
  • Bewusster Umgang mit Benachrichtigungen z. B. aus den sozialen Netzen

 
Mit etwas Geschick, lässt sich das eine oder andere E-Mail vermeiden. Richtig schwierig wird es bei geschäftlichen E-Mails.

E-Mails im Geschäftsverkehr

Die Korrespondenz im Geschäftsverkehr wird heute überwiegend über E-Mail abgewickelt. Dazu gehören u. a.

  • Anfragen
  • Angebote
  • Aufträge
  • Rechnungen
  • Projektabwicklung und Terminabsprachen

 
Diese Unterlagen müssen entsprechend den Vorgaben – also revisionssicher – aufbewahrt werden, damit sie bei Betriebsprüfungen zur Verfügung stehen. Vorgänge müssen auch bei Reklamationen oder Kundenanfragen abrufbar sein.

Nicht das E-Mail ist das Problem, sondern die Kommunikation und die Informationsverarbeitung

Es ist im Grunde vollkommen egal wie die eingehenden Informationen in Zukunft heißen – wahrscheinlich immer noch E-Mail. Es geht darum, den Informations- und Datenfluss sinnvoll zu steuern.

So muss wohl die Frage umformuliert werden: Wie gehen wir mit Informationen um?
Vieles, was in dem Ausgangsbeitrag Was erwarte ich von der E-Mail der Zukunft für diese Blogparade gewünscht wird, gibt es bereits.

Dokumentenmangementsysteme (DMS) sind in diesem Zusammenhang schon recht weit. Sie können eingehende E-Mails sofort dem passenden Vorgang auf dem Server/PC zuordnen. DMS scheitern aber oft am User, weil er Gewohnheiten über Bord werfen müsste, denn mit DMS wird der gesamte Ablauf in der Verwaltung neu organisiert. Zudem müssen alle Ordnungssysteme regelmäßig an den firmenspezifischen Bedarf angepasst werden.

Wir können also weniger an dem Medium etwas ändern als an unserem Kommunikationsverhalten. Das betrifft das Schreiben genauso wie die Möglichkeiten, wie wir ereicht werden. Auch in einem Informationssystem der Zukunft müssen Daten, egal wie sie uns erreichen, verarbeitet werden. Deshalb muss jeder seine Zielsetzung genau definieren und seine Organisation anpassen. Die Systeme dazu müssen allerdings verstanden und umgesetzt werden und da hapert es heute schon bei vielen, wenn sie die Möglichkeiten ihres Systems nicht kennen. Und bei aller Verteufelung: Outlook bietet da schon interessante Möglichkeiten. Zusatzprogramme sind darauf abgestimmt.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

3 Kommentare zu “Der tägliche Kampf mit den Emails – aber wer weiß was Besseres?”

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jeder Art der Vermassung.
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Qualitäten ergänzen einander.”

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