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E-Mails – arbeiten mit Verteilerlisten

10. Mai 2014 verfasst von Astrid Radtke

Ich hatte diesen Artikel ursprünglich mal wegen Weihnachtsmails geschrieben. Aber die Problematik besteht natürlich das ganze Jahr und ist viel weit reichender.

Bei einem größeren Kontaktkreis haben sich beim E-Mail-Versand Verteilerlisten bewährt. Gerne wird vernachlässigt, dass dabei beim Versand datenschutzrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden müssen. Nichteinhaltung kann sogar so strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Datenschutz

In Verteilerlisten können bestimme Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder sonstige Kontakte zugeordnet und mit geringem Aufwand immer wieder verwendet werden. Auch Teilnehmer von Arbeitskreisen oder Projeten werden zusammengefasst wie andere Gruppierungen von Mitarbeitern.

Dennoch: Wer einen Verteiler nutzt sollte aufpassen. Unternehmen sind sogar verpflichtet ihre Mitarbeiter über Datenschutzrichtlinien und deren Einhaltung aufzuklären.

Aus Datenschutzgründen dürfen die E-Mail-Adressen externen Korrespondenzpartner nicht in die für alle Empfänger sichtbaren Empfängerzeilen „An ->“ oder „CC ->“ eingetragen werden. Auf diese Weise erhält jeder Empfänger die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger. Das ist problematisch, weil damit ohne Berechtigung personenbezogene Daten weitergeben werden.

Selbst, wenn es nicht um Datenschutz ginge, könnten Unbefugte z. B. bei Marketingaktionen an den Adressbestand gelangen. Damit erfahren ggf. nicht nur die Angeschriebenen, mit wem dieses Unternehmen Kontakte hat bzw. aufbauen möchte, für den Wettbewerb wäre eine solche E-Mail-Adressensammlung ein „reich gedeckter Tisch“

Beherrschen des E-Mails-Programms

Unabhängig, ob Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm benutzt wird, ist es wichtig neben der Empfängerzeile „An ->“ die Funktionen „CC ->“ und „BBC ->“ zu kennen.

  • A ->    Empfänger: für alle Empfänger sichtbar
  • CC ->  weitere Personen, die über das Mail informiert werden sollen: für alle Empfänger sichtbar
  • BCC -> Verteilerliste: für niemanden sichtbar

 
Nicht selten passiert es, dass die Verteilerliste in CC: eingefügt wird z. B., weil das „BBC“ nicht sichtbar ist. Die Namen und E-Mailadressen sind nun für alle Angemailten sichtbar.

Zum einen werden damit Firmeninternas preisgegeben, mit welchen Kunden und Interessenten Kontakt besteht, zum anderen ist es aber auch ein Ärgernis für die Personen, die auf der Verteilerliste sichtbar sind. Die E-Mail-Adressen stehen nämlich damit jedem zur Verfügung, der das E-Mail mit dem Verteiler erhalten hat.

Verteillister in BBC einfügen

Verteilerlisten sind im Adressverzeichnis verfügbar. Die Verteilerliste wird markiert und anschließend durch ein Klick in BBC eingefügt:

Verteiler in BBC einfügen

Verteiler in BBC einfügen


 
Oft ist BBC nicht automatisch sichtbar. Es kann aber über Optionen aktiviert werden.
Option_BBC

Eine Nichtbeachtung kann zu ernsthaften Konsequenzen führen. So wurde vom BayLDA ( Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht, Datenschutz-Aufsichtsbehörde für den nicht-öffentlichen Bereich in Bayern) gegen eine Unternehmensleitung ein Bußgeld wegen offenen E-Mail-Verteilers verhängt. „Da in manchen Unternehmen dieser Fragestellung offensichtlich nicht die entsprechende Bedeutung beigemessen wird“

In der Begründung, warum die Unternehmensleitung belangt wird, geht das Gericht davon aus, dass es die Pflicht der Unternehmensleitung ist, die Mitarbeiter entsprechend anzuweisen und den Vorgang zu überwachen. Für einen Mitarbeiter, der diese Verfahrensweise nicht beachtet, kann dies eine Abmahnung ggf. einen Kündigung zur Folge haben.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

12 Kommentare zu “E-Mails – arbeiten mit Verteilerlisten”

  1. […] E-Mails – arbeiten mit Verteilerlisten Astrid Radtke (@BD_in) in Bürodienste in:: Ich hatte diesen Artikel ursprünglich mal wegen […]

  2. Yvonne Wald sagt:

    Zu der Umfrage Weihnachtspost:
    Ich finde man muss immer unterscheiden wie die (Geschäfts-) Beziehung ist. In manchen Fällen tun es auch persönliche E-mails. Die kann man auch sehr hübsch gestalten. Aber man freut sich halt, wenn man die Brief-Post aufmachen und aufstellen kann. Das hat einen Deko-Effekt ist hübsch und man freut sich, weil man es auf einen Blick immer wieder ansehen kann. In manchen Fällen sehen es evtl. auch Kunden und steigert das Prestige.

    • Der Gedanke, dass die Weihnachtskarten jederzeit sichtbar am Arbeitsplatz stehen, weil sie im Allgemeinen aufgestellt werden, ist gut und sollte wirklich in die Überlegungen, wie man seine Kundenkontakte halten möchte, einbezogen werden.

  3. „Oh Himmel, verschone mich bitte mit elektronischer Weihnachtspost!“

    Also, ich weiß nicht so recht, was ich von Glückwunsch-E-Mails halten soll – egal, ob zu Weihnachten oder anderen Gelegenheiten…. In der Regel sind die E-Posteingangskörbe meiner Geschäftspartner bis zum Rand gefüllt. Die meisten, die ich kenne, sind nicht mehr in der Lage, der E-Mail-Flut Herr zu werden.. Und dann komme ich mit einer weiteren E-Mail, um eigentlich etwas sehr Persönliches auszudrücken, nämlich einen Dank oder Glückwunsch?!

    Sind wir schon so weit, dass Persönliches nur noch virtuell läuft? Was zeigt es mir, wenn ich eine derartige virtuelle Post bekomme? Dass der Absender keine Zeit mehr dafür hat, individuelle Karten auszusuchen und handschriftlich zu unterschreiben? Dass kein Geld mehr da ist für den Druck und das Versenden? Dass es für ihn leichter ist, mal eben auf einen Schlag alle Kunden „abzufrühstücken“.? Ich frage: wo ist da die WERTIGKEIT?

    Aus diesem Grunde denke ich: Entweder reel und in Farbe oder ganz sein lassen!

    • Liebe Frau Röper,

      im Prinzip haben Sie Recht. Das gilt vor allem dann, wenn E-Mails als Massen-Mails verschickt werden. Mit einer offenen Verteilerliste ist das sogar peinlich – abgesehen von den Gründen des Datenschutzes.

      Dennoch lässt sich das eine oder andere E-Mail versenden, wenn es persönlich gehalten wird. Also, wenn sich der Absender die Mühe macht eine persönliche Anrede zu verwenden. Weihnachtsbriefe werden ja schließlich auch mit einer Serienbrieffunktion versendet, wenn wir ehrlich sind.

      Ich selbst habe inzwischen eine nicht mehr allzu schöne Handschrift, so dass ich auch Begleitschreiben zu den Weihnachtskarten im Allgemeinen am PC verfasse.

      Andererseits es gibt durchaus Kunden, die säuerlich darauf reagieren, wenn man sie an Weihnachten „vergisst“. Sie haben dann das Gefühl, dass sie nicht mal im Verteiler einer bestimmten Firma noch eine Rolle spielen.

  4. […] E-Mails an Weihnachten verschicken Astrid Radtke (@BD_in) in Bürodienste in:: Vor allem in großen Firmen ist es angenehm […]

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
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