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Das Büro von morgen – wie kann Büroarbeit aussehen?

1. Mai 2014 verfasst von Astrid Radtke

Neuheiten führen immer wieder zu verschiedenen Prognosen und haben mit vielen Prognosen gemein, dass sie sich oft als Luftblasen erweisen. Dennoch tauchen sie in schöner Regelmäßigkeit auf. Vergessen wird gerne, dass sich im Büro Menschen befinden, von deren Motivation der Unternehmenserfolg getragen wird.

Büroarbeit: kontinuierliche Weiterentwicklung

Bereits zu Beginn des letzten Jahrhunderts führte die Technik mit der Schreibmaschine zunächst zu radikalen Veränderungen der Arbeitswelt im Büro. Später brachten Telefon und Fax völlig neue Kommunikationswege, die nun mit Handy und Internet einen Höhepunkt gefunden haben. Technische Änderungen beeinflussen auch heute noch die Gestaltung von Arbeitsplatz und Büro.

Mit Einführung des PCs hieß es, dass nun Papier gespart werde, Arbeit könne überwiegend im Home-Office erledigt werden. Bekanntlich ist das Gegenteil eingetreten. Der Papierverbrauch im Büroalltag hat sich vervielfacht. Nicht jeder ist für die Arbeit allein zu Hause geeignet.

Inzwischen ist das „virtuelle“ Sekretariat der Renner. Aufgaben können überall erledigt werden. Daten werden in einer „Cloud“ ausgelagert.

Bürogestaltung – Bürotätigkeit

Ähnliche Fehleinschätzungen treffen auch auf die Gestaltung von Räumen und der damit verbunden Arbeitsorganisation zu. Immer wieder werden neue Idee mit Bürogestaltung im Innen- und Außenbereich entwickelt, die in der Praxis nicht halten, was man sich davon versprochen hatte.

Dabei hängt die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Büro von vielen Faktoren ab

  • Kommunikation: Der Mensch braucht den persönlichen Austausch, um Gedanken weiter entwickeln zu können
  • Persönliches Umfeld: Die meiste Zeit verbringt der Mensch bei der Arbeit. Ist die Umgebung vertraut, steigt die Konzentration und damit die Leistungsfähigkeit
  • Kollegen: das hochgelobte Home-Office scheitert oft daran, dass viele Arbeitnehmer nicht gern allein arbeiten.
  • Routinen: Der Arbeitsalltag besteht zu einem großen Teil aus Routinen. Wechselnde Arbeitsplätze kombiniert mit unterschiedlichen Arbeitszeiten führen leicht zu Irritationen wie auch das Beispiel der Werbefirma weiter unten zeigt.

 

Gesunder Menschenverstand

Im Grunde müsste der gesunde Menschenverstand Projekte, die Büroorganisation und Raumgestaltung lösen sollen, durch die Tätigkeiten und deren Ausführende bestimmen lassen. Arbeiten im Büro doch Menschen, die bekanntlich sehr individuell sind.

Neue Pläne zur Umgestaltung von Arbeit oder Arbeitsplatz werden dennoch häufig noch ohne Mitwirkung der umittelbar Betroffenen umgesetzt. Diese widersetzen sich anschließend nicht selten auch sinnvollen Neuerungen.

Großraumbüro

Man denke an die Bürogestaltung, die das Großraumbüro hervorbrachte. In der Praxis wurden schnell die Schwachpunkte deutlich. Vor allem die Konzentration wird durch einen erhöhten Lärmpegel stark beeinträchtigt und führt vermehrt zu Stress. Aber auch die Luftverhältnisse und Zugluft erschweren die Arbeit und erhöhen das Krankheitsrisiko. Die „eingesparte“ Raummiete wird durch höhere Ausfallzeiten nicht ausgeglichen. Neue Studien beweisen, dass in Großraumbüros die Arbeitnehmer häufiger krank sind.

Auch Raumteiler und Trennwände lösen nur einige Probleme der Großraumbüros.
Manche schaffen neue oder bauen Stresssiutationen auf 😉

Bisschen Bauchgefühl

Das Büro von morgen gestern entworfen, muss heute schon wieder ganz anderen Erfordernissen und Erkenntnissen gerecht werden. So gehen inzwischen Planungen wieder weg vom Großraumbüro.

Hierzu ein Artikel in der ZEIT vom 31.01.1969. Wichtige Erkenntnis: „Sie waren sich einig: Die Zukunft gehört dem Großraumbüro. Letzte Einwände, meist auf Unkenntnis beruhend, wurden beiseite gewischt.“ Auch wurde schon mal ein Blick ins Jahr 2000 geworfen, dort werde u. a. mehr im Grünen und nicht mehr Bürohäusern in der Stadt gearbeitet.

Das Experiment: der Arbeitsplatz ohne festen Schreibtisch

Leider führt das auch wieder zu anderen Extremen. So hat ein Experiment einer amerikanischen Werbeagentur gezeigt, dass die Menschen doch konservativer in ihren Vorstellungen von Raum und Zeit sind, als Handy und Laptop es zulassen würden.

Ist diese Werbeagentur doch davon ausgegangen, dass mit dem Computer weniger Papier notwendig sei, das bewegt, verwaltet und archiviert werden muss. Dadurch ließe sich nicht nur Platz für Archivierung einsparen, sondern insgesamt Bürofläche pro Mitarbeiter. Man ging davon aus, dass in Folge auch weniger Büroraum benötigt würde. Mit Laptop und Handy ist der Mitarbeiter zusätzlich auch nicht ortsgebunden und benötige demzufolge auch keinen eigenen Schreibtisch mehr. Arbeiten könnten in Folge sogar ortsungebunden erledigt werden. Das Experiment der Werbefirma missglückte jedoch gründlich.

Die Mitarbeiter wollten jedoch nicht jeden Tag an einem anderen Platz mit einem anderen Handy oder Laptop ihre Büroarbeiten erledigen. Heimlich wurden auf Zettel Notizen gemacht, für die es aber keine Aufbewahrungsmöglichkeiten gab und die deshalb oft verloren gingen. So waren z. B. Ideen unwiederbringlich verloren. Schließlich erschienen einige möglichst früh am Arbeitsplatz, um sich von einer Art Servierwagen mit Handys und Laptops diese für den ganzen Tag zu sichern. Gleichzeitig nahmen Arbeitsleistung aber vor allem Kreativität ab – für eine Werbefirma natürlich ein Übel.

Nun springt Micro-Soft wieder auf diesen Zug auf. Es ist verständlich, dass für ein Arbeiten in der Cloud geworben wird, ist das Vertrauen Kunden bei der Sicherheit von ausgelagerten Daten auf einem Tiefpunkt angekommen. Nur glaube ich nicht, dass sich die Menschen in den paar Jahren maßgeblich geändert haben. Schon allein 33 Regeln dafür beherzigen zu müssen, zeigt dass Microsoft selbst wohl auch nicht so überzeugt ist von von seiner Idee.

Neu: flexibler Arbeitsplatz

Die Praxis zeigt, die Firmensitze werden größer, der Papierverbrauch steigt, die Menschen fühlen sich in Großraumbüros nicht wohl. Das Beispiel der Werbefirma beweist, eine Arbeitsorganisation ohne eigenes Büro, ohne Tische, Papier und ohne persönliches Equipment verfehlt sein Ziel völlig.

Mit dem Mitarbeiter steht und fällt die Leistung

Die Mitarbeiter wünschen sich auch in ihrem Arbeitsumfeld einen eigenen gewissermaßen privaten Raum und kommen so einem Grundbedürfnis nach: nämlich Gewohnheit und damit Sicherheit.

Da Aktenordner (im Moment noch) nicht wegzudenken sind, muss eine sinnvolle Büroorganisation für einen reibungslosen Zugriff sorgen. Das beinhaltet Verwalten und schnelles Finden von Dokumenten genauso wie eine sinnvolle Archivierung alter Dokumente. Gerade hier können externe Dienstleister für Büroorganisation aufgrund ihrer Erfahrung gemeinsam mit den Mitarbeitern vor Ort einen wichtigen Beitrag leisten.

Die Arbeit muss effizient geleistet werden, Kommunikation durch ein entsprechend freundlich gestaltetes Umfeld erleichtert sowie Mitarbeiter in die Veränderung von Strukturen aktiv einbezogen werden.

Der Papierflut kann mit einem sinnvollen Dokumentenmanagementsystem entgegengewirkt werden.

Ein externer Bürodienstleister kann viele Bereiche durch sein Home-Office abdecken und den Firmen entsprechend zuarbeiten. Das Gespräch mit den Mitarbeitern vor Ort und ein regelmäßiger Kontakt führen zu der notwendigen Routine, um eine qualifizierte Leistung aller Beteiligter zu gewährleisten.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

14 Kommentare zu “Das Büro von morgen – wie kann Büroarbeit aussehen?”

  1. […] Das Büro von morgen – wie kann Büroarbeit aussehen? […]

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  4. […] Das Büro von morgen – wie kann Büroarbeit aussehen? […]

  5. […] Büro von Morgen – wie kann Büroarbeit aussehen […]

  6. Aktuell ein Artikel, dass der Arbeitsplatz vor allem so gestaltet sein soll, dass er motiviert
    http://www.zeit.de/2014/15/gestaltungstipps-buero-arbeitsplatz

  7. Sowohl der Artikel in der Zeit http://www.zeit.de/karriere/beruf/2011-01/moderne-buerowelten als auch die Kommentare dazu finde ich äußerst aufschlussreich.

    Da meint jemand (aus welcher Motivation heraus auch immer), er hätte das Rad neu erfunden und schon wird angenommen, dies sei nun das Ei des Kolumbus.

    Man kann solche flexiblen Modelle nicht mit jedem Menschen und auch nicht mit jedem Aufgabengebiet machen – da nützt manchmal auch die modernste Technik nicht.

    Dies soll gar nicht heißen, dass ich gegen solche Modelle bin. Ich selbst arbeite so flexibel wie möglich: Mal beim Kunden, mal von zu Hause aus, mal früh morgens, mal spät abends – und ich genieße es. Arbeitsplätze, die zu 50% unbesetzt sind, kosten Firmen eine Menge Geld – für Raum und Equipment.

    Ergo: Differenzierung ist hier gefragt und nicht Einheits-Bedingungen für alle.

  8. Astrid Radtke sagt:

    Die Änderung der bisherigen Arbeitsstrukturen scheint immer wieder ein aktuelles Thema zu sein. Auch die „Zeit“ hat sich online dieser Thematik an http://www.zeit.de/karriere/beruf/2011-01/moderne-buerowelten angenommen.
    Dort wird ähnlich wie im Blog beschrieben, auf die Abschaffung fester Arbeitsplätze hingewiesen.

    Interessant sind hier die Kommentare der Leser, die sich dazu überwiegend negativ äußern.

  9. @ Frau Röper: Prinzipiell stimme ich Ihrem Ansatz einer erfolgreicheren Zusammenarbeit ohne räumliche Trennung zu. Allerdings ist dies aufgrund der Globalisierung kaum noch möglich. Insbesondere bei Global Playern ist es ganz normal, dass Projektgruppen räumlich getrennt sind und die Teammitglieder über verschiedene Kontinente kommunizieren müssen via Emails, Skype oder Telefonkonferenzen. Persönliche Treffen werden immer weniger – in erster Linie natürlich aus Kostengründen.

    Auch der sehr interessante Zeitungsartikel auf ZEIT ONLINE über das „Büro der Zukunft“ weist bereits auf einen Wandel des klassischen Bürolebens hin – den scheinbar nur die Geschäftsführer befürworten, nicht aber die Angestellten. Zum Thema mobile Working fällt mir vor allem ein, dass der Verlust des eigenen Arbeitsplatzes für viele Mitarbeiter einen Verlust des Status bedeutet. In den meisten kleineren Betrieben sind rotierende Arbeitsplätze – übrigens genauso wie die Plätze an der Stirnseite einer Arbeitsinsel – für Werkstudenten oder Praktikanten gedacht, die auf der untersten Sprosse der Hierarchieleiter stehen. Manche Mitarbeiter fühlen sich dadurch weniger geschätzt. Dieser empfundene „Verlust“ des eigenen Arbeitsplatzes muss durch andere Angebote ausgeglichen werden, damit die Mitarbeiter Gefallen an der neuen mobilen Arbeitswelt finden. Wie Siemens es bereits umgesetzt hat, müssen unterschiedliche, attraktive Zonen und Bereiche geschaffen werden, die sich den individuellen Arbeitsaufgaben anpassen oder Rückzug und Rekreation ermöglichen. Dazu gehören auch Angebote wie Fitnessräume, Cafeterias, Gesprächszonen und vieles anderes.

    Mit diesem Thema habe ich mich bereits auf meinem eigenen Blog beschäftigt: http://happyofficelife.wordpress.com/2011/12/07/vom-grosraumburo-zum-mobilen-arbeitsplatz/

    Liebe Grüße
    Lilian Riegler

    • Hallo Frau Riegler,

      „In den meisten kleineren Betrieben sind rotierende Arbeitsplätze – … – für Werkstudenten oder Praktikanten gedacht, die auf der untersten Sprosse der Hierarchieleiter stehen. … Dieser empfundene “Verlust” des eigenen Arbeitsplatzes muss durch andere Angebote ausgeglichen werden, damit die Mitarbeiter Gefallen an der neuen mobilen Arbeitswelt finden.“

      Interessant, dass selbst dieser „Verlust“ des Arbeitsplatzes sich schon auf das Selbstwertgefühl eines Mitarbeiters auswirken kann. Hier bekommt „Stellung“ im Betrieb nochmal einen völlig neuen Aspekt. Die Mobilität findet eben auch zuerst im Kopf statt. Auch die Gestaltung des Arbeitsplatzes ist letztendlich eine Frage der Kommunikation.

      Beste Grüße
      Astrid Radtke

  10. Die Frage, welche Büroform in der Zukunft sinnvoll ist, hängt zum Großteil von der Technik ab, die wir zukünftig nutzen werden. Je mehr auf elektronischem Wege möglich ist, desto weniger wird der zwischenmenschliche Kontakt und der persönliche Raum benötigt. Die Technik macht es möglich, dass wir uns gar nicht mehr persönlich sehen müssen, um zusammen zu arbeiten. Was für ein Segen?!

    Ich sage: Nicht unbedingt!

    Egal ob Großraumbüro, Zwei-Personen-Büro oder Einzelbüro: Wichtig ist doch, dass – bei all den Formen und deren Vor- und Nachteile des Arbeitens – Menschen zusammen arbeiten, und zwar räumich NICHT von einander getrennt.

    Die persönliche Kommunikation ist es, die verhindert, dass Informationen falsch verstanden und weiterverarbeitet werden. Nur durch das persönliche Gespräch werden Probleme aus dem Weg geräumt, Ideen konzipiert und Ergebnisse hervorgebracht.

    Outsourcing – auch was die Büroorganisation angeht – klappt nur, wenn trotzdem regelmäßige persönliche Absprachen getroffen werden und der Büroorganisator konsequent „das Ohr am Puls des Mitarbeiters“ hat.

    Einen externen Büroorganisator zu engagieren heißt nicht, ab sofort mit diesem Thema nichts zu tun zu haben, sondern, dass ein Außenstehender zusätzlich mit ins Firmenboot geholt wird. Eine gute Zusammenarbeit beruht dann auf Diskretion und Vertrauen – und das schafft man nur durch persönlichen Kontakt.

    Viele Grüße
    Stefanie Röper

    • Astrid Radtke sagt:

      Die Technik ist sicher ein wichtiger Teil. Allerdings denke ich auch an die vielen „Freiberufler“, die als Einzelunternehmen nicht den Anschluss an Kollegen verlieren möchten.
      Ich habe hier ein nettes Video gefunden, der diesen Aspekt durch Statements Beteiligter beleuchtet:
      http://www.youtube.com/watch?v=VUCjpeWuMBw

      Wichtig ist wohl dabei, dass der Mensch letztendlich nicht gern allein arbeitet. Dies findet in neuen Formen der Arbeitsplatzgestaltung und des Zusammenarbeitens Ausdruck.

  11. Die möglichen Formen der Arbeit hängen doch größtenteils von der Art der Arbeit ab. Ich kann mir für ganz klar definierte Aufgaben, die keiner Rückfragen bedürfen und einfach nur abgearbeitet werden müssen, einen Arbeitsplatz „irgendwo“ vorstellen – das war’s dann aber auch. Alle anderen (also die meisten Tätigkeiten in einem Betrieb) bedürfen der Kommunikation – je besser diese funktioniert, umso besser die Ergebnisse der Arbeit.

    Meint: Eine Aufteilung der Arbeitszeit auf IN- und Out-of-Office ist sicher in vielen Bereichen möglich, sollte aber flexibel genug sein, um nach Bedarf angepasst werden zu können. So auch von mir selbst praktiziert – erfolgreich!

    Ständige Mitarbeiter aller Gewohnheiten und aller „privaten“ Bereiche zu berauben,und sei es nur ein eigener Caddy, halte ich für undurchführbar – wir sind eben alle Menschen…

    Viele Grüße
    Gabriele Knapp
    http://www.officeservice-knapp.de

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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