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Projektorganisation als freiberufliche Bürodienstleistung

Jede Tätigkeit, die Arbeitsgänge koordinieren muss, wird heute zum „Projekt“ hochstilisiert. Doch nicht alles was einen Endtermin hat, fällt unter Projekt, gehört es manchmal sogar zur täglichen Routine.

Da echte Projekte im Allgemeinen einmalig sind, die Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum erledigen müssen, eigenen sich oft freie Mitarbeiter, die Erfahrung im Projektmanagement haben dazu.

Was zum Projektverlauf zu beachten ist und welche Bereiche rund um die Bürodienstleistung betroffen sind, möchte ich aufzeigen.

Projektorganisation heißt zielgerichtet arbeiten

Ein Projekt ist als ein einmaliges Vorhaben mit einem klaren Start und einem Ziel an einem bestimmten Endtermin definiert. Eine Hilfestellung geben die SMART-Regeln, die ich anhand eines durchgängigen Beispiels erklären möchte.

  • S = spezifisch: Das Projektziel muss klar definiert sein – Unternehmensseite für social media, z. B. facebook erstellen und unternehmensgerecht aufarbeiten
  • M = messbar: Teilziele müssen erkennbar sein. Grafische Aufbereitung, gestalterische Feinheiten, rechtssichere Darstellung, Einbindung in die Website, Schulung des Betreuers,
  • A = akzeptiert: Die Betroffenen – und dazu zählt nicht nur das Team – müssen mit dem Projektziel einverstanden sein. Hier müssen alle Beteiligten vor dem Start des Projekts entsprechend Zeit aufwenden, um ggf. Widerständen entgegenzuwirken und Schwachstellen rechtzeitig zu erkennen. Neben der Geschäftsleitung müssen die Mitarbeiter von der Notwendigkeit der neuen Marketingmaßnahme überzeugt sein.
  • R = realistisch: Die gewünschten Ziele müssen möglich sein, d. h. Interessenten und neue Kunden sollen durch gute Informationen auf die Firma aufmerksam werden. Der Schwerpunkt liegt auf Kommunikation mit Kunden und Interessenten.
  • T = terminiert: Alle Ziele innerhalb eines Projekts müssen klar terminiert sein. Das ist schon deshalb verständlich, weil oft der nächste Arbeitsschritt erst beginnen kann, wenn der vorhergehende abgeschlossen ist. So muss als erstes das CI für die Unternehmensseite stehen, bevor alle weiteren Teilziele in zeitlicher Abfolge darauf aufbauen können

 
Die Größe des Projekts bestimmt den Umfang des Projektteams. In dem Fall muss neben dem Grafiker, ggf. ein Texter, ein Fotograf sowie der Webdesigner und der künftige Betreuer an den Aufgaben beteiligt werden.

Projekte in der Administration

Projektorganisation in der Verwaltung erstreckt sich von der Implementierung neuer Software bis zur Umstellung der Arbeitsorganisation. In vielen Fällen ist im Anschluss eine Mitarbeiterschulung notwendig, die die Mitarbeiter mit den Neuerungen oder rechtlichen Feinheiten vertraut macht.

Projekte sind in vielen Bereichen innerhalb der Bürodienstleistung möglich z. B.:

  • Büroorganisation: Die Implementierung neuer Arbeitsabläufe als Grundlage für künftige Organisationsaufgaben
  • Büroservice: Messen und Events wie Firmenjubiläen
  • Finanzen: Die Einführung neuer Software
  • PC und Internet: Firmenpräsentation online sowie Datensicherheit
  • Design und Gestaltung: Firmenpräsentation offline

 

Projektmanagement an Freelancer outsourcen

Projekte sind zeitlich gegrenzt. Aufbau und Überwachung von Projektphasen sind ein wesentlicher Bestandteil zum Gelingen von Projekten. Entsprechende Teams innerhalb des Projekts müssen zusammengestellt und koordiniert werden. Neben der Überwachung der Termine von Personen und/oder Personengruppen müssen die Kosten des gesamten Projekts fortlaufend überprüft werden.

Damit wird aber auch verständlich, warum Projektmanagement zu vielgefragten und damit gut bezahlten Tätigkeiten gehört.
Eine Projektorganisation ist für große Firmen genauso erforderlich wie für kleinere Handwerksbetriebe. Für den Ablauf eines Projektes ist die Firmengröße unerheblich. Wesentlich ist, dass die Kriterien von SMART eingehalten werden.
Oft wird Erfahrung für spezielle Projekte benötigt, so dass fachliche Kompetenz aus bestimmten Branchen eingebracht werden muss.

Freiberufliche Projektorganisatoren erweitern ihr Wissen kontinuierlich in vergleichbaren Projekten. Zudem arbeiten sie mit den unterschiedlichsten Unternehmen aus passenden Spezialgebieten zusammen. Sie stellen ihre Teams ebenso aus Freiberuflern zusammen, die über entsprechende zeitliche Kapazitäten und Fachkenntnis verfügen.

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