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Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Projektorganisation als freiberufliche Bürodienstleistung

19. Januar 2014 verfasst von Astrid Radtke

Jede Tätigkeit, die Arbeitsgänge koordinieren muss, wird heute zum „Projekt“ hochstilisiert. Doch nicht alles was einen Endtermin hat, fällt unter Projekt, gehört es manchmal sogar zur täglichen Routine.

Da echte Projekte im Allgemeinen einmalig sind und in einem bestimmten Zeitraum erledigt werden, eigenen sich oft freie Mitarbeiter, die Erfahrung im Projektmanagement haben dazu.

Was zum Projektverlauf zu beachten ist und welche Bereiche rund um die Bürodienstleistung betroffen sind, möchte ich aufzeigen.

Projekte sind zielgerichtet

Ein Projekt ist als ein einmaliges Vorhaben mit einem klaren Start und einem Ziel an einem bestimmten Endtermin definiert. Eine Hilfestellung geben die SMART-Regeln, die ich anhand eines durchgängigen Beispiels erklären möchte.

  • S = spezifisch: Das Projektziel muss klar definiert sein – Unternehmensseite für social media, z. B. facebook erstellen und unternehmensgerecht aufarbeiten
  • M = messbar: Teilziele müssen erkennbar sein. Grafische Aufbereitung, gestalterische Feinheiten, rechtssichere Darstellung, Einbindung in die Website, Schulung des Betreuers,
  • A = akzeptiert: Die Betroffenen – und dazu zählt nicht nur das Team – müssen mit dem Projektziel einverstanden sein. Hier muss vor Start des Projekts entsprechend Zeit aufgewendet werden, um ggf. Widerständen entgegenzuwirken. Neben der Geschäftsleitung müssen die Mitarbeiter von der Notwendigkeit der neuen Marketingmaßnahme überzeugt sein.
  • R = realistisch: Die gewünschten Ziele müssen möglich sein, d. h. Interessenten und neue Kunden sollen durch gute Informationen auf die Firma aufmerksam werden. Die Kommunikation mit Kunden und Interessenten soll gefördert werden
  • T = terminiert: Alle Ziele innerhalb eines Projekts müssen klar terminiert sein. Das ist schon deshalb verständlich, weil oft der nächste Arbeitsschritt erst beginnen kann, wenn der vorhergehende abgeschlossen ist. So muss als erstes das CI für die Unternehmensseite übernommen werden, bevor alle weiteren Teilziele in zeitlicher Abfolge abgearbeitet werden können

 
Je nach Größe des Projekts wird das Projektteam zusammengestellt. In dem Fall muss neben dem Grafiker, ggf. ein Texter, ein Fotograf sowie der Webdesigner und der künftige Betreuer an den Aufgaben beteiligt werden.

Projekte in der Administration

Projektorganisation in der Verwaltung erstreckt sich von der Implementierung neuer Software bis zur Umstellung der Arbeitsorganisation. In vielen Fällen ist im Anschluss eine Mitarbeiterschulung notwendig, damit die Mitarbeiter mit den Neuerungen oder rechtlichen Feinheiten vertraut werden.

Projekte sind in vielen Bereichen innerhalb der Bürodienstleistung möglich z. B.:

  • Büroorganisation: Die Implementierung neuer Arbeitsabläufe als Grundlage für künftige Organisationsaufgaben
  • Büroservice: Messen und Events wie Firmenjubiläen
  • Finanzen: Die Einführung neuer Software
  • PC und Internet: Firmenpräsentation online sowie Datensicherheit
  • Design und Gestaltung: Firmenpräsentation offline

 

Projektmanagement an Freelancer outsourcen

Projekte sind zeitlich gegrenzt. Aufbau und Überwachung von Projektphasen sind ein wesentlicher Bestandteil zum Gelingen von Projekten. Entsprechende Teams innerhalb des Projekts müssen zusammengestellt und koordiniert werden. Neben der Überwachung der Termine von Personen und/oder Personengruppen müssen die Kosten des gesamten Projekts fortlaufend überprüft werden.

Damit wird aber auch verständlich, warum Projektmanagement zu vielgefragten und damit gut bezahlten Tätigkeiten gehört.
Eine Projektorganisation ist für große Firmen genauso erforderlich wie für kleinere Handwerksbetriebe. Für den Ablauf eines Projektes ist die Firmengröße unerheblich. Wesentlich ist, dass die Kriterien von SMART eingehalten werden.
Oft wird Erfahrung für spezielle Projekte benötigt, so dass fachliche Kompetenz aus bestimmten Branchen eingebracht werden muss.

Freiberufliche Projektorganisatoren erweitern ihr Wissen kontinuierlich in vergleichbaren Projekten. Zudem arbeiten sie mit den unterschiedlichsten Unternehmen aus passenden Spezialgebieten zusammen. Sie stellen ihre Teams ebenso aus Freiberuflern zusammen, die über entsprechende zeitliche Kapazitäten und Fachkenntnis verfügen.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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