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Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Hilflosigkeit oder Faulheit

22. Dezember 2013 verfasst von Astrid Radtke

Sie kennen es, Ihr Kollege steht etwas verzweifelt vor dem Kopierer und schaut sich hilfesuchend um. Oft sind es nur Kleinigkeiten, die den Kopierer scheinbar streiken lassen. Für manche Mitarbeiter ist es einfacher sich jemanden zu suchen, der die Ursache findet, statt selbst aktiv zu werden. Für den Helfenden kann das auf Dauer zur Belastung werden. Dem gilt es freundlich aber bestimmt gegenzusteuern.

Hilfsbereitschaft ausgenutzt?

Sie helfen gern und das spricht sich schnell rum. So passiert es, dass sie oft Arbeiten nicht zu Ende führen können, weil jemand mit einem Anliegen hinter ihnen steht. Der Kopierer streikt, das Programm funktioniert nicht, eine Datei ist „verschwunden“.
Auch helfen sie gern, wenn Sie das Gerät gut kennen, weil sie es öfter benutzen. Sie müssen allerdings Ihre Arbeit erledigen und sind nicht der Wartungs- und Hilfsdienst für den Kopierer.

Selbst, wenn Sie bestimmte Programme besonders gut beherrschen, sind Sie kein Trainer für dieses Programm oder Administrator. Oft ist das Wissen über Programme autodidaktisch angeeignet. Das können andere auch.

Grenzen setzen

Wer sich viel um Aufgaben außerhalb des Ressorts kümmert, kommt zu seinen Arbeiten nur bedingt. Das kann zu Ärger in anderen Bereichen führen, wenn es schlimm kommt, können sogar Überstunden fällig werden.
Deshalb sollten die Kollegen zur Eigenverantwortlichkeit erzogen werden. Da helfen schon ganz allgemeine organisatorische Tricks. Ein verzweifelter Blick, ein „bitte, nur ganz kurz, Du kannst das doch so gut“ können damit freundlich abgewiesen werden.

  • Kopierer
    Dass keiner das Handbuch des Kopierers liest, ist verständlich. Aber Probleme, die immer wieder auftauchen, können mit kurzen Anleitungen zur Fehlerbehebung über dem Kopierer angebracht werden. Es meist die gleichen Probleme, die bei einem Kopierer/Drucker auftauchen.
    Pfeile, wo die Fächer sind, die beim Papierstau geöffnet werden können, können direkt am Kopierer angebracht werden.
    Niemand tauscht gerne die Tonerpatronen, aber auch das ist mit einer einfachen Anleitung einfach zu erledigen.
  • Software
    Einen Grundkurs zu bestimmter Software hat jeder, der sie nutzen muss, erhalten. Die Hilfetaste heißt nicht ohne Grund so. Wenn es wirklich mal ein gravierendes Problem gibt, soll der Fragende mitschreiben, sonst steht er das nächste Mal wieder da, weil er den Ablauf vergessen hat.
  • Telefonnummern zum Wartungsdienst oder zur Hotline möglichst mit Ansprechpartner sollten an Kopierer oder PC vorhanden sein.

 
Wer sich bisher als hilfsbereit gezeigt hat, wird seine Kollegen möglicherweise zunächst irritieren. Hier hilft ein freundliches aufklärendes Gespräch. Die meisten Kollegen werden Verständnis zeigen. Es ist dem Einzelnen oft gar nicht bewusst, dass er nicht der Einzige ist, der wiederholt nachfragt.

Vor allem ein externer Büroservice muss in diesen Bereichen besonders fit sein, um nicht unnötig Arbeitskapazitäten beim Kunden durch Fragen an Mitarbeiter abzuziehen. Andererseits muss ein mobiler Büroservice diplomatisch Bitten um Hilfe abweisen, um die Aufgaben beim Kunden entsprechend zu erledigen. Die oben beschriebenen Strategien könnten auch hier nützlich sein.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
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Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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