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Druckkosten „optimieren“

17. Juli 2013 verfasst von Astrid Radtke

In letzter Zeit lese sich immer wieder den Begriff „Druckkostenoptimierer“. Da Druck ein wesentlicher Bestandteil der Büroarbeit ist, habe ich zu diesem Thema recherchiert. Dabei habe ich ein paar interessante Aspekte gefunden, die ich im Folgenden zusammenfassen möchte.

Druckkosten sind komplex

Druckkosten zu optimieren, heißt sich einen Überblick zu schaffen. Dazu gehören u. a.

  • Drucker- und Kopiererflotte
  • Software
  • Papierverbrauch
  • Patronen
  • Energieverbrauch
  • Auslastung
  • Serviceleistungen
  • Leistung / Geschwindigkeit
  • Personal- / Zeitaufwand fürs Drucken
  • Kapitalbindung

 
Ein Konzept berücksichtigt alle Kostenfaktoren. z. B. ein Kopierer / Drucker, der an zentraler Stelle steht, kann von vielen Mitarbeitern bedient werden. Andererseits müssen längere Strecken und Wartezeiten in Kauf genommen werden. Die Auslastung ist in diesem Fall optimal, die „verlorene Zeit“ des einzelnen Mitarbeiters schlägt auf der anderen Seite wieder zu Buche.

Druckkosten im Jahr können bis zu 3% des Umsatzes ausmachen. Das Einsparungspotential ist hoch und wird auf manchen Seiten mit bis zu 40% angegeben.

Anfallende Druckkosten

Aus einer früheren Tätigkeit weiß ich noch, dass viele Firmen über die Gesamtkosten einzelner Verträge oft keinen Überblick mehr haben. Ein Sammelsurium aus Miet-, Leasing- aber auch Serviceverträgen, die oft unterschiedlich aufbewahrt werden, erschweren diesen Überblick.
Aber auch andere Faktoren sind nicht eindeutig ersichtlich wie z. B.

  • Druckvolumen im Monat oder im Jahr
    Es geht nicht nur um das verbrauchte Papier, das sich schnell überprüfen lässt, sondern um die gedruckten Inhalte. Reine Schriftstücke benötigen wesentlich weniger Energie und Patronen als großflächige Bilder
  • Kosten für eine einzelne Seite
    Diese Kosten sind abhängig von der Leistung und dem Preis der Patronen und eben auch vom Druckvolumen
  • Was wird alles gedruckt – inwieweit lässt sich das anders lösen?
    Dass Emails für alle Beteiligten ausgedruckt werden, ist leider nicht selten. Aber auch sonst wird zu oft ein Dokument mehrfach gedruckt. Es hat sich ja inzwischen rumgesprochen, dass es mit dem PC der Papierverbrauch nicht zurückgegangen, sondern gestiegen ist.
  • Inwieweit fließen Druckkosten in das Controlling ein
    Kosten sollten transparent gemacht werden, um die Kalkulation zu erleichtern. Mitarbeiter sind dann auch leichter zu motivieren ihr Druckverhalten selbst zu kontrollieren.

 
Wichtig ist also den Kostenfaktor beim Drucken zu ermitteln. Danach können die Druckkosten individuell für den Bedarf errechnet werden.

Druckkostenoptimierung im Alltag

Das Tagesgeschäft wird natürlich überwiegend vor Ort gedruckt. Aber auch hier kann eine enge Zusammenarbeit mit einer Druckerei einige Vorteile verschaffen. Günstiger Einkauf von Papier und Briefumschlägen ist sicher eine Möglichkeit.

Das Hauptgeschäft für alle Druckereien besteht natürlich im Druck

  • Briefpapier im Corporate Design
  • Flyer mit Firmenleistungen oder Broschüren zur Firmengeschichte
  • Adressaufkleber
  • Schreibtischunterlagen für den Eigenbedarf oder als Geschenk
  • Werbematerial wie Kalender.
    Nach wie vor beliebt sind Blöcke aller Art und Größe, die Druckereien nach den gewünschten Vorlagen schnell erstellen.
    Es gibt sogar die Möglichkeit, Blöcke online zu drucken bei landdruckerei.de

 
Für das kommende Jahr habe ich ein paar Tipps zum Drucken einer Schulabschlusszeitung oder speziell einer Abizeitung wie hier www.abidruckerei.de entdeckt.

So bin ich bei meiner Recherche von Hölzchen auf Stöcken gekommen und habe festgestellt, dass Drucken neben einem gelungenen Ausdruck auch viel mit Konzepten, Service und schließlich Material zu hat. Eine gute Druckerei hilft dabei Zeit und Kosten zu sparen und hat für jeden Anlass eine Lösung.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

2 Kommentare zu “Druckkosten „optimieren“”

  1. Leni sagt:

    Obwohl wir im digitalen Zeitalter leben, brauchen die Leute eben doch noch ganz schön viel ausgedruckt auf Papier. Ganz besonders im Büroalltag. Daher werden Druckereien (insbesondere Online-Druckereien, die die digitale Welt mit der echten Welt verbinden) auch nie aussterben.

    In manchen Fällen kann es wirklich mehr Sinn machen, eine Kooperation mit einer Druckerei abzuschließen, anstatt alles selber auszudrucken. Insbesondere wenn es um Werbematerial wie Blöcke oder Kalender geht, man eine Firmen-Broschüre braucht oder einfach etwas besonders Hochwertiges haben, kommt man an einer Profi-Druckerei nicht vorbei. Gerade auf die Menge hin kann sich dann eine solche Kooperation lohnen. Und die Qualität ist dann auch einfach viel besser, als wenn man selber druckt.

  2. […] Druckkosten “optimieren” Astrid Radtke (@BD_in) in Bürodienste in:: In letzter Zeit lese sich immer wieder den Begriff […]

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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