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Sekretariatsaufgaben einer mobilen Sekretärin im selbstständigen Büroservice

13. Februar 2013 verfasst von Astrid Radtke

Der gute „Geist“, der im Hintergrund arbeitet und den Überblick nicht verliert, das Mädchen für alles, das Gedanken lesen kann. Das ist oft Stoff für Filme und Komödien, in denen die Sekretärin helfen soll, Verwirrungen zu entflechten, weil sie die einzige ist, die über alles Bescheid weiß.

Regelmäßige Aufgaben in der Verwaltung werden inzwischen vielfach von einem mobilen Büro- oder Sekretariatsservice übernommen. Die Aufgaben sind vielseitig geblieben, haben sich aber verlagert. Unternehmen, die auch Sekretariatsarbeiten outsourcen möchten, haben oft nur eine vage Vorstellung, was sie fordern können. Auf der anderen Seite muss eine mobile Sekretärin wissen, welche Leistungen sie konkret anbieten kann und diese entsprechend ausweisen.

Das mobile Sekretariat auch der gute Geist im Hintergrund

Der Anspruch hat sich im Grund nicht geändert. Das erfordert erhöhte Flexibilität bei der Umsetzung durch mobile Sekretärinnen. Sie müssen sich auf die verschiedenen Gewohnheiten in unterschiedlichen Firmen und den Menschen, denen sie zuarbeiten, einstellen.

Natürlich ist die Sekretärin nicht mehr „Mädchen für alles“. Das gilt für festangestellte Sekretärinnen genauso wie für das mobile Sekretariat. Dennoch ist es die Sekretärin, bei der die Fäden zusammenlaufen und die Koordination von Terminen und Unterlagen erforderlich macht. Die klassische Sekretärin war schon immer die rechte Hand und das Gedächtnis der Entscheider. Sie muss auch wissen, wann sie selbstständig Lösungen suchen kann und wann es wichtig ist, eine andere Ebene einzuschalten. Die Kommunikation zu allen Vorgängen muss zu hundert Prozent klappen und alle Beteiligten in Entscheidungen eingebunden zumindest informiert werden.

Das Sekretariat als Assistenz

Deshalb wird auch immer weniger von Sekretariatsarbeiten gesprochen sondern von Assistenz. Das bedeutet, dass Aufgaben klar verteilt sein müssen. Viele Aufgaben, die früher eine Sekretärin erledigte, können direkt vom Abteilungsleiter am PC gelöst werden. Der E-Mail-Verkehr fördert schnelle Reaktionszeiten und macht deshalb viele Sekretariatsarbeiten überflüssig schafft aber auch neue.

Andererseits muss gerade eine externe Sekretärin das Einmal-Eins eines guten Sekretariats beherrschen:

  • Professionelles Telefonieren
  • Freundlichkeit gegenüber Kunden und Lieferanten
  • Gute Umgangsformen für diffizile Gespräche und Situationen
  • Übersicht über aller Ein und Ausgänge
  • Fundierte Kenntnisse in den Office-Programmen ggf. auch noch in den entsprechenden Open-Source-Programmen
  • Einwandfreie Kenntnisse der Rechtschreibung und Grammatik
  • Übergreifende Abläufe kennen und entsprechend verknüpfen, was ein gutes Gedächtnis und Verständnis für Zusammenhänge voraussetzt

 
Inzwischen ist dieses Aufgabenfeld vielseitiger und durch diese Assistenzaufgaben erweitert

  • Englische Kenntnisse nach Möglichkeit in Wort und Schrift. Am Telefon ist oft Alltagskommunikation erforderlich und E-Mails müssen entsprechend zugeordnet werden können
  • Terminverwaltung auch bei kurzfristigen Terminen bzw. Terminänderungen
  • Erstellen von optisch gut vorbereiteten Präsentationsunterlagen
  • Eigenständiges Schreiben auch komplizierter Briefe
  • Verwaltung und Koordination bei hohem E-Mail-Aufkommen
  • Vorbereiten von Videokonferenzen
  • Grundlagenwissen für Verträge
  • Recherche im Internet
  • Gepflogenheiten innerhalb des social networking wie facebook, twitter etc. kennen, insbesondere dann, wenn eine Unternehmensseite existiert

Mobiles Sekretariat vor Ort vertraut mit Unternehmensstrukturen

Es zeigt sich das mobile Sekretariat ist durchaus in der Lage als Assistentin für ein Unternehmen zu wirken. Die Sekretärin war von jeher ein Allrounder. Die Aufgaben haben sich geändert, aber nicht die Perfektion der zu leistenden Umsetzung.

Zusätzlich muss sie ihr eigenes Unternehmen mit den verschiedenen Auftraggebern in Einklang bringen. Diskretion ist das A und O bei der selbstständigen Sekretärin/Assistenz mit einem mobilen Büroservice auf Zeit. Das setzt Zeit- und Selbstmanagement voraus, was andererseits ihrer anspruchsvollen Tätigkeit zu gute kommt.
Eine kontinuierliche Weiterbildung technisch, inhaltlich und organisatorisch ist unerlässlich.

Professionelle Assistentinnen müssen nicht alle Anforderungen gleichzeitig erfüllen. Aber auch für die mobile Sekretärin gilt, je umfangreicher ihr Wissen, ihr Können und die entsprechende Umsetzung ist, desto leichter wird auch bei größeren Unternehmen Interesse an dieser externen Dienstleistung geweckt.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

2 Kommentare zu “Sekretariatsaufgaben einer mobilen Sekretärin im selbstständigen Büroservice”

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
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