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Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Unterschriften bei Angeboten über Emailverkehr

5. Oktober 2012 verfasst von Astrid Radtke

Vor ein paar Tagen erhielt ich einen Anruf, von einer kleineren Firma, die in meinem Blog zwar zum Umgang mit E-Mails fündig wurde, aber dennoch eine weiterführende Frage hatte.
„Kann ich ein Angebot über Email auch ohne Unterschrift versenden. Ist das dann rechtsgültig?“

Nun gebe ich nur Tipps und keine rechtsgültige Auskunft. Das darf ich auch gar nicht. Inzwischen habe ich recherchiert und möchte mein Wissen nun gern teilen.

Vor allem um Zeit zu sparen sowie Kosten, aber auch den Papierverbrauch zu senken, ist der Versand von Angeboten über Email eine praktische Lösung.

Bestandskunden

Zuerst habe ich nachgefragt, in welcher Beziehung er zu diesen Kunden stünde, und ob sie ihm erlaubt hätten, überhaupt Emails an ihn zu schicken.

In diesem Fall handelte es sich um Bestandskunden, die ein Angebot erbeten haben. Also ist hier das Email eine Reaktion auf eine Anfrage eines Bestandskunden. Reagiert dieser Kunde positiv auf das Angebot kommt ein Auftrag zustande.

Angebote versenden

Hier schreibt sogar experto von DHL, dass Emails inzwischen denselben Status haben wie Angebot mit Unterschrift in Briefform. Andernfalls ließen sich Verträge im Zeitalter des Internet online oder über Email nicht verwirklichen. Das Angebot kann als PDF-Datei angefügt werden.

Auf Anfragen reagieren

Interessant ist folgendes Beispiel, das ich bei meiner Recherche gefunden habe.
Ein Verkäufer findet einen Abnehmer für einen Artikel zu einem bestimmten Preis. Kurz nachdem die Zusage vom potentiellen Käufer bekommt, erhält er ein höheres Angebot für diesen Artikel. Der erste Käufer ist jedoch nicht bereit zurückzutreten oder den höheren Preis zu zahlen. Der Anbieter muss diesem ersten Käufer die Ware überlassen. Der ganze Vorgang findet ohne Unterschrift im Email-Verkehr statt.

Beweispflicht

Bei Angeboten und Auftragserteilung über den E-Mail-Verkehr ist es besonders wichtig, diesen elektronischen Datenaustausch zu sichern. Der chronologische Ablauf des Datenaustauschs sollte in einem Kundenordner digital gesichert werden.

Sichern

In Outlook besteht die Möglichkeit Emails und die damit verbundenen Anhänge im Kundenordner zu speichern. Dazu muss das Email nicht einmal geöffnet sein. Es reicht

  • das entsprechende Email einfach anzuklicken
  • das Menü „Datei“ öffnen
  • mit „speichern unter“ in den Kundenordner abspeichern
    Hier kann beim Format gewählt werden, ob es als Email, html oder reine Textdatei gespeichert werden soll
  • Genauso wird mit dem Anhang verfahren

 
Mit einem regelmäßigen Backup gehen diese Daten nicht verloren.

Datensicherheit

Wer seine gesamte Firmen-Korrespondenz mit oft vertraulichen Daten über Email abwickelt, sollte weitere Maßnahmen ergreifen. Unverschlüsselte Daten können von Profis schnell mitgelesen werden. Deshalb sollten Maßnahmen zur Sicherheit des Datenverkehrs ergriffen werden. Bekanntlich verschlüsseln professionelle Online-Anbieter ihre Daten schon jetzt über SSL.

Ganz nebenbei bemerkt, lässt sich so auch eine Menge Papier sparen, wenn der schriftliche Geschäftsverkehr überwiegend über Email stattfindet. Und das Büro, in dem der Papierverbrauch weniger wird, ist vor allem durch den digitalen Datenverkehr kein reiner Traum mehr.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

2 Kommentare zu “Unterschriften bei Angeboten über Emailverkehr”

  1. Auch, wenn wir keine Rechtsberatung hier machen, muss man bei dieser Frage dennoch das HGB zur Hilfe nehmen, oder?!

    Ich verstehe es so (als Nichtjurist), dass es sich auch bei einem Angebot um einen laut HGB definierten Handelsbrief handelt, d. h., um ein Schreiben, welches der Vorbereitung eines Geschäftsvorfalles dient. Und somit ist das Geschäftskorrespondenz per E-Mail, die genauso zu behandeln ist wie „normale“ Korrespondenz zu einem Geschäftsvorfall.Und Handelsbriefe müssen von einem Kaufmann entsprechend „signiert“ sein.

    Aber, ich lasse mich von einem Juristen gern eines Besseren belehren… 😉

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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