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Dem Papierchaos im Büro Herr werden

10. September 2012 verfasst von Gastautorin Nicole Krake

Das papierlose Büro bleibt eine Vision. Immer noch stapeln sich dort Berge von Akten. Hüfthoch werden alte Dokumente, Prospekte, Zeitschriften gelagert. Der zugemüllte Schreibtisch bietet wenig Platz zum Arbeiten. Dieses Chaos im Büro verursacht hohe Kosten, da über zehn Prozent der Arbeitszeit mit dem Suchen nach den richtigen Dokumenten verschwendet wird.

Papierflut sinnvoll archivieren

Überladene Schreibtische und chaotische Ablagesysteme verursachen viel Stress. In einem schlecht organisierten Büro kommt es oft zu Leerläufen. Ständig sind die Büromitarbeiter mit sinnlosem Suchen abgelenkt. Die Produktivität im Büro leidet unter dem Chaos. Viele Firmen haben Probleme die schriftlichen Dokumente zu archivieren und dementsprechend zu verwalten. Der Kopierer ist viel im Einsatz, die Papierflut ist in den letzten Jahren gewachsen bis zum Zehnfachen. Die Menschen sind richtige Jäger und Sammler, daran hat sich bis heute wenig geändert.
Die moderne Bürotechnik bietet moderne und hilfreiche Managed Print Services an, um dem Papierchaos Herr zu werden.

Behutsame Einführung nutzerfreundlicher Systeme

Allerdings recht schwierig ist der Abbau der Papierflut im Büro, da die Bürostrukturen eingefahren sind. Ungern trennen sich die Office-Mitarbeiter von ihren gewohnten Arbeitsmitteln wie dem veralteten Kopierer. Das Büro neu zu organisieren ist oft nicht einfach. Groß ist die Angst vor neuer Technik und die Einarbeitung auf neue Systeme. Viele Fragen stellen sich bei der Einführung des neuen Managed Print Services. Ist das System nutzerfreundlich? Wird die tägliche Büroarbeit auch tatsächlich leichter? Nicht einfach ist hier die Routine zu durchbrechen.

Managed Print Services helfen den Büroalltag zu optimieren. Das Thema wird gerne in den Büros diskutiert, doch nur wenige kennen das System tatsächlich. Wichtig ist der richtige Partner für die Einführung der neuen Bürolösung. Die Partnerschaft sollte langfristig geplant werden, damit bei der Umsetzung genügend Zeit bleibt. Entscheidend ist hier eine gute Beratung und Betreuung vor Ort.

Situation im Büro analysieren

Als erster Schritt wird im Büro die Situation der Kopierer und Drucker analysiert. Individuell wird auf die jeweilige Bürosituation eingegangen und der Kopierer- sowie Druckbedarf ermittelt. Vor Ort werden mit den Büromitarbeitern die Bedürfnisse für den Büroalltag abgeklärt. Nach einer detaillierten Analyse erfolgt die Umsetzung in die Praxis, wobei bei der Einführung des Managed Print Services laufend die Ergebnisse kontrolliert werden. Der Einsatz der Kopierer- und Druckerflotte wird in Zusammenarbeit mit den Büromitarbeitern überwacht und nötige Anpassungen sofort veranlasst.

Wichtig ist in der Startphase sich optimal in die neue Bürolösung einzuarbeiten. Mit dem neuen Managed Print Services wird die Büroarbeit erleichtert und schnelles, effizientes Arbeiten ist wieder im Büro möglich. Weiterführende und detaillierte Informationen finden Sie hier.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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