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Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Das virtuelle Sekretariat – eine Worthülse

4. März 2012 verfasst von Astrid Radtke

Wie das bekannte Murmeltier taucht einmal im Jahr das „virtuelle Sekretariat“ in den Medien auf, das preisgünstig alle Wünsche zu Büroarbeiten erfüllen kann. Virtuell wird es genannt, weil es 365 Tage im Jahr 24 Stunden am Tag dienstbereit ist – unsichtbar und doch immer greifbar, obwohl es oft auf der anderen Seite des Globus beheimatet ist. Es stört den Tagesablauf nicht, stellt keine Ansprüche und übernimmt sogenannte lästige Büroarbeiten zu besten Konditionen. Geeignet laut Berichten vor allem für kleine Unternehmen, denen die Büroarbeiten über den Kopf wachsen.

Virtuell genauer betrachtet

Virtuell bedeutet allerdings nichts anderes als indirekt, nicht greifbar. Neben der bekannten virtuellen Welt des Internet existiert z. B. auch virtuelles Wasser. Der Begriff hat nämlich nicht zwingend etwas mit dem Internet zu tun, wird aber gerne in diesem Zusammenhang verwendet. Laut Wiktionary ist virtuell „von unwirklicher, scheinbarer, nicht tatsächlicher Form“, „fähig, eine Illusion zu erzeugen“.

Gerne wird beim sogenannten „virtuellen Sekretariat“ eine Illusion erzeugt. Bleibt im Grunde nur der Ort und ohne Skype auch der Bürodienstleister unsichtbar. Der Arbeitsplatz kann sich genauso auf der anderen Straßenseite wie in Fernost befinden.

Virtuelles Sekretariat = Online Sekretariat

Was früher als Telearbeitsplatz bezeichnet wurde, ist heute allgemein unter dem Namen Home-Office einzuordnen. Bereits der Telearbeitsplatz war eine „virtuelle“ Tätigkeit. Daten wurden am PC bearbeitet und an den Auftraggeber übermittelt. Um die Begriffsvielfalt noch zu erweitern wird nun auch schon von der Cyper-Sekretärin geschrieben.

Gemeint ist in allen Fällen nur die Verbindung über Datenleitung, Telefon manchmal auch Skype und immer seltener Fax. Der Begriff des virtuellen Sekretariats ist damit „alter Wein in neuen Schläuchen“.

Der Trend, der in diesen sog. Fachartikeln suggeriert wird, soll wohl eher das Geschäft von Vermittlern ankurbeln. Dabei ist zu bedenken, dass diese sog.lästigen Büroarbeiten in absehbarer Zeit von Programmen übernommen werden. Schon heute ist dies vermehrt bei Spracherkennungs- oder Buchungsprogrammen der Fall. Letztendlich gilt das für alle Vorgänge, die automatisiert werden können.

Das virtuelle Sekretariat ist zunächst ein Serviceanbieter. Die virtuellen Sekretärinnen befinden sich hier eher im osteuropäischen Raum oder auf der anderen Seite des Globus, wo englisch die vorrangige Sprache ist. Ein Stamm an MitarbeiterInnen erledigen diese sog. „lästigen“ Schreibarbeiten, obwohl sie des Deutschen oft nicht mächtig sind. Dabei frage ich mich, was denn „lästige Schreibarbei“ ist.

Der Datenaustausch zwischen Kunde und diesen Arbeitskräften erfolgt über E-Mail. Interessant sind hier vor allem die Bestimmungen der Datensicherheit und die Verschlüsselung sensibler Daten.

In dem vorliegenden Artikel „Trend zur virtuellen Sekretärin“ werden die Möglichkeiten und Aufgabenbereiche eines virtuellen Sekretariats beschrieben.
Das buchende Unternehmen kann durchaus unter verschiedenen Leistungen auswählen wie

  • Schreibarbeiten – z. B. Anfragen und Rechnungen
  • Recherche
  • Terminüberwachung
  • Digitalisieren von Schriftstücken
  • Telefondienst
  • kümmern sich ums Marketing

 
In dem Artikel wird darauf verwiesen, dass eben der „Stolperstein“ solch eines Dienstes der englischsprachige Raum sei. Fast zeitgleich mit den beiden Artikeln zum virtuellen Sekretariat im Februar erhielt ich eine Meldung über Google Alerts zur Möglichkeit des virtuellen Büroservice. Hier bietet ein amerikanisches Unternehmen in Macao westlich von Hongkong Büroservice für deutsche Unternehmen an.

Vor allem frage ich mich, wie ein Unternehmen in Asien sich um das Marketing eines Kleinunternehmers in Deutschland kümmern möchte.

Einschränkungen bei Diensten aus Fernost

Die Internetverbindungen laufen überwiegend über Tiefseekabel. Glasfaserkabel sind allerdings in manchen Regionen sehr beliebt bei Dieben. Auch andere Unwägbarkeiten wie Seebeben können zu längeren Ausfällen führen bzw. die Dienste einschränken. Nicht jedem Provider ist es möglich auf alternative Datenleitungen oder Satellit auszuweichen.

Der Dienst steht zwar für 24 Stunden an 365 Tage im Jahr zur Verfügung, aber das gilt nicht immer für die Datenleistungen. Selbst hier im infrastrukturell ausgebauten deutschen Raum, kommt es zu Netzausfällen. Je weiter entfernt eine Verbindung ist, desto mehr Unwägbarkeiten ist eine so Verbindung ausgesetzt.

Hier ein paar der sicher spektakuläreren Meldungen

 
Sicher gibt es diese Meldungen nicht täglich. Diese Unwägbarkeiten beeinflussen die Verfügbarkeit global dennoch immer wieder.

Billig oder preiswert

Der Preis eines guten Service aus Übersee ist also auch abhängig von der Sicherheit der Systeme in Bezug auf Datensicherheit und Zugriff.

Datenleitungen, die zwischen großen Firmen problemlos funktionieren, benötigen unmittelbare Ausweichmöglichkeiten bei unvorhergesehenen Netzausfällen. Eine gute Qualität verteuert den Dienst. Spätestens jetzt stellt sich die Frage, ob ein Unternehmen einen vergleichbaren Dienst, nicht auch in unmittelbarer Nähe findet.

Wer einen Büroservice überwiegend am Preis festmacht und sich an den billigsten Angeboten orientiert, wird eine ganze Reihe Abstriche machen müssen. Im schlimmsten Falle müssen Dokumente überarbeitet werden. „Billig“ hat somit einen besonderen Preis.

Wer nur etwas abtippen kann, wie ein Spracherkennungsprogramm, für den wird der Inhalt des Geschriebenen völlig nebensächlich sein. Honorare, die eher durch Quantität als durch Qualität bestimmt werden, zwingen den Dienstleister ein großes Pensum an Aufgaben abzuarbeiten, um von dem Einkommen leben zu können. Es ist der Vermittler, der ein Interesse an einer hohen Anzahl von Kleinaufträgen hat, um in diesem Geschäft Gewinne zu erzielen.

Freiberufler und kleine Unternehmen haben andere Sorgen

Nicht zuletzt ist der sog. lästige Schreibkram der geringste Anteil der Tätigkeiten, den ein professioneller Bürodienstleister ausübt. Vor allem kleinere Unternehmen und Freiberufler, die in diesem Artikel überwiegend als Abnehmer angesprochen werden, haben hier nicht allzu viel zu vergeben.

Meist wächst kleinen Unternehmen nicht der alltägliche Bürokram über den Kopf, sondern die gesamte Büroorganisation. Die kann aber wirklich nur ein Bürodienstleister vor Ort in den Griff bekommen.
Zweiter Teil 2

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

3 Kommentare zu “Das virtuelle Sekretariat – eine Worthülse”

  1. Hallo! Echt interessanter Artikel. Kommentiere hier, weil ich Gabriele K. einfach nur Recht geben muss 😉

    Ansonsten: Wirklich interessanter Blog, vielen Dank für die Infos.
    Lg

  2. Bei dem Satz: „Wer nur etwas abtippen kann, wie ein Spracherkennungsprogramm..“ fällt mir doch gleich die Bedienungsanleitung eines Elektrogeräts ein, das ich neulich gekauft habe 🙂 Grausig!!!! Auch hier würde sich der Einsatz muttersprachlicher Dienstleister sicherlich lohnen, denn eine lesbare Bedienungsanleitung ist ganz klar ein Verkaufsargument.

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„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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