Das Blog rund um Büro und Büroservice

Bürodienstleister schreiben für Bürodienstleister und Unternehmen


Transparenz beim Leistungsumfang

4. November 2011 verfasst von Astrid Radtke

Key-Words, mit denen dieser Blog aufgerufen wird, geben Hinweise, nach welchen Lösungen gesucht wird, z. B. „leistungskatalog zu hohe rechnung von büroservice“. Ein Auftrag ist erledigt, die Rechnung wird gestellt, der Ärger beginnt. Ein Szenario, das immer wieder mal vorkommt, dem aber durchaus entgegen gewirkt werden kann.

Angebot und Auftrag

Einem Angebot folgt oft ein Auftrag, häufig gibt es AGBs, auf die verwiesen wird und in einem wie auch immer gearteten Gespräch wird der Auftrag bestätigt, häufig sogar schriftlich. Das Arbeitsumfeld ist zunächst klar definiert, zeitweise aber auch nur vage umrissen. Hier kann die Grundlage zu einer ersten Störung gelegt werden, wenn Auftragserweiterungen offen gelassen werden.

Irgendwann vergrößert sich der Aufgabenumfang, die Verantwortung für Abläufe verselbstständigt sich. Häufig freut sich der Bürodienstleister, dass er als freier Mitarbeiter so am Betrieb beteiligt wird. Nur, das Honorar wird dem Tätigkeitsfeld nicht angepasst. Wurde man doch zunächst nur für Routinearbeiten engagiert, die geringer vergütet werden sollten. Ein Szenario, das mir ähnlich immer wieder erzählt wird.

Für ein Unternehmen wird ein Stundensatz schnell schwammig, wenn die Hauptleistung im Home-Office erbracht wird, der Aufwand für den Auftraggeber damit nicht klar erkennbar wird.

Unzufriedenheit wird leicht zu Misstrauen

Unklare Aufgabenverteilung oder undurchschaubare Arbeitszeiten führen zunächst zu Unzufriedenheit, die sich zu einem latenten Misstrauen aufbauen können.
Häufig geht dies Hand in Hand mit abnehmender Kommunikation. Am Ende steht die Rechnung, die angezweifelt wird und für entsprechenden Ärger sorgt. Die Kundenbeziehung dürfte damit nicht nur beendet sein, sie wird auch zu einer negativen Referenz für beide Seiten.

Den Leistungsumfang transparent festlegen

Den Leistungsumfang festzulegen gilt für beide Vertragspartner. Nun passiert es leider immer wieder, dass einem Chef nicht ganz klar ist, was in seinem Büro tatsächlich geleistet wird. Jedoch werden nicht nur in diesen Fällen ein „bisschen schreiben“ und ein „bisschen telefonieren“ vergeben, sondern das Aufgabenfeld entpuppt sich schnell als umfangreicher.

Tätigkeiten lassen sich besser einstufen, wenn der Bürodienstleister über eine differenzierte Aufstellung aller Leistungen verfügt, die er bisher in Büros geleistet hat. Das bedeutet andererseits für jeden Bürodienstleister, dass er für sich eine Checkliste pflegt und jede Arbeit, die in seiner Tätigkeit dazukommt auflistet. Diese Tätigkeit kann er anschließend zu einem Feld seines gesamten Leistungskatalogs zufügen.

Damit kann der neue Auftraggeber festlegen, was er unter ein „bisschen schreiben“ und ein „bisschen telefonieren“ versteht. Auch Auftragserweiterungen können hier sofort definiert werden. Hier ein vereinfachtes Beispiel allgemeiner Tätigkeiten für einen Kleinbetrieb. Dieses Beispiel soll nur der das Prinzip eines differenzierten Leistungsumfangs mit entsprechendem Honorar aufzeigen. Einzelne Tätigkeiten haben zudem für das Honorar unterschiedliche Gewichtung wie z.B. das Formatieren eines Textes, das Erstellen einer Powerpoint-Präsentation oder einfache Schreibarbeiten.

Während Tätigkeiten im Home-Office meist eher Zeilen, Spalten oder Zeichen zugeordnet werden, können Aufgaben vor Ort entsprechend der Anwesenheit und dem notwendigen Fachwissen bewertet werden.

Für den Auftraggeber wird so auch schnell die Mischkalkulation eines Stundensatzes transparent. Eine Rechnung kann entsprechend gestellt werden, Aufgabenerweiterungen sind innerhalb dieses Leistungskatalogs definiert.

Leistungsumfang definieren – Arbeit, die sich lohnt

So eine anspruchsvolle Aufstellung des eigenen Leistungsspektrums ist natürlich sehr aufwändig. Deshalb darf so eine Auflistung grundsätzlich nicht aus der Hand gegeben werden. Andererseits lässt sich aus diesem Leistungskatalog auch eine weiterführende Zielgruppenanalyse erstellen, da sich möglicherweise neue Schwerpunkte herauskristallisieren.

Dieses gesamte Leistungsspektrum kann nun genutzt werden, mit dem Auftraggeber eine Tätigkeitsliste der gewünschten Büroarbeiten zusammenstellen. Das sorgt für Transparenz, die Vertrauen schafft.

Angebot und Auftrag stehen damit in einem ausgeglichenen Verhältnis. Eine Kalkulation wird vereinfacht, die Verhandlungsposition verstärkt. Die Rechnungsstellung wird erleichtert und entspricht der vereinbarten Leistung mit dem besprochenen Honorar. Auch Pauschalpreise werden so nachvollziehbar. Das große Erwachen „Der Büroservice war ja viel zu teuer“ oder „das Honorar entspricht nicht der von mir erbrachten Leistung“ entfällt damit.

Das könnte Sie auch interessieren

 

 

Tags: , , , , , , , ,

Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

3 Kommentare zu “Transparenz beim Leistungsumfang”

  1. Grundsätzlich stimme ich dem Artikel zu. Man sollte sich im Klaren sein, was man zu leisten in der Lage ist und was man dabei verdienen kann, bzw. was der Auftraggeber für diese Leistung zahlen soll.

    Ein Bekannter sagte neulich zu mir: „Nicht Arbeit bringt Geld, sonder Stunden!“ Auch eine Einstellung!

    Sicher ist es sinnvoll, für einfachste Aufgaben einen Stückpreis (oder Preis pro Datensatz etc.) zu vereinbaren. Für viele Aufgaben, die Bürodienstleister übernehmen, ist es allerdings eher nicht sinnig (oder gar nicht möglich), solche Sätze zu verrechnen. Ich selbst hatte einen solchen Fall noch nie! Meine momentanen Aufträge sind zu unstrukturiert oder es fallen zu viele Nebenarbeiten sporadisch an, die nicht kalkulierbar sind. Hier ist die Kommunikation mit dem Auftraggeber gefragt. Ist er zufrieden oder vielleicht sogar sehr zufrieden, wird er nicht nach jeder halben Stunde fragen, was man denn getan hat. Andererseits verrechnet man in solchen Fällen auch nicht jedes einzelne Blatt Papier das man im Homeoffice verbraucht hat, jedes Telefonat das man vielleicht mal außerplanmäßig geführt hat oder eine kleine Zusatzleistung.

    Um ein Vertrauensverhältnis aufzubauen und zu erhalten, muss der Kunde wissen, dass man in seinem Interesse arbeitet und nicht Stunden schindet. Er muss Ergebnisse sehen, die in seinem Sinne ausfallen, und ein gewisses Engagement für seine Firma spüren. Dann klappt’s auch ohne lange Preislisten.

    In diesem Sinne – Frohes Schaffen!
    Gabriele Knapp

Schreibe einen Kommentar


„Qualität ist der stärkste Feind
jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

Neueste Beiträge

Aktuelle Umfrage

Sind Newsletter noch aktuell? - Zwei Antworten möglich

View Results

Loading ... Loading ...

Nachrichten zum Home-Office

Spiegel Online - Karriere
Ein gebrochenes Bein im Home-Office ist kein Arbeitsunfall

Passwörtern nicht ständig ändern

Seit der Dampfmaschine haben neue Technologien Arbeitsplätze vernichtet und neue sind entstanden

Begrüßung wird in vielen Kulturen unterschiedliche gehandhabt. Der Handschlag ist nicht die Norm.


 
follow us in feedly
 

Anzeige

Hier kann Ihre Anzeige stehen zu
  • Büromaterial
  • Büromöbel
  • Software
  • Seminaren / Workshops
  • u. v. m.

Anzeige

Unwetterwarnungen

Aktuelle Unwetterwarnungen für Deutschland
Bürodienstleister in Bayern Bürodienstleister in Baden-Württemberg Bürodienstleister in Rheinland-Pfalz
Share with your friends









Submit