Jetzt ist auch beim Gesetzgeber das Internetzeitalter angekommen. Es war ein langer Weg kleinere Unternehmen von unnötiger Büroarbeit zu entlasten. Nachdem bereits am 1. Juli 2011 eine Gesetzesvorlage zur Vereinfachung bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen vorgelegen hat, ist diese seit dem 23. September in Kraft. Eine Rechnungsübermittlung auf dem Postweg ist demnach nicht mehr erforderlich. Bisher war eine elektronische Signatur bei der Übermittlung einer Rechnung als Email z. B. als PDF-Anhang notwendig. Dieser Aufwand machte den Büroalltag nicht einfacher.
Sinn der elektronischen Signatur
Neben Rechnungen werden diverse elektronische Daten überwiesen, deren Daten geschützt weitergegeben werden und nicht für jedermann sichtbar sein sollen. Die Korrektheit der übermittelten Daten soll mit dieser elektronischen Signatur gewährleistet sein und entspricht einer handschriftlichen Unterschrift auf einem Papierdokument. Der Absender besitzt eine Software mit einem geheimen Signaturschlüssel. Der Empfänger muss nun mit einer Prüfsoftware die Echtheit (Authentizität) der übermittelten Daten überprüfen, indem er diesen Schlüssel prüft – möglich mit einer oft kostenlosen Prüfsoftware.
Diese Überprüfung musste bei Rechnungen mit Vorsteuer erfolgen, da sonst bei Überprüfung durch die Finanzbehörden die geltend gemachte Vorsteuer wieder eingefordert werden konnte.
Dazu kommt, dass diese Signaturen immer häufiger ihren Sicherheitsstatus durch Angriffe verlieren und entsprechend aktualisiert werden müssen. Für ein kleineres Unternehmen mit einem durchschnittlichen Aufkommen an eingehenden bzw. ausgehenden Rechnung ein zeitaufwändiges Verfahren.
Die Streitfrage war nun, gilt eine elektronisch übermittelte Rechnung als Anhang, die der Empfänger ausdruckt und seinen Unterlagen beifügt als verifiziert. Die Antwort war eindeutig: NEIN. Rechnungen wurden deshalb über den üblichen Postweg versandt, wenn Anschaffung und Aufwand für die technische Umsetzung der elektronischen Signatur in keinem Kosten-Verhältnis stand.
Wichtigste Neuerung
Die zum 1. Juli vorgesehene Vereinfachung per Gesetz wurde allerdings erst am 23. September bestätigt.
Alle Rechnungen können elektronisch – z. B. als E-Mails mit PDF-Anhang – übermittelt werden. Dies gilt rückwirkend zum 1. Juli 2011. Eine Unterscheidung von Papier- oder elektronischer Rechnung scheint somit nicht mehr erforderlich. Eine elektronisch übermittelte Rechnung benötigt keine elektronische Signatur mehr – das ist die gute Nachricht.
Der Empfänger ist dafür verantwortlich, dass Rechnungsbestandteile nicht geändert werden. Dies wurde bisher wohl bei einem Ausdruck eines Dateinanhangs offenbar indirekt unterstellt.
Ausführlich: Zwang zur elektronischen Signatur abgeschafft
Vorsicht:
Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. Hier gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Da Datenträger in kürzeren Zeiträumen ihren Bestand verlieren und so nicht mehr genutzt werden können, müssen diese Daten stets auf den neuesten Datenträgern zur Verfügung stehen. Im Gegensatz zur Papieraufbewahrung ist das natürlich äußerst platzsparend. Andererseits wird manch ein Rechnungsempfänger aus diesem Grund die Papierform einer elektronisch übermittelten Rechnung vorziehen.
Arbeitsplatz Büro
Der Büroalltag wird immer mehr durch die technischen Anforderungen beeinflusst. Die ordnungsgemäße Sicherung ist mehr denn je Bestandteil einer gut strukturierten Büroorganisation. Dokumente haben unterschiedliche Aufbewahrungsfristen von 5 bzw. 10 Jahren. Werden also die Rechnungen auf Datenträgern gespeichert, muss darauf geachtet werden, dass diese ggf. auf neue Systeme übertragen werden.
Man kann davon ausgehen, dass die Speichermöglichkeiten ca. alle 5 Jahre eine Weiterentwicklung erfahren. Dies muss bei einer elektronischen Sicherung berücksichtig werden. Die Aufbewahrung muss also revisionsicher sein.
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