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Elektronische Rechnungen nun vereinfacht

26. April 2011 verfasst von Astrid Radtke

Nun ist auch beim Gesetzgeber das Internetzeitalter angekommen. Zum 1. Juli 2011 gab es eine Gesetzesvorlage zur Vereinfachung bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen. Eine Rechnungsübermittlung auf dem Postweg sei nicht mehr notwendig. Bisher war eine elektronische Signatur notwendig.

Wichtigste Neuerung:

Alle Rechnungen können elektronisch – z. B. als E-Mails mit PDF-Anhang – übermittelt werden. Die gilt rückwirkend zum 1. Juli 2011. Eine Unterscheidung von Papier- oder elektronischer Rechnung scheint somit nicht mehr erforderlich. Eine elektronisch übermittelte Rechnung benötigt keine elektronische Signatur mehr – das ist die gute Nachricht.

Die schlechte Nachricht: Zu beachten ist, dass die Rechnungen auch elektronisch aufbewahrt werden müssen.

Was der Gesetzgeber mit „Rechnungen können elektronisch als Wiedergaben auf einem Bildträger (z.B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z.B. CD-Rom oder DVD) aufbewahrt werden, die keine Änderungen mehr zulassen.
Das bedeutet: alles bleibt beim Alten, denn diese elektronische Speicherung ist mit entsprechendem Aufwand verbunden.

Es kann verwaltungstechnisch zwar nicht erwartet werden, dass jede Rechnung sofort auf einen Datenträger gespeichert wird, aber offenbar wurde bei dem Gesetz mal wieder nicht der Alltag von kleinen Unternehmen berücksichtigt.

Für die elektronischen Rechnungen gelten in Bezug auf Aufbewahrungsfristen, Zugriff und Lesbarkeit die bisherigen gesetzlichen Bestimmungen.

Grundsätzlich sollten bei der Rechnungsstellung auch an die übrigen Formalien gedacht werden.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

14 Kommentare zu “Elektronische Rechnungen nun vereinfacht”

  1. digitale unterschrift erstellen sagt:

    Keine Beschränkung für Fortschritt ! Danke für diese wichtige Information.Steve Jobs hat gesagt: „Innovation ist das, was macht den Unterschied zwischen Führer aus Anhänger.“

  2. Nun ist es doch soweit – unser Gesetzgeber hat die Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung rückwirkend beschlossen. Die elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren sind nicht mehr zwingender Bestand elektronisch übermittelter Rechnungen.

    Rechnungsempfänger sind jedoch verpflichtet, „die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ sicherzustellen. Dies entspricht m. E. einer üblichen Rechnungsprüfung. Die sonstigen Pflichtbestandteile der Rechnung sind weiterhin unverändert und im eigenen Interesse des Empfängers zu überprüfen.

    Der Fragenkatalog des BMF Antworten

  • Hallo Astrid,
    ein kurzer Hinweis zum Thema:
    Die Regelung zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung wurde mit anderen Änderungen im Steuervereinfachungsgesetz 2011 gebündelt und hat den Bundesrat in der Sitzung am 08.07. überraschend nicht passiert (siehe u.a. hier: http://www.bundesrat.de/cln_179/nn_6898/DE/parlamentsmaterial/to-plenum/885-sitzung/to-node.html ).
    Eine weitere Abstimmung erfolgt wegen der Sommerpause frühestens ab dem 23. September.

    Es heißt also wohl abwarten, ob die Regelungen noch einmal angepasst werden und ob diese weiterhin zum 01.07. rückwirkend in Kraft treten werden.

    Beste Grüße
    Levin

    • Astrid Radtke sagt:

      Hallo Levin,

      ich denke, dass ich demnächst den ganzen Artikel neu schreibe. Jetzt ist Ende September, aber eine richtige Lösung scheint immer noch nicht in Sicht.

      Danke jedenfalls für den Hinweis.

      Beste Grüße
      Astrid

  • Jan Holznagel sagt:

    Das Thema „rechtssichere elektronische Archivierung“ ist meiner Erachtens von KMUs nicht ohne erheblichen Aufwand zu bewältigen. Solange die Aufbewahrungspflicht für Belege die Haltbarkeit vieler Archivdatenträger überschreitet, halte ich das für extrem problematisch.
    Das Thema „elektronische Rechnungen“ wird von vielen Unternehmerns auf die leichte Schulter genommen. Aber nur bis die Umsatzsteuer-Sonderprüfung kommt.

    Solange es hier so viele Möglichkeiten gibt Fehler zu begehen, lehne ich elektronische Rechnungen schlicht und einfach ab. Nach Rücksprache mit meinem Finanzamt habe ich folgenden Standardtext definiert, den alle Absender umsatzsteuerrelevanter elektronischer Rechnungen erhalten.
    Vielleicht hilft es ja einigen Kollegen… 😉
    Es wäre wünschenswert, wenn man das irgendwann nicht mehr bräuchte. Aber bei der aktuellen Rechtslage muss ich auf die Segnungen der elektronischen Rechnung leider verzichten.

    Gruß
    Jan

    ==========================================================
    Sehr geehrte Damen und Herren,

    wir haben von Ihnen eine elektronische Rechnung erhalten.

    Nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Umsatzsteuergesetz können Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg übermittelt werden. Nach Abschnitt 14.4 Abs. 1 des Umsatzsteueranwendungserlasses bedarf die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll.

    Sollte der Rechnungsempfänger keine Zustimmung zur Ausgabe elektronischer Rechnungen erteilen, hat er das Recht auf eine Rechnung in Papierform. Denn nach § 14Abs. 2 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz ist der leistende Unternehmer dazu verpflichtet, eine Rechnung auszustellen,
    wenn er eine Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführt.

    Wir widersprechen hiermit der Ausstellung elektronischer Rechnungen sowohl rückwirkend für zurückliegende Transaktionen, als auch für alle zukünftigen Transaktionen, bis auf Widerruf.

    Wir bitten um Übermittlung gültiger Rechnungen nach §14 Umsatzsteuergesetz auf dem Postweg.

    Den Erhalt dieser E-Mail bitten wir kurz zu bestätigen.

    Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.

    Mit freundlichen Grüßen.

    • Danke für die Vorlage, meines Erachtens durchaus verwendbar.

      Ärgerlich finde ich vor allem die Firmen, die einfach davon ausgehen, dass elektronische Rechnungen gestellt werden können und extra Aufwand und Geld für Papierrechnungen verlangen. Zum Beispiel die Telefongesellschaften….

      Ich hatte dieses Jahr schon wochenlang richtig Stress mit einem renommierten Hardware-Hersteller, bis die begriffen haben dass ich für meinen teuren PC eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung haben möchte. Die PDF-Rechnung hatte noch nichtmal eine Signatur. Nach etwa 50 E-Mails, 20 Telefonaten und mehreren Wochen hatte ich endlich eine Papier-Rechnung in der Hand. Solche Firmen werden sich von einem Anschreiben dieser Art nicht abschrecken lassen.

      Übrigens liegt das Problem bei fehlerhaften Rechnungen grundsätzlich beim Empfänger – leider nie beim Absender.

      Gute Nerven wünscht
      Gabriele Knapp

      • Was die Rechnungen der Telefongesellschaften angeht, so gibt es dabei – aufgrund der rechtsicheren Signatur – keine Probleme, jedenfalls hat mein Finanzamt bei einer USt-Prüfung keine Beanstandung hinsichtlich der einfachen Speicherung und einer ausgedruckten Version in meinen Papierdokumenten gemacht. Sicherlich hängt es ganz stark vom Absender ab (bekannte Firma oder nur kleiner Laden), ob das zuständige Finanzamt die Rechnungen akzeptiert oder nicht.
        Aber, Fehler werden in den einfachsten Rechnungen gemacht, egal ob auf dem Postweg oder nicht – letzens bekam ich eine Rechnung ohne Datum…

        Herzliche Grüße
        Stefanie Röper
        http://www.buero-prozess.de

  • So, nun ist die Katze aus dem Sack: Wie so oft wird eine (Gesetzes-)Änderung als Fakt hingestellt und am Ende wird dann doch alles anders…..

    Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass steht genau dasselbe wie letztes Jahr, also weiterhin gelten Elektronische Rechnungen nur mit Sigantur.

    Der Fragenkatalog des BMF http://www.officeservice-knapp.de

  • Es freut einen doch immer, wenn es Vereinfachungen gibt…

    Es sei aber auch noch einmal gesagt, dass erst am 1. Juli 2011 über diesen Gesetztesentwurf abgestimmt wird, also noch ist alles offen, ob es diese Änderungen tatsächlich gibt.

    Interessant finde ich im Übrigen den Passus auf http://www.bdo.de/dateien/user_upload/Aktuelles/2011/110728_BMF_elektron-Rechnung_FAQ.pdf, der da aussagt: „Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.(…)“

    Ehrlich gesagt hat mich im Vorfeld noch nie jemand ernsthaft gefragt, ob er mir die Rechnung online zusenden darf – normalerweise wird das einfach getan. Das zeigt, wie wenig sich mit dem Thema bereits bisher rechtssicher auseinandergesetzt wurde.

    Stefanie Röper
    http://www.buero-prozess.de

  • Astrid Radtke sagt:

    Diese Nachricht hat einen hohen Zugriff. Ich hoffe, dass auch der verlinkte Gesetzestext angeschaut wird und die Kommentare zum Artikel.
    Diese Kommentare sind leider wieder ein kleiner Dämpfer zur Freude auf diese Vereinfachung.

  • Was zuerst als Vereinfachung aufgefasst wird, verwirrt bei näherem Hinsehen dann erneut…

    Wer sich weiter damit beschäftigen möchte – das BMF hat einen Fraagenkatalog zum Thema veröffentlicht: http://www.bdo.de/dateien/user_upload/Aktuelles/2011/110728_BMF_elektron-Rechnung_FAQ.pdf

  • Katrin Schulz sagt:

    Das stimmt nicht ganz.

    Zu beachten ist nicht nur, dass die Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden, sondern dass die Integrität und Authentizität des Beleges in der Zeit von 10 Jahren nachgewiesen werden kann.

    Nur die Wahl des Verfahrens bleibt frei. Also entweder eine bestätigte Prozessbeschreibung oder ein Werkzeug für die Belegsicherheit. Damit bleibt dann wohl nur die preiswerte Signatur. Und PWC empfiehlt nun auch die Signatur als sicherstes Verfahren mit Beweiswert. Ich habe das alles genau mit unserer Firma durch und man kann sich nicht vorstellen wie teuer doch so eine Prozessbeschreibung die auch noch von einem Wirtschaftsprüfer bestätigt ist. Nun haben wir in unserer Firma eine Signatursoftware gekauft, die automatisch unsere Rechnungen signiert. Das ganze für nur 2000 €.

    Fazit: so schlecht war und ist das altbewerte Mitte mnicht.

    Liebe Grüße Kathrin

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    „Qualität ist der stärkste Feind
    jeder Art der Vermassung.
    Quantitäten machen einander
    den Raum streitig.
    Qualitäten ergänzen einander.”

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