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E-Mails im Geschäftsverkehr – formale und rechtliche Vorgaben

27. Februar 2011 verfasst von Astrid Radtke

Der schriftliche Austausch zwischen Geschäftspartnern findet heute in fortschreitendem Maße über das E-Mail statt.

Dabei wird übersehen, dass auch für E-Mails die DIN 5008 Anwendung findet und Rechtsvorschriften bei der Signatur eingehalten werden müssen.

E-Mails sind eine adäquate Form für Briefe

Dies sollte sich aber auch jeder klar machen, der mal „schnell“ eine Nachricht an einen Geschäftspartner oder Kunden verfassen möchte. Diese Nachrichten sind wie jeder Brief ein Bestandteil der geführten Geschäftskorrespondenz. Sie werden dementsprechend verwaltet und dienen in Zweifelsfragen der Beweisführung
(s. a. Aufbewahrungsfristen).

Das sollte sich jeder klar machen, der so einen elektronischen Brief verfasst. Die Unsitte bestimmte Abkürzungen oder Symbole zu verwenden oder auch ein lockeres Verhältnis zu Grammatik und Rechtschreibung vorzuweisen, schaden einer Geschäftsbeziehung nachhaltig.
Ist es doch ein Zeichen von mangelndem Respekt, dem Angeschriebenen zu signalisieren, dass man keine Zeit oder keine Lust hat, sich auf sein Gegenüber einzulassen.

Auch Missverständnissen ist mit einem laxen Schreibstil Tür und Tor geöffnet. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass jeder die „Internetsprache“ richtig zu deuten weiß oder auch gewillt ist, solche kryptischen Texte zu lesen.

Insbesondere im Geschäftsverkehr muss sich der E-Mail-Schreiber an die formalen Regeln der DIN 5008 halten:

  • Die Betreffzeile informiert über den Inhalt Ihrer E-Mail. Dieser Betreff ist auch wichtig für die Bearbeitung und Verwaltung von E-Mails
  • Eine korrekte Anrede beginnt ganz oben und wird wie beim Brief durch eine Leerzeile vom übrigen Text abgesetzt.
  • Der Text wird wie beim Brief mit einfachem Zeilenabstand und als sog. Fließtext verfasst. Ebenso steht zwischen Absätzen immer eine Leerzeile.
  • Am Ende eines E-Mail steht mit einer Zeile Abstand der Gruß-Text sowie darunter die sog. Signatur mit den Kommunikations- und Firmenangaben, die vor allem die rechtlichen Vorgaben berücksichtigen

Die Signatur

Die Signatur am Ende des E-Mails lässt sich einfach z. B. mit Outlook erstellen.

Angaben zu einer Firma müssen in Geschäftsbriefen jedweder Form auftauchen, also auch in E-Mails. Sie müssen deutlich auf dem Geschäftsbrief lesbar sein und sind im E-Mail Bestandteil der Signatur. Die sog. V-Card ist hier nicht ausreichend, da sie z. B. bei einem Ausdruck nicht gedruckt werden kann.
Siehe dazu die entsprechenden Paragraphen:

  • 37a im Handelsgesetzbuch
  • § 80 Abs. 1, S. 1 Aktiengesetz
  • § 35a Abs. 1, S. 1 GmbH-Gesetz

 
In einem Geschäftsbrief und damit nun auch in einem E-Mail (als sog. Signatur) im kaufmännischen Schriftverkehr muss demzufolge enthalten sein:

  • Firma wie im Handelsregister eingetragen
  • Ort des Firmensitzes / der Niederlassung oder Sitz der Gesellschaft mit korrekter Postanschrift
  • Registergericht sowie die Nummer der Eintragung im Handelsregister
  • Bei allen Geschäftsformen wie GmbH, Co KG, Aktiengesellschaft alle Angaben, die im normalen Brief auch erforderlich sind

 
Im Grunde werden die gleichen Angaben verlangt, wie sie im einem korrekt erstellten Briefpapier oder Impressum erforderlich sind.

Nicht zwingend, aber sinnvoll sind Telefon- und Faxnummer, Unternehmenslogo, Abteilung, Website und E-Mail-Adresse, zumal damit eine schnelle Kontaktaufnahme erleichtert wird.

Obwohl es diese Vorschrift bereits seit Mai 2007 gibt, finden sich immer noch in einer Vielzahl von E-Mails Fehler, insbesondere in der Signatur.

Auch wenn nicht für alle Unternehmen diese strengen Regeln in der Signatur gelten, z. B. für Einzelunternehmen vor allem im Dienstleistungsbereich, rundet eine korrekte Verfahrensweise insbesondere bei Bürodienstleistern das Bild der Professionalität ab. Sinnvoll ist es auch, E-Mails eindeutig als Geschäftsbrief, Angebote, Rechnung, Lieferschein, Kündigung usw. zu kennzeichnen.

Und letztendlich sollte gerade beim E-Mail-Verkehr im Bereich Akquise auf die Richtlinien des UWG geachtet werden.

Ganz zum Schluss müssen auch die technischen Möglichkeiten – so fern bekannt – berücksichtigt werden.

  • Nachrichtenformat
  • eine lesebare Schrift
  • Verschlüsselung bzw. Codierung
  • Anhänge

 
Mehr zum Umgang mit E-Mails im Alltag unter „Zeitfresser E-Mails“ .

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

7 Kommentare zu “E-Mails im Geschäftsverkehr – formale und rechtliche Vorgaben”

  1. […] E-Mails im Geschäftsverkehr – formale und rechtliche Vorgaben […]

  2. […] E-Mails im Geschäftsverkehr – formale und rechtliche Vorgaben […]

  3. […] E-Mails im Geschäftsverkehr – formale und rechtliche Vorgaben […]

  4. Ärgerlich ist vor allem, dass auch hier Abmahnen ein beliebtes Spiel ist, wie Heise bereits 2007 schreibt: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Geschaeftsbriefe-per-E-Mail-Vorsicht-Abmahnfalle-137980.html

  5. Schreibt man Herr oder Herrn in der Anschrift?…

    Die Anschrift steht nach wie vor im Akkusativ, man schreibt also Herrn Mustermann und nicht Herr Mustermann.
    Wird in der Anschrift zuerst der Firmenname genannt und danach erst der Name des Herrn Mustermann, an den sich der Brief richtet, wird übrigen…

  6. Gerne wird die Signatur mit dem Disclaimer verwechselt.

    In etlichen Firmen wird am Ende der Ausgangs-Mails automatisch ein Zusatz eingefügt, der so oder ähnlich klingt: „Dies ist eine vertrauliche Nachricht und nur für den Empfänger bestimmt. … Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unterlaubte Kopieren und die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet“.

    Rein rechtlich wird dies unter Juristen für unwirksam gehalten. Man sollte sich vielmehr im Klaren darüber sein, dass eine E-Mail praktisch viel eher mit einer Postkarte denn mit einem Brief zu vergleichen ist.Höchst Vertrauliches sollte also vielleicht doch mit der guten alten Schneckenpost oder verschlüsselt übermittelt werden.

    Wenn Sie ein wenig zum Thema schmunzeln möchten: Unter http://www.angstklauseln.de gibt es eine ganze Sammlung von Disclaimern, die mitunter wirklich Spaßfaktor haben.

    Viel Spaß wünscht
    Gabriele Knapp
    http://www.officeservice-knapp.de

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jeder Art der Vermassung.
Quantitäten machen einander
den Raum streitig.
Qualitäten ergänzen einander.”

Dietrich Bonhoeffer

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