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Dokumentenmanagement-Systeme auch für kleine Firmen?

24. Januar 2011 verfasst von Astrid Radtke

Mit den Archivierungsarbeiten zu Beginn jeden neuen Jahres, stöhnen viele Mitarbeiter über den Papierwust. Das papierlose Büro ist bekanntlich mit der Einführung des Computer im Büro ins Gegenteil umgeschlagen: es nicht weniger Papier, sondern mehr.

Das papierlose Büro

Der Traum vom papierlosen Büro bleibt und bekommt vor allem wegen der Archivierung immer wieder greifbare Gestalt. Der Gedanke, dem Finanzamt alle Ordner vor die Türe zu stellen, blitzt kurz auf. Der jährliche Fluch über ein viel zu kompliziertes Steuersystem müsste gerade zu Jahresbeginn manch einem Finanzbeamten in den Ohren klingen.

Es ist eine Binsenweisheit, dass mit der Einführung des Computers die Papierflut im Büroalltag angewachsen ist. Dazu kommt, dass ständig Vorschriften verändert werden, die die Verwaltung zusätzlich aufblähen. Neben der Papierflut ist jede Festplatte schnell zu klein, die Ordner und Verzeichnisse mit ihren Dateien auf dem PC verleiten immer wieder zur Suche nach einem bestimmten Dokument. Letztendlich müssen Dateien auf dem PC und Papier in Einklang gebracht werden.

Spezialisierung der DMS-Systeme

Dabei gibt es viele unterschiedlich Möglichkeiten Dokumente, Daten und Ordner zu archivieren. Interessant sind dabei die Datenmanagementsysteme kurz DMS. Viele können Unterlagen sofort dem richtigen Ordner auf PC und dem entsprechenden Mitarbeiter zuordnen. Einige kleinere Anbieter können sogar ihre Software Ihren speziellen Wünschen anpassen. Zudem gibt es bedarfsangepasste Module. Die Investition liegt eher ihm Bereich Schulung. Aber das ist bei größeren Unternehmen sicher auch der Fall. Dort mag vielleicht die Schulung kostenlos sein, dafür ist die Software oft teuer. Kleine DMS-Anbieter haben es leichter mit einer individuellen Anpassung.

Da die Organisation der Verwaltung oft branchenspezifisch ist, haben sich vor allem kleinere Anbieter mit DMS-Systemen für bestimmte Branchen spezialisiert. So braucht ein Makler für Immobilien ein anderes System als ein Handwerker mit einem Malerbetrieb. Darauf haben sich die Entwickler von DMS eingestellt.

Ein Lastenheft mit der Auflistung relevanter Bereiche erleichtert die Auswahl des passenden Systems für die Büroorganisation.

Wichtige Elemente eines DMS sind

  • Schlagwort- und Volltextsuche
  • Mail-Verwaltung und -Archivierung
  • digitale Signatur
  • vereinfachte Scanmöglichkeiten (z.B. von Post) mit anschließender Projekt-/Mitarbeiterzuordnung
  • Ablage und Speicherung der Daten und Dokumente in leicht verwendbaren Formaten (öffnen von Archiven)
  • Dokumente, die im gesamten Unternehmen benötigt werden, in einem System ablegen
  • Sicherheitsvorgaben, die einheitlich und verbindlich geregelt sind
  • Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen wie den gängigen Office-Programmen
  • Vorgangsbearbeitung (Workflow-Management)
  • zentrale Kunden- und Projektakten
  • Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen
  • komfortable , leicht bedienbare Oberfläche bzw. Anwenderfreundlichkeit

Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, gibt aber einen Überblick über die vielfältigen Möglichkeiten individueller und firmenspezifischer Anwendung.

Effiziente Verwaltung

Die Verwaltung unabhängig von der Betriebsgröße bindet oft viel Zeit, weil Dokumente gesucht werden oder Informationen unzureichend weitergegeben werden.

Das Prinzip des DMS und die Problematik der Dokumentenverwaltung sowie des Informationsaustausch unter Mitarbeitern wird hier in einem
von einem Interessenverband von Dokumenten-Management-Systemen kurzweilig dargestellt.

Gerade wegen der unterschiedlichen Arbeitsweise ist es aber wichtig, mit den Mitarbeitern die Organisationsstrukturen für ein gemeinsam zu erarbeiten und es anschließend entsprechend schulen zu lassen. Sonst weicht die Freude über die vereinfachte Verwaltung schnell dem Frust aufgrund einer nicht vorhandenen Alltagstauglichkeit. Wenn Unternehmen Schulungen anbieten, sollten diese nach Möglichkeit in Anspruch genommen werden.

Und hier ein paar Anmerkungen zu den rechtlichen Mythen.

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Astrid Radtke

Über Astrid Radtke:

Astrid Radtke ist die Initiatorin von "Bürodienste in" Baden-Württemberg, Bayern und Rheinlandpfalz. Sinn des Projekts ist es qualifizierte Bürodienstleister zusammenzuführen und Unternehmen die regionale Suche zu erleichtern. Das Blog ergänzt mit Beiträgen die Kompetenz der Bürodienstleister und zeigt die Vielfalt der Leistungen auf.

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jeder Art der Vermassung.
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